Proces zakupowy – optymalizacja i automatyzacja dzięki Process Mining

[Przemysław Żukowski]: Cześć

[Michał Napieraj]: Przemek.

[Przemysław Żukowski]: Cześć Michał.

[Michał Napieraj]: Proces miningiem, czyli analityką procesów zajmujemy się już od pewnego czasu. Ty pewnie trochę bardziej ze strony takiej technologiczno-technicznej ja bardziej ze strony Teoretycznej i handlowej, ale na potrzeby tej rozmowy może przyjmiemy taką konwencję, że to Ty jesteś tym, który wie, czyli ekspertem a ja jestem tym, który chciałby się dowiedzieć, dlatego zadam Ci kilka pytań w ogóle, czym w procesie zakupowym Process Mining jest i co z tego możemy mieć, że się nim zainteresujemy, no i pewnie finalnie wdrożymy w swojej organizacji.

Także tak może zróbmy. I przechodząc od razu do rzeczy, to na początku chciałbym się zapytać co jako taka osoba, która zarządza procesem zakupowym w firmie i poniekąd go też nadzoruje ja mogę mieć z tego całego procesu miningu? Jakie takie wymierne korzyści może mi to przynieść?

[Przemysław Żukowski]: Przede wszystkim uzyskasz transparentność tego procesu czyli będziesz wiedzieć dokładnie jak ten proces przebiega od A do Z, ale także dzięki dodatkowym wymiarom analitycznym będziesz mógł oglądać swój proces zakupowy też w takim przekroju faktycznie wielowymiarowym, czyli na przykład wedle produktu sklepu, centrum dystrybucji departamentu Czy też schodząc już właśnie gdzieś tam do bardzo takich szczegółowych informacji jak na przykład pojedynczy pracownik działu zakupów.

To jest ta właśnie transparentność procesu pod wieloma wymiarami. A skoro ten proces stanie się dla nas transparentny i będziesz go znał już tak bardzo szczegółowo, to będziesz też mógł określić jego koszty właściwie na każdym jego etapie A to z kolei pozwoli te koszty zoptymalizować np. poprzez wprowadzenie automatyzacji lub uproszczenie, czy też mówiąc jeszcze inaczej odchudzenie tego procesu w pewnych jego miejscach.

Finalnie skrócone zostaną lead time, ograniczone zostaną koszty i to jest akurat coś, co jesteśmy w stanie bardzo szybko i precyzyjnie policzyć w samym narzędziu, wskazując faktycznie ROI z wdrożenia procesu miningu. Czyli policzyć w pieniądzach mówiąc wprost Tak dokładnie. Policzyć w pieniądzach, policzyć w czasie też, bo to też jest istotne.

Ten czas zawsze też gdzieś tam na pieniądze jesteśmy w stanie oczywiście przeliczyć, ale też w koszcie na przykład, nie wiem, transportu i tak dalej, i tak dalej. Także bardzo, bardzo precyzyjnie każdy z tych elementów faktycznie jesteśmy w stanie przełożyć na pieniądze. To przy dużej skali organizacji nawet znajdując drobną rzecz, którą jesteśmy w stanie zoptymalizować, może się okazać, że faktycznie wdrożenie procesu miningu. ..

Zwraca się dosłownie PO kilku dniach. I to jest taka część typowo finansowa, ale oczywiście też na przykład, jeżeli mówimy o takim obszarze właśnie zakupowym, no to też bardzo często jest tutaj istotna też taka relacja na przykład z dostawcami więc jakby uproszczenie, usprawnienie tych procesów może też pozytywnie wpływać na takie może trochę mniej wymierne rzeczy, ale jakże istotne z punktu widzenia prowadzenia biznesu.

[Michał Napieraj]: Ok, to skupmy się na chwilę tym potencjale do automatyzacji, bo o tym wspomniałeś. Kiedy w ogóle wiemy w ramach takiego procesu zakupowego, że taki potencjał do automatyzacji jest?

[Przemysław Żukowski]: No zazwyczaj jeżeli jest jakieś działanie w ramach procesu, które jest mocno powtarzalne, a właśnie przy organizacjach o dużej skali no bardzo często z takimi zdarzeniami mamy do czynienia to bardzo łatwo jesteśmy w stanie je. ..

Tego typu zdarzenia wychwycić. No i dodatkowo jeżeli widzimy, że one przebiegają bez zakłóceń, czyli na przykład nie wpadają w dziwne pętlę, że coś trzeba powtórzyć jakąś czynność, z różnych względów czasami to są błędy ludzkie, czasami błędy systemowe, no to właśnie to staje się dobry kandydat do tego, żeby taki element procesu zautomatyzować.

No i jakby w samym narzędziu też bardzo precyzyjnie jesteśmy w stanie dostarczyć naszym klientom informacje Który z tych kandydatów właśnie wybija się na takie powiedzmy top, jeśli chodzi o tą właśnie kwestię bycia takim kandydatem świetnym do tego, żeby ten proces zautomatyzować.

[Michał Napieraj]: Ok, no to teraz jak taka automatyzacja może przebiegać Czy możemy spiąć takie narzędzie mówiąc kolokwialnie proces miningowe, bezpośrednio z jakimś narzędziem RPA, robotem którego wyzwoli taka aplikacja proces miningowa?

[Przemysław Żukowski]: Tak chociaż nie jest to też oczywiście jedyna możliwa ścieżka bo jak najbardziej podejście takie związane z Robotic Process Automation jak najbardziej tak, ale troszeczkę w zależności od tego, jaką architekturę systemową klient posiada, to oczywiście możemy pójść tą drogą o której wspomniałeś, ale też na przykład jeżeli jego system Systemy pozwalają na integrację na poziomie API, no to też jest jedna z możliwych ścieżek Także troszeczkę w zależności od tego, czym klient jak gdyby dysponuje, jak wygląda u niego architektura, tak możemy do tego podejść, więc możliwości jest kilka.

[Michał Napieraj]: Okej To wracając trochę do podstaw tego procesu zakupowego to wydaje się dla mnie oczywistym, że w dużych organizacjach gdzie te działy zakupów liczą kilkanaście czy kilkadziesiąt może nawet czasem kilkaset osób to ten proces jest mocno złożony i teraz te dane są często pewnie dość mocno rozproszone pewnie niekiedy nawet PO kilku systemach i teraz jak sobie z tym poradzić, żeby to połączyć, jak w ogóle zacząć, jaki jest pierwszy krok, żeby W ten Process Mining, w ramach tego procesu zakupowego, czy jakby analizy w celu jego optymalizacji wejść.

[Przemysław Żukowski]: No to tak jak wspomniałeś, każdy projekt ma oczywiście swoje wyzwania chociażby właśnie te związane ze skalą z rozproszeniem danych PO wielu systemach no ale właśnie tutaj z pomocą przychodzi nam technologia, która leży u podstaw mpmX-a, ona nie ma ograniczeń na liczbę wymiarów czy miar i świetnie radzi sobie z też wolumenami danych liczonymi W kilkudziesięciu czy kilkuset milionach i większych.

No i też nie ma kłopotu z ekstrakcją i transformacją danych, które poukrywane byłyby w naszej organizacji w wielu miejscach. A skoro technologia nas tutaj nie ogranicza, to naszym takim właśnie pierwszym naturalnym krokiem, jeśli chodzi o podejście właśnie do procesu miningu jest stworzenie tak zwanego event loga czyli Mówiąc w takim dużym uproszczeniu tabeli, w której w jednym miejscu z tych wielu systemów pozbieramy sobie informację o tym, kiedy dany proces się zaczął kiedy się zakończył no i też analogicznie kiedy zaczynały i kończyły się powiedzmy pod zdarzenia tegoż procesu I to jest jakby ten pierwszy krok, który jest nam potrzebny do tego, żeby faktycznie z proces miningiem zacząć w naszej organizacji działać.

[Michał Napieraj]: No dobrze Przemek to czego potrzebujemy, żeby taki event log stworzyć? Jakich danych potrzebujemy? Zakładam, że jest to jakaś duża rozbudowana tabela, która zbiera te dane o poszczególnych zdarzeniach, ale co leży u podstaw takiego event logu?

[Przemysław Żukowski]: To właśnie tutaj potrzebujemy tak na dobrą sprawę dostępu do systemów, które uczestniczą w całym tym naszym procesie.

Jeżeli jest to proces zakupowy, to oczywiście możemy tam dotykać obszaru typu jakiś system ERP, przykładowo SAP, czy jakikolwiek inny przedstawiciel tego obszaru, ale równie dobrze to może być jeszcze jakiś system workflow, może to być jakiś system CRM i tak dalej, i tak dalej, łącznie z tym, że możemy też. ..

Być może w całym tym procesie potrzebować dostępu do jakichś danych, które niekoniecznie leżą w bazie danych ale są na przykład w jakimś superistotnym Excelu. Więc jakby PO pierwsze musimy mieć dostęp do tych źródeł a w momencie kiedy je mamy, to jakby naszym zadaniem jest właśnie powyciąganie z tych systemów logów z tak zwanymi timestampy, No i one pozwalają nam później w kolejnym kroku zwizualizować już przebieg tego procesu To jest taki krok numer jeden, czyli PO. ..

PO przejściu tego procesu związanego z pozyskaniem dostępu do samych źródeł wyciągamy te informacje, no i co ważne oprócz takiej informacji typowo technicznej o tym, kiedy ten proces się zaczął i zakończył, staramy się też obudować ten nasz event log takimi dodatkowymi słownikami biznesowymi, które właśnie później pozwolą nam Jakby patrzeć na ten proces pod wieloma wymiarami, czyli tak jak wspomniałem wedle departamentu wedle konkretnej osoby prowadzącej proces zakupowy i tak dalej, i tak dalej.

Więc dostępy do systemów a później już z górki. Czyli

[Michał Napieraj]: rozumiem, że oprócz tego całej informacji dotyczącej przebiegu procesu Tam jest jeszcze dodatkowy kontekst analityczny wzbogacony tej aplikacji, który pozwala na patrzenie na te dane szerzej i wyciąganie tych wniosków trochę pełniej jednak, tak? Czy tak to

[Przemysław Żukowski]: wygląda?

Tak zdecydowanie to o tym wspominałem, że jakby technologia nie ma tutaj ograniczeń na liczbę wymiarów czy miar czyli oprócz tego, że złapiemy sobie takie informacje typowo techniczne o tym starcie i początku, no to właśnie obudowujemy to jeszcze dodatkowym kontekstem biznesowym. Dzięki temu później użytkownicy, którzy pracują sobie z aplikacją mogą prowadzić na przykład jakiś benchmark tego procesu Pomiędzy dostawcą A i dostawcą B, albo między produktem C i produktem D, więc jakby pod dowolnym kątem mogą to później już analizować, z racji tego, że technologia ich tutaj nie ogranicza.

[Michał Napieraj]: Jasne, jasne. To przeskoczmy może trochę do przodu, czyli mamy już gotową taką aplikację, to kto z takiej aplikacji może i powinien korzystać I czy ona spełnia wyłącznie taką funkcję, że. .. Osoba odpowiedzialna za proces i jego optymalizację dokonuje analizy a potem usprawnia proces? Czy taka aplikacja może wspierać też jakieś działania stricte operacyjne?

[Przemysław Żukowski]: To pierwsze zastosowanie o którym powiedziałeś, to zastosowanie oczywiste, ale to drugie operacyjne jak najbardziej tak i ono też jest właśnie wspierane przez naszą aplikację, więc, żeby może nie być gołosłownym odpalę na chwilkę aplikację, żebyś zobaczył też jak to wygląda właśnie w takim podejściu Typowo operacyjnym.

No to właśnie jesteśmy w tej chwili w aplikacji dotyczącej obszaru zakupowego i w ramach różnych analiz, które tutaj były przeprowadzane zidentyfikowaliśmy takie dwa obszary w którym warto by było właśnie operacyjnie podejść do tematu, aby takie Dwa zagrożenia w naszej organizacji zminimalizować.

Pierwszy z nich to jest maverick buying, czyli jakby kupowanie poza działem zakupów. Drugi z kolei to są faktury, które płacimy zbyt wcześnie. I one tutaj są takim Zwykłym KPI, natomiast właśnie tego KPI-a możemy później sobie rozbić już właśnie na takie typowe dashboardy operacyjne, w którym dla przykładu właśnie dla tych procesów Maverick Buying widzimy, że właśnie to jest proces, który ma pewną Strukturę czyli najpierw dostawca nam tworzy fakturę, a dopiero my później gdzieś na kolejnym etapie tego procesu dopiero wewnętrznie tworzymy zamówienie, czyli PO.

Co się dzieje między tymi procesami Tymi etapami co się dzieje jakby na końcu nie jest tutaj istotne, tam bardzo różne jeszcze inne kwestie mogą się wydarzyć, natomiast my szukamy takiej właśnie sekwencji wydarzeń No i ten dashboard dokładnie pokazuje nam wszystkie te zdarzenia, które w takiej sekwencji przebiegały, czyli ile takich Produktów w ten sposób kupiliśmy, ile w ten sposób wydaliśmy i jaki jest nasz potencjał jeśli chodzi o oszczędność właśnie na tym wolumenie.

No i tak jak widzimy troszeczkę poniżej, to wszystko też możemy sobie rozbić na właśnie te wymiary o których wcześniej mówiliśmy, czyli z jednej strony możemy patrzeć na Na to pod kątem firmy, ale też na przykład chcielibyśmy zobaczyć, który dostawca najczęściej właśnie w ten sposób nas obsługuje. I bardzo prosto możemy wybrać na przykład trzech takich topowych dostawców na wizualizacjach a później przejść już do danych szczegółowych, czyli zobaczyć wszystkie zamówienia, które u nich zostały Złożone właśnie w takim trybie, zobaczyć ich wolumen i zobaczyć też potencjalną oszczędność.

Więc to jest takie pierwsze podejście gdzie właśnie typowo operacyjnie możemy do tego podejść i ktoś kto będzie widział takie zdarzenia, może próbować im PO prostu przeciwdziałać. To jest jeden z przykładów i drugi w momencie, kiedy mówimy o tych fakturach płaconych zbyt wcześnie znowu bardzo podobny schemat tutaj u góry Jeśli chodzi o przedstawienie tych informacji, znowu dostawca tworzy nam fakturę,

dostarcza nam to, co na tej fakturze faktycznie zamówiliśmy i mimo tego, że czasami być może jeszcze ta dostawa nie nastąpiła, to my już wcześniej też za tą fakturę zapłaciliśmy, więc może niekoniecznie to jest Coś co chcielibyśmy faktycznie dopuszczać w naszej organizacji. W związku z tym to, co widzimy też tutaj PO lewej stronie znowu potencjał jeśli chodzi o optymalizację też kwota którą wydaliśmy właśnie w takim procesie i podobnie jak to widzieliśmy wcześniej, rozbicie tych. ..

Tych ogólnych KPI na poszczególne wymiary, czyli na przykład dostawcy, czy być może chcielibyśmy to na przykład zobaczyć wedle typu materiału czy na przykład kategorii zakupowej. Podobnie jak wcześniej, wybierając na przykład serwisy widzimy już teraz te wszelkie szczegóły związane właśnie z tymi serwisami.

I tak jak widać tutaj, z tego miejsca jako osoba operacyjna mógłbym przejść Do systemu takiego już operacyjnego w którym na przykład taką płatność mógłbym zablokować i to jest takie podejście operacyjne, kiedy działamy jeszcze faktycznie z wykorzystaniem człowieka. Natomiast tak jak rozmawialiśmy sobie wcześniej, jeżeli taki proces zidentyfikujemy, Jesteśmy w stanie te dane przetworzyć to równie dobrze tutaj już możemy podziałać czy na poziomie API, czy na poziomie jakiegoś systemu RPA, który tą robotę ręczną zapracownika mógłby wykonać i na przykład taką płatność właśnie już w systemie Więc jak najbardziej takie podejście operacyjne też jest możliwe oprócz takiego standardowego podejścia gdzie troszeczkę jak detektyw poruszam się PO naszych procesach i szukam tych miejsc, w których potencjalnie jakieś nieoptymalne rozwiązania występują.

Jak je znajdę? To mogę je właśnie przełożyć później na coś takiego, co już ma format faktycznie operacyjny i dzień PO dniu prowadzić do tego, aby właśnie te zdarzenia występowały jak najczęściej i to oczywiście też później jesteśmy w stanie benchmarkować, bo mamy możliwość porównania jak ten proces wyglądał Zawczasu i jak faktycznie jest on w tej chwili realizowany PO tym, kiedy już zajęliśmy się operacyjnie minimalizacją tej kwestii właśnie.

[Michał Napieraj]: Okej czyli jeśli dobrze rozumiem to ten arkusz ten widok pokazuje nam z założenia nieoptymalny przebieg tego procesu czyli najpierw dostajemy fakturę dostajemy towar i płacimy wcześniej zanim ten towar dostajemy i PO prostu taka osoba operacyjna ma już gotowy widok, który może sobie na bieżąco pracować, wychwytywać tego typu zdarzenia Bez jakiejś dużej inwencji własnej i blokować te płatności, albo tak jak powiedziałeś wręcz te płatności mogą się blokować niejako automatycznie w systemie takim operacyjnym i ta płatność PO prostu nie będzie realizowana Wcześniej, no i z tego tytułu tutaj te oszczędności, które są na tym KPI-u, no mogą być poczynione, tak?

To jest jakby tak na wprost.

[Przemysław Żukowski]: Tak dokładnie,

[Michał Napieraj]: dokładnie tak. Okej jasne. No dobrze, to zakładając, że mam logi i wiedzę lub przeczucie, że mój proces ma potencjał do optymalizacji, to jak szybko mogę zobaczyć pierwsze rezultaty, pierwsze tego typu analizy?

[Przemysław Żukowski]: Pierwsze efekty faktycznie możemy zobaczyć już PO kilku dniach.

Wynika to z tego, że mamy aplikacje takie template’owe, które PO Sprowadzeniu tych właśnie danych związanych z event logiem do tej formuły event loga dużego już pozwalają nam pierwsze wnioski wyciągać więc te pierwsze efekty faktycznie PO kilku dniach przychodzą. W momencie kiedy chcielibyśmy na przykład obudować dalej aplikację tymi słownikami biznesowymi o których wspominałem, no to oczywiście troszeczkę ten projekt wydłuża, ale dosłownie pojedyncze dni możemy mieć pierwsze efekty.

[Michał Napieraj]: Super, czyli zakładając, że jestem odpowiedzialny za zakupy w odpowiednio dużej organizacji z dużą liczbą powtarzalnych zdarzeń w takim procesie to raczej możemy bezpiecznie założyć, że Process Mining w tym obszarze może być dla mnie.

[Przemysław Żukowski]: Tak, zdecydowanie tak. Należy tylko zweryfikować czy mamy właśnie już zgromadzone te dane lub czy nie blokuje nas coś przed właśnie zgromadzeniem tych danych, ale jeżeli te potencjalne blokery jakieś wewnętrzne organizacyjne mamy przećwiczone, mamy przetarte, No to faktycznie te pierwsze efekty uzyskujemy bardzo szybko i osoba odpowiedzialna za zakupy może z tego uzyskać wymierne korzyści.

[Michał Napieraj]: No dobrze, to takie pytanie trochę spinające to klamrą, gdybym chciał taką aplikację obejrzeć i już bardziej konkretnie porozmawiać o tym, co mogę mieć z wdrożenia takiej aplikacji i w ogóle mieć trochę więcej informacji na bazie których zdecyduję, czy to w ogóle dla mnie to, co powinienem zrobić.

[Przemysław Żukowski]: Najpierw skontaktować z nami umówimy się wtedy na spotkanie porozmawiamy o Waszych potrzebach, też oczywiście zaprezentujemy jak działają te aplikacje, jakie jeszcze inne możliwości tutaj mamy i to pozwoli nam określić kolejne kroki, które moglibyśmy wspólnie podjąć

[Michał Napieraj]: No dobrze, to dzięki. Chyba zbliżamy się do końca Ja już chyba wyjdę teraz z tej roli kogoś kto nie wie i przejdę do roli tego, kto wie.

Chętnie z Przemkiem spotkamy się z Wami bo zazwyczaj robimy to w tandemie i porozmawiamy o takich rozwiązaniach. Mamy kilka, nie tylko z obszaru zakupowego gotowych aplikacji, więc jeżeli gdzieś tam myślicie widzicie, że to może być dla Was, że Że ten temat jest Wam bliski i, że czujecie gdzieś pod skórą, że Wasze procesy mają potencjał do optymalizacji, a z no pewnie kilkudziesięciu a może nawet trochę więcej rozmów, które w tym temacie przeprowadziliśmy, Raczej większość osób, które to widzi taki potencjał identyfikuje w mniejszym lub większym zakresie to zapraszamy do kontaktu z nami, chętnie o tym porozmawiamy pokażemy tego typu aplikacje i zobaczymy na ile Wasze dane i Wasze sytuacje w organizacji może powodować, że to jest dla Was.

Dzięki Przemek, to chyba na tyle na dziś. Dzięki i do zobaczenia

[Przemysław Żukowski]: do usłyszenia.