Płatności faktur na czas a zatory płatnicze

[Michał Santus]: Dzień dobry Państwu Będziemy zaczynać Wybiła godzina 13. Nazywam się Michał Santus i pracuję dla firmy Data Wizards. Jestem konsultantem Business Intelligence już od wielu lat. Zdobywałem doświadczenie w różnych projektach z różnymi klientami i chciałbym się z Państwem częścią tego doświadczenia dzisiaj podzielić.

Webinar będzie dotyczył Płatności faktur na czas, czyli części zobowiązań każdej firmy. Podzielony będzie na trzy części, takie wprowadzenie, później demo, w Qlik Sense na przykładowych wygenerowanych automatycznie danych, ale takich, które dobrze obrazują zjawisko. I w trzeciej części będę prosił o zadawanie pytań i postaram się na te wszystkie pytania odpowiedzieć.

Pytania będziemy zadawać w czacie. Jest z nami również Monika Krakowska, organizator z Data Wizards. Gdyby coś nie działało też proszę pisać na czacie. Pomoże nam we wszystkich kwestiach technicznych.

Krótko o tym, co mnie zmotywowało do tego webinara. Było to kilka artykułów które się na przestrzeni ostatnich miesięcy pojawiało w internecie Pierwszym z nich był artykuł Rzeczypospolitej we wrześniu zeszłego roku o sytuacji płatności rachunków przez firmy w Polsce. W artykule jest dużo mowy o tym, jak płatności poszczególnych firm wpływają na cały system.

Uświadomiło mi to, jak Jak są wszystkie firmy w Polsce połączone, no, system naczyń połączonych prawda, jedna firma opóźni się z płatnościami i wywoływać to może lawinę zatorów płatniczych. Jednocześnie no, często pracowałem z firmami i analizowałem razem z nimi płatności na czas i też wiedziałem Że często opóźnienia nie wynikają jakby ze złej woli przedsiębiorców, tylko często z problemów po prostu technicznych lub pewnych niedopatrzeń.

W lutym pojawił się artykuł, no na pewno wiele artykułów o tym, przypominających o tym, że od stycznia 2020 roku weszła w życie nowa ustawa o zatorach płatniczych, która jeszcze bardziej reguluje zasady Płatności, na pewno działy księgowe są z nią dobrze zaznajomione działy prawnicze, jest tam wiele regulacji, jednym z nich jest informacja o możliwych maksymalnych terminach płatności.

Później wybuchła nam epidemia pandemia, na świecie pojawił się artykuł Który mówił o tym, że jedna z sieci handlowych skraca terminy płatności dla swoich dostawców. Wydaje mi się, że później też inna ogłosiła to samo. Bardzo dobra inicjatywa. Ja sobie też uświadomiłem że tak samo wielokrotnie w firmach z którymi pracowaliśmy Jedną rzeczą jest na pewno skrócenie terminów płatności, takie teoretyczne, a drugie rzeczywiście przypilnowanie, aby faktury były faktycznie płacone na czas.

Płatności faktur na czas to jest część jakby bardzo dużego rozwojowego procesu w dziale księgowości… Michał przepraszam bardzo w przerwę, bo nie udostępniasz ekranu Nie wiem, czy to powinna być jakaś prezentacja? A tak, przepraszam.

Dobrze, tutaj jest ten pierwszy slajd Na szczęście niewiele minęło czasu, są wspomniane te artykuły. Gdyby ktoś był zainteresowany, to są tytuły można odnaleźć je w internecie.

Części procesu Procure to Pay, w skrócie P2P. Niektórzy rozszyfrowują ten skrót jako Purchase to Pay, to jest troszkę krótsza ścieżka. Klasycznie zaczynamy od zapotrzebowania w firmie kiedy pracownicy zgłaszają zapotrzebowanie, może fabryka zgłaszać zapotrzebowanie na jakieś zakupy. Jest generowane zamówienie, to zamówienie jest wysyłane do dostawcy Dostawca dostarcza dobra lub usługi jednocześnie wysyłając do nas fakturę i w systemie księgowym jeżeli mamy zamówienie dostawę i fakturę i zarówno wartości jak i ilości w tych dokumentach się zgadzają następuje tak zwany freeway match i faktura jest uwolniona do płatności.

Oczywiście zdarza się w niektórych firmach częściej, w niektórych rzadziej że Nie wszystkie faktury są wystawiane do zamówień często faktury nie są do zamówień wystawiane, no tutaj mielibyśmy po prostu równoległy proces i to czy faktura jest zaksięgowana do zamówienia czy nie też wpływa na to czy jest później opłacona na czas czy nie.

Gdy już mamy fakturę zaksięgowaną i uwolnioną do płatności, to następuje płatność. Na szczęście najczęściej odbywa to się w tak zwanych kampaniach płatności. To był wycinek jakby całego procesu. Można ten proces procure to pay bardzo uszczegóławiać analizować pozostałe jakby jego elementy składowe i Dzisiaj będziemy się na tym odcinku płatności na czas skupiać.

Kilka argumentów za tym, dlaczego warto monitorować płatności na czas i w ogóle płacić faktury na czas. Przede wszystkim utrzymujemy dobre relacje z dostawcami,

wzbudzamy zaufanie u dostawcy, być może jakieś priorytetowe traktowanie uzyskamy, być może łatwiej nam będzie wynegocjować lepsze warunki Na płatności czy większe rabaty. Utrzymując te relacje z dostawcami zabezpieczamy sobie łańcuch dostaw Gdybyśmy nie płacili faktur jakiemuś dostawcy na czas lub z dużymi opóźnieniami może nastąpić taki moment, kiedy Dostawca odmawia nagle dostawy jakiegoś materiału który jest bardzo potrzebny w procesie produkcyjnym i załamie nam to proces produkcyjny, nie dostarczy go, ponieważ nie zapłaciliśmy na przykład ostatniej faktury.

Spotkałem się z takimi historiami gdzie na przykład pracownik podróżujący służbowo po świecie gdzieś wieczorem trafił do hotelu i odmówiono mu zakwaterowania, ponieważ firma nie zapłaciła ostatniej faktury. I tak jak mówiłem na początku, nie zapłaciła tej faktury nie jakby z braku pieniędzy czy przez złą wolę tylko po prostu z tego względu że gdzieś ta faktura Ugrzęzła w systemie.

Kolejnym powodem jest po prostu unikanie karta. Często mamy w umowach dodatkowe odsetki za opóźnienia ujęte dodatkowe odsetki za opóźnienia w płatnościach. Korzystanie z upustów często warunki płatności są tak skonstruowane, że jeżeli płacimy wcześniej, to możemy skorzystać z jakiegoś dodatkowego rabatu Jeżeli faktury są procesowane przez jakiś wydzielony wewnątrz firmy dział księgowy lub jest to wręcz Centrum Usług Wspólnych SSC Service Center, gdzie masowo księgujemy faktury i de facto faktury są jakby produktem tego działu tego centrum, a naszym klientem jest klient wewnętrzny, dla którego te faktury księgujemy to możemy mieć z takim klientem wewnętrznym po prostu umowy Odnoszące się do wolumenów ale też do procentów faktur jakie płacimy na czas.

No i wtedy jakby kluczowym zadaniem naszym jest po prostu monitorowanie tych płatności na czas i szukanie luk w systemie. Płatności do pracowników pracownicy są takim specyficznym po prostu typem dostawcy. Niektóre płatności są księgowane na kontakt dostawców, Najczęściej są to zwroty rozliczenia podróży lub inne zwroty.

No i też zależy nam na tym, żeby pracownikom płacić w terminie. Przy płatnościach na czas będzie ważna terminologia i dużo dat. Dat księgowych, dat, które występują na dokumencie. Pierwszą datą jest data dokumentu. Jest to data, którą na fakturze umieszcza dostawca sprzedawca, może to być data wykonania usługi data sprzedaży towaru materiału Od tej daty według warunków płatności, które są umówione lub które są w masterdacie w systemie naszym księgowym, liczony jest termin płatności, czyli po angielsku due date.

W niektórych procesach ten termin płatności nie jest liczony od daty dokumentu ale od daty bazowej tak zwanej baseline data, która może się różnić od daty dokumentu. To już są specyficzne rozwiązania. Później mamy datę księgowania. Jest to taka księgowa data, posting date Z którą księgujemy dokument w naszym systemie?

Ona się może czasami różnić od daty dokumentu gdybyśmy na przykład dostali fakturę w czerwcu, pod koniec czerwca a data dokumentu jest w maju tymczasem księgi na maj są zamknięte, nie możemy nic w cudzysłowie do maja zaksięgować, to damy jakąś datę księgowania faktury w czerwcu Kolejną datą która w księgowości czasami jest pomijana przez księgowych, ale w analizie procesu jest bardzo istotna to jest data wprowadzenia takiej faktury.

I to jest po prostu data fizycznego zaksięgowania faktury w systemie. Może być tak, że księgowy wprowadza fakturę 15 maja nadając jej posting date dla tej księgowej na 10 maja. Te daty mogą być czasami bardzo odległe i to też jest istotne w analizie Co zobaczymy później, bo na przykład jeżeli posting date wypada przed terminem płatności, to gdybyśmy generowali raport według tej daty księgowania i daty płatności, to wydawałoby się, że wszystko jest OK, ale faktura może być zaksięgowana fizycznie pojawić się w systemie po terminie płatności.

No i takiej faktury po prostu nie mieliśmy szans zapłacić na czas. Kolejną datą jest data płatności, payment date i to jest data, z której… Z którą zapłaciliśmy to zobowiązanie. Technicznie jest to po prostu data składowania czy rozliczenia dokumentu faktury z dokumentem płatności lub innym dokumentem.

No i jakby ta najważniejsza dla nas data to jest termin płatności, due date. Oczywiście tamten schemat był też w pewien sposób uproszczony. Można go rozszerzać o kolejne daty na przykład jest tutaj wskazana między datą księgowania a datą wprowadzenia data otrzymania faktury. Bywa tak, że faktura przyjdzie do nas pocztą 11 maja i zanim zostanie zaksięgowana miną kolejne dni.

Cały ten proces też można w firmie analizować I ten proces też oczywiście wpływa na to, czy zdążymy fakturę zapłacić na czas, czy nie. To jest cały też proces obiegu dokumentów w dużych firmach właśnie w tych Centrach Usług Wspólnych będą to całe działy odpowiedzialne na przykład za skanowanie faktur.

I to jakby też przedmiotem jest często osobnych analiz. Dziś o tym jakby nie będziemy mówić Oczywiście nie wszystkie zobowiązania czyli nie wszystkie dziękowania na kontach dostawców będziemy poradzić pod uwagę do liczenia wskaźnika płatności na czas. Nie będą to na przykład rozliczenia z należnościami Może być tak, że dostawca jest zarówno u nas klientem i nastąpi netting, czyli zbilansowanie należności ze zobowiązania.

Czasami faktury są wyksięgowywanie poprzez odwrócenie odwróconej faktury lub noty kredytowej. W takim wypadku też najczęściej nie badamy płatności na czas. Wiele, w niektórych firmach Mamy również takich klientów którzy są w ramach naszej grupy, są inną spółką prawną ale są w ramach naszej grupy i to są tak zwani klienci wewnątrzgrupowi i z tymi klientami mamy inne zasady, tutaj jakby na innych zasadach utrzymujemy z nimi dobre relacje, często nie są te faktury płacone, wręcz w dobrze ustawionych procesach nie będą te faktury płacone tylko właśnie rozliczane meetingiem.

Więc tutaj też nie ma do końca sensu analizowanie płatności na czas. Bo też w razie czego konsekwencje są inne i zupełnie będziemy je adresować wewnątrz firmy. Czasami też w tych płatnościach na czas nie analizujemy tych płatności do pracowników czyli zwrotu za podróże służbowe. Można to ewentualnie analizować w oddzielnym procesie gdzie Uwzględnimy również cały proces księgowania, czyli czas od zgłoszenia pracownika do zaksięgowania takiego dokumentu.

W związku z tym generalnie będziemy brać pod uwagę tylko faktury. I tutaj musimy sobie podzielić zaksięgowane w systemie księgowym ERP faktury na faktury zapłacone i faktury płatne. Oczywiście płatności na czas będziemy badać Tylko wśród faktur zapłaconych czyli rozliczonych wartościowo lub ilościowo.

I jest to analiza post-faktum. W fakturach otwartych jeszcze nie ma płatności, ale możemy szereg wskaźników wyprzedzających analizować, takie jak wiekowanie tych faktur, czy w ogóle są jeszcze w terminie płatności, czy już mają przekroczony termin płatności i jeżeli w końcu zostaną zapłacone, no to wiemy że po czasie.

Też z różnymi przekrojami, jednym z nich jest na przykład blokada płatności, typ blokady płatności, szczegóły, uzasadnienie czy jest to spór z dostawcą, czy jest to brak na przykład zamówienia no zależnie od procesu. Dobrze

teraz przejdziemy do demo. Otwórz aplikację Qlick Sense, w której mamy wczytane faktury. Właściwie wszystkie dokumenty na dostawcach tutaj przykładowe, wygenerowane automatycznie księgowania dla naszej wirtualnej przykładowej spółki. Następnie pokażę całą tabelę Między wszystkimi księgowaniami Mamy tutaj 600 tysięcy dokumentów i przejdziemy sobie przez wszystkie pola i wytłumaczymy, jakie one mają znaczenie.

Pierwszym rozrusznikiem jest oczywiście to, czy dokument, czy to jest pozycja otwarta czy zamknięta. To jest to rozróżnienie z poprzedniego slajdu. W naszych płatnościach na czas będziemy analizować faktury zamknięte, a w wiekowaniu zobowiązań faktury otwarte. Mamy rozróżnienie też na faktury wewnątrz-grupowe i zewnątrz-grupowe.

W tej chwili będzie nas interesować analiza faktur poza grupowych czyli outside group. Nałożę sobie tutaj filtr. Ten filtr w Qlik Sense, być może niektórzy z Państwa znają Qlik Sense, niektórzy nie, w każdym razie nałożony filtr odkłada się na górze, ja go teraz kłódką zablokuję i już do końca będę z tego filtru korzystał.

Oczywiście później mamy dostawcę, jego nazwę, numer dokumentu i typ dokumentu Typ dokumentu Zgrupowane szczegółowe typy dokumentów do faktur not kredytowych, odwrócenia faktur odwrócenia not, czy rozliczeń pracowniczych. Dziś będziemy się interesować głównie fakturami. Pozostałe typy księgowań mogą być interesujące w przypadku analizy na przykład wolumenów księgowań albo poprawności procesu Możemy kontrolować wystawienie not kredytowych, bo noty kredytowe są ręcznie wystawiane, czy nie ma jakichś fraudów na przykład.

Możemy badać sobie odwrócenie faktur, które mówią do pewnego stopnia o jakości procesu jakości pracy. W każdym razie do nas będą interesujące faktury, będą nas interesowały faktury. Dokumenty mają oczywiście swoją datę dokumentu warunki płatności, data dokumentu plus warunki płatności, to jest nasz termin płatności, Później mamy datę wprowadzenia.

W pierwszej linii widzimy przykład dokumentu który był wprowadzony pięć dni po wystawieniu i wiele dni przed terminem płatności, o czym mówi nam takie pole jak timing wprowadzenia faktury. Widzimy że to pole jest wypełnione tylko w przypadku faktur Mamy tutaj przykład u dostawcy Adria faktury która została wprowadzona po terminie termin płatności był w maju Tego roku a została wprowadzona w sierpniu tego roku, trzy miesiące po terminie płatności.

Oczywiście nie ma szans nie było szans zapłacić i w związku z tym na czas. Następnie mamy datę rozliczenia. Ona jest pusta ponieważ widzimy faktury otwarte. W sobie posortuję tabelę żeby wyświetlić na górze faktury zamknięte. To zobaczę te daty Datę rozliczenia czyli datę płatności. I Różnica dni między datą rozliczenia a datą płatności.

Jeżeli ona jest ujemna to wszystko jest w porządku rozliczenie na czas. Jeżeli jest dodatnia to jest rozliczenie po terminie. To też jest ciekawy wskaźnik analiza, ile dni po terminie płacimy faktury. Jak później zobaczymy w jakimś przykładzie, często jest to jeden dzień na przykład po terminie A już, w cudzysłowie psuje nam to wskaźnik płatności.

A jednocześnie jeden dzień płatności po terminie to na pewno nie są jakieś problemy finansowe firmy tylko po prostu błąd w procesie. Dokument rozliczeniowy, którym zostały te faktury rozliczeniowe tutaj jakiś przykładowy wyślij truję i widzimy że zostały dwa dokumenty Ten dokument rozliczeniowy jakby grupuje nam te dokumenty.

Jest to faktura i nota kredytowa. I widzimy że to jest przykład nie płatności, tylko rozliczenia właśnie faktury z notą kredytową, czyli jakby z wycofaniem tej faktury. Wartość oczywiście. Dokumenty korygujące będą miały ujemną wartość. Klucz księgowania to są przykładowe dane na podstawie SAP-a i mamy uszczegółowienie typu dokumentu.

Wśród tych dokumentów są też właśnie wychodzące płatności, z którymi są rozliczone faktury. I później mamy też rozróżnienie czy faktura została rozliczona, czy zapłacona. Jeżeli sobie weźmiemy faktury zapłacone i filtruję przykładowy dokument. Tutaj jest akurat dużo pozycji może jakiś inny. Dobrze może ten dokument.

O, mamy tutaj listę faktur. Część tej kwoty została… Rozliczona z notą kredytową, a część została zapłacona. Stąd ten wskaźnik zapłacony. Też to może być istotne w analizie. Klienci mogą chcieć rozróżnić czy analizujemy faktury zapłacone, czy rozliczone. Na podstawie tych danych jeszcze może powiem filtry na górze jakimi dysponujemy.

Jest to oczywiście rok płatności, typ dokumentu To są te same dane, co w tabeli. Dostawca spółka. Tutaj jest kilka, kilkanaście przykładowych spółek. Zamówienie. Pokazywałem w tym pierwszym slajdzie odniesienie księgowania faktury do zamówienia i to też jest dla nas istotna informacja czy właśnie jest zamówienie, czy nie.

Zobaczymy później w przykładzie jak to wpływa na płatność na czas. Dobrze. Przejdę teraz do dashboardu terminowość płatności i wyświetlamy nasz główny wskaźnik procent płatności na czas. 61% wylosował się na bardzo niski wskaźnik płatności. Celem w firmach jest często 90%, 95%, może nawet czasami 98%. Faktur zapłaconych na czas mamy na 520 milionów złotych a po terminie 330 milionów złotych, no oczywiście wartość zapłacona na czas podzielona przez sumę tych płatności daje nam ten właśnie wskaźnik.

Mamy też wizualizację tego wskaźnika, 38% po terminie płatności.

Na dole mamy rozbicie Bo właśnie w Qlik Sense, tak jak pokazałem mamy załadowane wszystkie szczegółowe dokumenty i na tych dokumentach tworzymy wszelkie wizualizacje, dzięki czemu możemy drążyć do szczegółów i właśnie sprawdzić dlaczego mamy tak niski wstęp płatności na czas. Tutaj przykładowo wyświetleń najpierw płatności na czas według spółki.

Widzimy wolumen tych płatności Widzimy spółki gdzie prawie połowa faktury jest zapłacona po terminie. Przy okazji widzimy też pewne luki w danych np. brak informacji o tym, czy faktura była zapłacona na czas czy nie. To jest ta szara część belki. Możemy te faktury wyfiltrować i zobaczyć w szczegółach, które to są faktury.

Jeżeli chcemy na przykład zbadać głębiej tą spółkę Theta, wyświetlimy sobie płatności w tej spółce według dostawców i widzimy, że najwięcej płacimy, najwięcej zobowiązanych płacimy pierwszemu dostawcy Piemonte, drugi jest Gauzorra w kolejności, no i tutaj mamy prawie wszystkie faktury zapłacone po terminie tylko 8,6% na czas Prawie zawsze płacimy po terminie Co ciekawe są miesiące gdzie płacimy na czas.

Jest dostawca Arnat, u którego zawsze płaciliśmy po terminie.

Wybiorę o dobrze, ten przykładowy dostawca i w każdej chwili jeżeli chcemy pójść do szczegółów to możemy wrócić do tamtej tabeli. Weryfikowało się 542 dokumenty I możemy zobaczyć szczegóły. Pierwsza rzecz, która rzuca mi się tutaj w oczy, to jest to, że wiele tych faktur ma po prostu zerowe terminy płatności.

Jest to wyraźnie błąd nasz księgowy, bo jeśli jest faktura z terminem odroczonym płatności z płatnością przelewem, no to na pewno nie może mieć takiego terminu płatności. I generalnie tutaj… No już widzimy że powinniśmy coś poprawić w systemie i wtedy nastąpi na pewno poprawa tego wskaźnika. Z drugiej strony widzimy tutaj, że wiele tych płatności i tak jest wykonywanych wiele dni po terminie, więc nawet gdyby te warunki płatności wydłużyły się do 30 dni, to nie wszystkie faktury by się nam tutaj złapały.

Mogę sobie wyfiltrować faktury które były zapłacone. Z opóźnieniem poniżej 30 dni i to są te faktury zostało 86 faktur właściwie 86 dokumentów Musimy w tej tabelce zawęzić dane do faktur zostało 9 faktur. Gdybyśmy utrzymali dla wszystkich termin płatności 30 dni, to te byłyby zapłacone w terminie Możemy odwrócić sobie tą selekcję i zobaczyć które faktury i tak byśmy zapłacili po terminie.

Wyczyszczę teraz ten filtr i wrócę do naszego wykresu.

Więc tak wygląda eksploracja danych Możemy jeszcze wydać przykładowego dostawcę tutaj i na przykład widzimy Poszczególne miesiące gdzie połowę faktur płacimy po terminie. Jeżeli chcemy się przyjrzeć szczegółom, to filtrujemy dany miesiąc możemy rozbić ten miesiąc według daty płatności. Widzimy że 30 czerwca wszystkie faktury były zapłacone na czas, a 2 czerwca nagle po terminie Też to wygląda troszkę jak.

Możliwy jakiś błąd w systemie. Oczywiście można by te faktury kliknąć i zwrócić do szczegółów. Tak wygląda eksploracja danych i teraz czego szukamy w tych danych? Z jakich powodów możemy płacić te faktury po terminie? Pierwszą rzeczą są oczywiście te terminy płatności, czyli te warunki płatności, które sobie już obejrzeliśmy.

Teraz dla całej firmy wyświetleń wartość faktur rozliczanych według warunków płatności. Spodziewalibyśmy się tutaj belek przy warunkach płatności raczej standardowych. 14 dni, 30 dni, 60 dni, 45 dni Tymczasem widzimy przeróżne terminy płatności. Oczywiście najbardziej problematyczne są terminy płatności zero, nie ma szans zapłacić na czas.

Jeśli faktur została zapłacona na czas, no to też widocznie być może tego samego dnia została zaksięgowana i na przykład zapłacona ręcznie, a nie kampanią płatności, co też jest jakby problemem w procesie bo jest pewnym ryzykiem Biznesowym płatności na czas. Oczywiście no już gdy mamy faktury z terminem płatności ujemnym no to to jest definitywnie jakiś błąd w systemie.

Nie jesteśmy w stanie takich faktur zapłacić na czas nigdy. Wyłapujemy też dzięki temu błędy w master tacie. Na przykład minus 68 tysięcy termin płatności. Wyfiltrować ten termin płatności. Proszę zobaczyć że właśnie nie. Kliknąłem tutaj na tą belkę, to wyfiltrować się warunki płatności. Przejdę sobie do szczegółów i zobaczę tą jedną konkretną fakturę, która miała datę dokumentów w dalekiej przyszłości w 2207 roku.

Co ciekawe, termin płatności miała normalny. Wprowadzona była przed terminem płatności i zapłacona na czas. Tutaj mogę wyfiltrować wszystkie terminy płatności poniżej zera i mam gotowy materiał do analizy i naprawiania master daty lub porozmawiania z osobami odpowiedzialnymi za proces o tym, co tam się dzieje.

Drugim powodem płacenia faktur po terminie może być to, czy faktura jest zaksięgowana do zamówienia czy nie. PO, czyli purchase order i non PO, czyli faktura bez zamówienia. Ten procent faktur z zamówieniem też jest zupełnie osobną analizą. Można osobne datwory do tego produkować. Tutaj widzimy że w fakturach bez zamówienia połowa faktur jak kliknę tymczasowo to widzę, że 49% prawie faktur jest zapłacony po terminie.

Tymczasem w fakturach z zamówieniem mamy dużo lepszą sytuację. Wynika to z tego, że takie faktury bez zamówienia po prostu dłużej są procesowane I jak widzieliśmy na jednym ze slajdów ten moment otrzymania faktury do momentu zaksięgowania to właśnie faktura bez zamówienia ten proces jest dłuższy.

Pamiętam sam w jednej czy dwóch firmach parę razy zdarzyło się tak, że przychodził e-mail, Ogólny z działu księgowości lub z sekretariatu o tytule czyja to jest faktura, prawda? Przyszła do sekretariatu faktura, nie ma na niej zamówienia w związku z tym nie wiadomo czyja to jest faktura i no księgowość tego nie księguje i nie zapłaci póki nie uzyska potwierdzenia, że ma to zrobić i następuje poszukiwanie właściciela I to po prostu wydłuża cały proces i w związku z tym mamy mniejszą szansę zapłacenia Tych faktur na czas.

Możemy sobie tutaj nawet zobaczyć nie wiem, czy mi się w tej chwili uda. O, nie, nie udało się. W każdym razie jest to chyba wyświetlone, tylko nie ma kolorowania wyświetlenie

Procentu faktur z zamówieniem według każdego dostawcy też taki wykres jest do utworzenia nawet z tych danych, które tutaj mamy. Kolejnym powodem do późnej płatności może być to, co nazywam timingiem wprowadzenia faktury, czyli to, czy faktura została wprowadzona czyli entry date do systemu przed lub po terminie płatności Wyświetlimy sobie teraz ten procent, jeśli faktura była wprowadzona po terminie płatności, no to nie mamy szans jej zapłacić.

To są dane wygenerowane, więc też mogą być jakieś pewne nieścisłości, być może 0 dni po terminie płatności też tu jest uznane jako wprowadzenie po terminie płatności, a mimo to mamy szansę jeszcze zapłacić taką fakturę na czas, dlatego pewien drobny ułamek tutaj jest jeszcze zapłacony na czas. Ale większość faktur prowadzonych po terminie po prostu nie mamy szans zapłacić ich na czas.

I ponownie tutaj możemy sobie je wyfiltrować, możemy pójść do szczegółów i wybrać konkretne faktury. Tak często klienci pracują, że gdy analizują taki proces, dokonują filtracji zawężeń Wyświetlają sobie na przykład użytkownika który zaksięgował fakturę i po prostu dzwonią do tej osoby z prośbą żeby porozmawiać o tym, co się mogło wydarzyć i często się okazuje że odkrywają w ten sposób jakąś po prostu lukę w procesie coś, co blokowało tego pracownika na przykład przed zaksięgowaniem tej faktury wcześniej.

Dobrze. Jeszcze kolejnym takim widokiem ciekawym jest wyświetlenie wolumenu czy wartości faktur według dni płatności po terminie. Pamiętamy że jeżeli mamy ujemne wartości no to było to zapłacone na czas, w związku z tym tutaj belki będą wszystkie niebieskie Jeżeli natomiast mamy wartości dodatnie no to zapłaciliśmy po terminie i tutaj mamy przykładowo 26 faktury za 26 mln zł, które były zapłacone jeden dzień po terminie.

Możemy sobie znowu przejść do listy dokumentów i zobaczyć które to były dokumenty Tutaj mamy już te szczegóły konkrety, numer dokumentu możemy sobie go stąd skopiować, przejść do systemu ERP i wyszukać co tam się wydarzyło. Pamiętam u jednego z klientów przykład, kiedy drastycznie spadł odsetek faktur płaconych na czas.

Akurat w momencie, tuż po zapomnieniu nowej osoby, nowego księgowego, wyszukał o tym, I okazało się po rozmowie z tą osobą, że nie miała doświadczenia w ustawianiu kampanii płatności w systemie księgowym. Przy ustawieniu takiej kampanii jeżeli płacimy faktury na przykład raz na tydzień i robimy to w poniedziałek to do…

Puli faktur które chcemy zapłacić musimy wziąć nie tylko faktury których termin płatności przypada do poniedziałku ale wszystkie faktury których termin płatności przypada do następnej kampanii płatności, czyli do niedzieli za tydzień W ten sposób zapłacimy te faktury na czas. I ten pracownik jakby po prostu nie do końca potrafił to sporanytryzować.

Chyba ostatnim tutaj elementem będzie blokada płatności, chociaż ona ma większe znaczenie przy fakturach otwartych, bo jak jest faktura zapłacona to to, że występuje blokada płatności wręcz jest troszkę też dziwne Bo skoro faktura została zapłacona, to ta blokada powinna była być zdjęta. Tym samym przejdziemy do drugiej grupy faktur czyli to są faktury niezapłacone, to są faktury otwarte, zobowiązania otwarte.

Nadal jesteśmy wewnątrz grupy czyli ten filtr idzie za nami Mamy otwarte nierozliczone faktury na wartość 16 milionów złotych. Jest to stan na 6 września 2020 roku, północ. Z tych faktur 16 milionów złotych 13% jest przeterminowane, czyli tych, których nie mamy szans nie będziemy mieli szansy zapłacić już na czas.

Mamy tutaj też wizualizację. Z tych faktur większość jest jeszcze w terminie. Mamy szansę zapłacić je na czas Pozostałe są przeterminowane i mamy tutaj kolorem zaznaczony Aging w przedziałach Te przedziały oczywiście sobie każda firma dowolnie parametryzuje. Tak samo jak w płatnościach na czas możemy rozbijać te wartości według różnych przekrojów.

Tutaj jest pokazana spółka W tej chwili nie będzie mnie interesować ten zestaw faktur które są jeszcze w czasie. Będą mnie interesować faktury które są już przeterminowane. W związku z czym z tego zbioru sobie filtruję te faktury. Jest ich 2 miliony, wartościowo są 2 miliony złotych faktur już przeterminowanych

Wielkość belki to jest oczywiście wartość tych faktur według spółki natomiast rozbicie jest według Agingu i to jest też bardzo ciekawy wgląd w sytuację. Widzimy np. spółkę Mina i Kula, które mają mniej więcej tą samą wartość faktur niezapłaconych ale sytuacja w spółce Mina jest dużo gorsza ponieważ tam ponad połowa faktur jest już ponad 90 dni.

Przeterminowana. Także takie zestawienie w połączeniu z gangiem to jest bardzo ciekawy wykres. Nawiasem mówiąc też stosujemy go w wielu innych dziedzinach, w wędkowaniu magazynu przykładowo w wędkowaniu etatów na przykład w dziale IT.

Po prawej mamy wykres Tam mieliśmy procent płatności faktur na czas według miesiąca Tutaj mamy datę zapadalności, czyli to jest jakby przyszłość i przeszłość. Wysokość słupka to jest wartość czy ilość faktur. Oczywiście wszystkie słupki które są w byłych miesiącach czyli w minionych terminach zapadalności będą przeterminowane.

Wszystkie które są w przyszłości będą przeterminowane Na niebiesko czyli jeszcze w terminie. Można się skupić na tym miesiącu jakby w cudzysłowie aktualnym, czyli wrześniu i możemy wyświetlić sobie szczegółowo tutaj nie powinno być daty płatności, tylko data zapadalności. Ja teraz edytuję ten dokument i dodam jako alternatywny wymiar datę płatną.

I teraz mam ten miesiąc rozbity, jeszcze sortowanie, bo widzimy że się nie posortowane

Według wartości liczbowej rosnącą Mamy tutaj rozbity miesiąc wrzesień według daty Jesteśmy 6 czy 7 września, w związku z tym wszystkie faktury które miały termin płatności do tego miesiąca są już przeterminowane, pozostałe mamy szansę zapłacić na czas. Oczywiście gdybym tutaj kliknął wyfiltrowałbym ten termin płatności, poszedłbym znowu do naszej tabeli ze szczegółami Wyfiltrował faktury i miałbym listę tych faktur których zapadalność jest jutro.

Wracam tutaj.

Dobrze, to tyle jeśli chodzi o te dwie nogi. Jeszcze pokażę może… Malarza raportów gdzie jeżeli nie znajdujemy jakiegoś tutaj odpowiedzi na nasze pytanie tutaj w tych istniejących wizualizacjach czy w tabelce, to możemy skorzystać z malarza raportów i sobie jakby wyprodukować dowolny raport na przykład użytkownik, który zaksięgował, wartość faktur które zaksięgował i procent płatności.

Właściwie tutaj To jest wartość wszystkich dokumentów zaksięgowanych więc powinienem filtrować faktury o. I mam taki mój raport którego miałem przed chwilą o potrzebę. Mogę według typu dokumentu no to akurat będzie faktura, ale cokolwiek tak Termin płatności, żeby uzyskać te dane szczegółowe wewnątrzgrupowo, pozagrupowo W każdej chwili mogę wyeksportować oczywiście tą tabelę do Excela i na przykład wysłać komuś z prośbą o sprawdzenie co się może dziać w tych danych.

Pokażę jeszcze, jak można stworzyć tutaj dość wygodnie własną wizualizację w nowym arkuszu i będziemy chcieli zbadać sezonowość płatności na czas, czyli zrobimy wykres liniowy. Gdzie będziemy mieli wymiar miesiąc płatności i procent płatności na czas. W tej chwili musimy uważać ponieważ sumują nam się wszystkie lata płatności.

Gdybym tutaj

sobie ujawnił filtr rok płatności, to bym zobaczył że mamy wiele lat. W związku z tym nam się te lata sumują do procentów. No i oczywiście jest to niepoprawny widok dlatego chciałbym tą linię rozbić według roku płatności. Przeciągam sobie rok płatności z naszej biblioteki tutaj elementów głównych, dodam płatność i mam sezonowość.

Generalnie widzimy że we wszystkich latach w styczniu Mamy gorszy wskaźnik płatności na czas. Wynika to z tego, że firma po prostu pod koniec grudnia wstrzymuje płatności, żeby poprawić sobie wskaźniki płynnościowe. Jednocześnie wskaźnik płatności nie spadnie w grudniu, ponieważ właśnie wtedy te faktury nie są płacone.

Te faktury wstrzymane w grudniu są płacone w styczniu i wtedy właśnie jakby ten efekt nam się pojawił.

Mogę wyfiltrować jeden rok i tutaj zmienić ten wykres tak, żeby go pokazać na przykład według spółki.

Zastąpię teraz rok płatności i mamy spółkę, prawda? I mogę sobie już przeanalizować, jak to wygląda między naszymi spółkami Widzimy że ta spółka niebieska to jest kula poprawia się spółka. Zielona, puma, ma bardzo duże różnice między miesiącami kolejna spółka się pogarsza wręcz w czasie, także na pewno tutaj można się przyjrzeć tym procesom.

Jeszcze przykładowe tutaj dzisiaj rano zrobiłem analizy na przykład… Taki wykres, histogram, to już może jest bardzo takie szczegółowe, jest to histogram faktur nierozliczonych w dniach przeterminowania i to jest taki dobry widok po prostu na całą sytuację naszej firmy. Widzimy tutaj też masę błędnych danych że niektóre faktury były Zapłacone dwadzieścia kilka tysięcy dni przed terminem no po prostu to będą, gdybym tutaj zaznaczył, to bym wybrał te faktury, będą to po prostu te faktury z błędami.

Zaznaczę może taki bardziej sensowny okres tutaj.

I mamy, no ten nasz histogram, widzimy że niektóre faktury są już przeterminowane

Nawet prawie 5000 dni, jest ich 900. Mogę je sobie wybrać i wrócić do listy dokumentów. A, jedna faktura tutaj jest Tamto widocznie były wszystkie możliwe dokumenty. A, bo to jest kwota. Kwota na jedną fakturę. 900 dni opóźnienia.

No dobrze, jakby to jest wszystko, co planowałem Państwu pokazać w tej chwili. Bardzo proszę o pytania jeśli jakieś są, to proszę je wpisać w czacie, bo czekamy jeszcze chwilę i postaram się, jeżeli będą jakieś pytania to je zaadresować.

Tu chyba jest jakieś pytanie, są pytania nie wiem czy nie będę pomocy potrzebował od Moniki. Aha, nie, to chyba nie są pytania, dobrze.

Gdyby później Państwu jakieś pytania do głowy przyszły, to proszę oczywiście się z nami kontaktować Można napisać maila do firmy, można napisać maila do mnie. Zachęcam do wejścia na nasz blog. Tutaj jest też dużo ciekawych informacji, dużo innych ciekawych pomysłów analiz. Jest tutaj również wpis blogowy w podobnej tematyce, który może jeszcze bardziej szczegółowo opisuje To zagadnienie w formie takiej notatki.Panie Tomaszu również dziękuję. Cieszę się, że nowe informacje były.

A, jest chyba jakieś pytanie.

Jeżeli faktury były płacone w ratach? Rzeczywiście tak jest często. Wtedy z tego co pamiętam mieliśmy taką sytuację u jednego z klientów. Rozbijana ta faktura jest w danych źródłowych Bardziej na zobowiązania niż faktury, wtedy mówimy po prostu bardziej o zobowiązaniach i wtedy mamy wartość, właśnie wtedy bardziej nawet operujemy na wartości faktur zapłaconych na czas niż na ilości czy liczbie faktur zapłaconych na czas, bo wtedy tą fakturę, która jest płacona w ratach, to część zapłaciliśmy na czas, a część po terminie i tak naprawdę to, co tutaj widzieliśmy, no to wiele tych rzeczy, tych wskaźników to nadal by można jeden do jednego przenieść tutaj.

Tak samo w zobowiązaniach otwartych. Tutaj też będziemy pokazywać tą wartość która jest niezapłacona. Dziękuję.

Tutaj chyba pan pierwszy, wartość 500 złotych. Wartość faktury 500 złotych 400 złotych zapłacone na czas. Czy wtedy raportujemy 100 złotych opóźnienia, czy pokazujemy… To jest po prostu też bardziej decyzja państwa, biznesowa. Bo jeżeli państwo pracują w dziale księgowym, to nawet czasami lepiej wiedzą niż konsultant business intelligence.

Ale ostatnio w projekcie w którym nad tym pracowałem, to raportowaliśmy osobno. 400 złotych zapłacone na czas, a 100 złotych Zapłacone po terminie. I myślę, że to jest sensowne podejście. Osobno pokazać te wartości

Dziękuję.

Dobrze, będziemy już kończyć. Bardzo Państwu dziękuję za udział i tak jak mówiłem, no jeśli są jakieś jeszcze kolejne pytania to proszę się z nami skontaktować Chętnie odpowiemy pomożemy. Także dziękuję bardzo. Dziękuję.