Jak dane demaskują procesy w firmie – prawdziwa moc Process Mining

Tomek (00:01.809)

Witam Was serdecznie w podcaście firmy Data Wizard, biznes napędzany danymi. Dzisiejszy odcinek trochę inny, może bardziej w ujęciu edukacyjnym. Będę miał przyjemność poprowadzić rozmowę z moim kolegą Maciejem Kowalskim, który u nas jest odpowiedzialny za wdrażanie projektów w obszarze proces mining. Na pewno będziemy chcieli…

przybliżyć tę tematykę, bo gdzieś wewnętrznie czuję, że jest to cały czas na polskim rynku coś nowego. No i tak pomyślałem, dobrze, żeby to nie było mocno sprzedażowe, więc wziąłem osobę najbardziej praktyczną z praktycznych w tym obszarze w Data Wizard. Więc Maćku, cieszę się, że znalazłeś chwilę pomimo ogromnego natłoku procesów i projektów. Jakbyś mógł w kilku słowach tytułem wstępu przedstawić się, opowiedzieć o sobie skąd, dlaczego i skąd pomysł na proces mining dalej.

Maciej Kowalski (00:54.465)

Bardzo mi miło, ja mam na imię Maciej Kowalski, pracuję w Data Wizard, już zaraz będzie, zbliżamy się do roku i poza oczywiście pracą w Qliku jako konsultant, czyli wdrożeniem narzędzia do takiej analizy danych, zająłem się również właśnie process miningiem. Process miningiem, czyli taką gałęzią badania tego jak

procesy przebiegają, czy to w firmie, czy też poza nią, ale o tym pewnie będzie za chwilkę. A dlaczego? Prywatnie jestem z wykształcenia matematykiem, więc z danymi i właśnie z procesami jestem dość blisko i myślę, że sama idea tego, żeby z danych, z liczb wyciągnąć tak dużo informacji i tak dużo korzyści jest dla mnie

z tej perspektywy po prostu fenomenalna i bardzo się cieszę, że mogę w tym obszarze pracować.

Tomek (01:57.745)

No dobra, to już idąc jakby za ciosem. Bo ja w ogóle przez większość mojego życia wprowadzam jakieś technologie na polski rynek. Tam nie wiem, 2007 wprowadziłem CLIKA, a wcześniej jeszcze inne, jakieś UPS Logistic Technologies i tego typu rzeczy. A teraz mam przyjemność wprowadzać, poprzez nasz zespół oczywiście, technologię jaką jest MPMX. Dla mnie oczywistym było skierowanie się w te technologie z kilku powodów ale jednym z nich jest to że to jest cały czas ta sama rodzina produktów co klik. Jakby to było coś co się wydało zupełnie naturalne że dla naszego zespołu będzie to prawie natywne tak jakby oczywiście szerokość projektów i troszeczkę inne spektrum jest jak najbardziej faktem ale technologicznie cały czas czujemy się komfortowo

tej rodzinie. Więc ja nie chciałbym może zaczynać od jakichś mocnych technikaliów, jak widzę jak to mniej więcej wygląda w Polsce wersu z rynki w Europie i na świecie, no to w Polsce jako proces mining my jeszcze raczkujemy. My jako Data Wizard poświęcamy mnóstwo czasu, żeby ewangelizować ten rynek, co jest, no to będę najtrudniejszym i najbardziej kosztochłonnym momentem wprowadzania produktów na rynki. Jakbyś mógł tak

kilku zdaniach opowiedzieć czym to właściwie jest ten proces mining i jakby o co w tym wszystkim chodzi.

Maciej Kowalski (03:24.771)

Jasne, rzeczywiście najbardziej zgadzam się, że troszkę raczkujemy w tym zakresie i jest tak dlatego, że Niby wszyscy wiemy czym są procesy i nawet od tych procesów jesteśmy w stanie wyciągnąć definicję, powiedzmy analizy procesów, ale jak się pojawia słów o ten process mining to już jest takie, no niby brzmi jak coś podobnego, ale właściwie jaka jest różnica. I różnica jest dość znacząca, bo o ile analiza procesów.

polega po prostu na tym, procesom, czy to w firmie, czy to nawet prywatnie przyjrzeć się, zobaczyć jak one działają, to zawsze jest to oparte o jakąś taką koncepcję powiedzmy wyobrażoną na jakiejś mapie, jakichś strzałeczkach od tego etapu procesu do tego. No i co tam się dzieje? Fajnie wygląda, W porządku wrzucamy w dokumentację.

I mamy to. A jeśli chodzi o proces mining, to kluczową różnicą jest to, że jest on oparty na liczbach, oparty na danych. Więc o ile analiza procesów mówi nam o tym, jak myślimy, że proces wygląda, jak myślimy, że w firmie coś przebiega, o tyle proces mining pokazuje nam, jak rzeczywiście jest. Dane nas nie okłanią. Analiza procesów powie nam o tym, co…

kilka osób z zarządu usiadło w pokoju i wymyśliło, a proces mining powie nam, jak rzeczywiście pracownicy czy osoby zaangażowane w dany proces wykonują ten proces. Gdzie się zatrzymują, gdzie to najwięcej czasu zajmuje i tak dalej.

Tomek (05:10.961)

To co Ty mówisz to jest o tyle ważne, że ja się zgodzę, że często ten taki level C, patrz też trochę na mnie, raczej patrzy na biznes z lotu ptaka. Oczywiście nie umniejsza, wiesz jakby… można być całkiem bardzo, bardzo głęboko w procesach w firmie, ale to znowu uniemożliwia patrzenie szeroko na biznes, coś za coś, tak? Jakby są odpowiednie role, które powinny w odpowiednim miejscu w tym procesie właśnie być. I teraz…

Jak się rozmawia z wieloma ludźmi, to proces wygląda ABCD, w szczególności na poziomie menedżmentu. Jak się rozmawia z ludźmi odpowiedzialnymi za proces, to proces wygląda ABCDEFG, a czasami jeszcze AFG, ABD, ACD. jak to potem podłączymy do MPMX, to nagle się okazuje, że proces ma szereg wariacji, których tak naprawdę nikt w firmie nie wie, nikt ich nie przewidział. I to są te miejsca, które najwięcej zyskają, jeżeli będzie wdrożona analiza procesów plus proces mining. To jest takie miejsce, żeby dać naszym słuchaczom odpowiedź, jakie najczęstsze wyzwania stoją przed procesem miningiem.

W sensie takim, że po pierwsze, po co warto to w ogóle wybrać, bo to jest jedna rzecz, a druga rzecz, no dobra przychodzę do firmy, mówię, że mamy super tool, będzie fantastycznie zarządzał waszymi procesami, poukładamy wam to, no to co będzie takim podstawowym casem?

Maciej Kowalski (06:46.973)

Podstawowym powiedziałbym jest to, jest przede wszystkim zrozumienie. Zrozumienie tego, jaka jest rzeczywistość. Bo jak weźmy sobie, nie wiem, powiedzmy obiekt dokumentów w firmie, niech to będą faktury i jak zapytamy kogoś, kto ma pod sobą zespół zajmujący się tymi fakturami, to on powie, że przychodzą do nas faktury, tutaj te trzy osoby zatwierdzają, dają do korekty i wysyłają dalej.

A potem się okazuje, że to wcale takie proste nie jest, bo tu są jakieś literówki, trzeba coś podmienić. Tutaj jest coś, co jest niejasne, tu jest jakiś rabat naniesiony, o którego nikt nie rozumie i trzeba dopytać. I tak to się rozciąga, rozciąga i proces, ten lider zespołu powie, no angażuje może trzy osoby, no może cztery, okazuje się, że w ogólności może i rzeczywiście angażuje te cztery osoby.

ale w szczególnych przypadkach jeszcze jest cały dział, nie wiem, zatwierdzanie, jeszcze informatycy, bo coś tam nie działało. I tak dostajemy pełne zrozumienie tego, dlaczego coś, co wydaje nam się, że powinno zająć trzy dni, tak naprawdę w niektórych przypadkach zajmuje siedem. I to jest coś, co rzeczywiście potrafi otworzyć oczy. Otworzyć oczy i pokazać nam, że gdzieś rzeczywiście jest pole na usprawnienia.

No bo to jest de facto cel całego procesu miningu. Jakby celujemy w to, żeby ograniczać zasoby. I tu mam na myśli zarówno czas, jak i ludzi. Więc jeśli mamy zrozumienie co się dzieje, to możemy zacząć działać.

Tomek (08:26.321)

No tak, my mamy kilka takich przykładów, których moglibyśmy opowiadać jako takie wzorcowe, elementarne, trudno to nazwać, bo to po stronie klienta, może nie błędne, ale miejsca, które łatwo albo bardzo dobrze jest usprawnić. Ostatnio rozmawiałem z jednym z menadżerów dużej firmy, który mówi, że w ich całym procesie, gdzie wchodzą elektroniczne dokumenty, w pewnym momencie ktoś je drukuje, zanosi komuś do podpisania,

Ktoś je podpisuje, z powrotem skanuje i dopiero potem idą dalej, tak? Z jakiegoś powodu wyraźnie chyba widać lukę w tym procesie, jeżeli chodzi o autoryzację i tego typu rzeczy. A już nie mówiąc o tym, że często procesy mają miejsce dlatego, że bardzo wielu ludzi sobie czegoś po prostu nie uświadamia w firmie. No można sobie wyobrazić najprostszy element, jest przygotowanie jakiegoś bardzo ważnego raportu no i nagle się okazuje, że dane do tego raportu są zbierane przez szereg osób w różnych departamentach i to finalnie się przekłada, że taki raport, początku, bardzo oczywiście istotny, ale w ramach całej organizacji może kosztować kilka etatów miesięcznie. Te kilka etatów miesięcznie uśredniając, to jest kilkaset tysięcy złotych rocznie samo przygotowanie danych pod jeden raport, tak? I dopóki

Maciej Kowalski (09:44.988)

Mhm.

Tomek (09:50.45)

A potem ludzie mówią mi w firmie, hold your horses man, tu jest tak, tu jest tak, tu jest tak, no tak, ale ja myślę, no ale wiesz, więc dobrze jest móc mieć to po prostu w jakiś sposób skorelowane z rzeczywistością i to pokazanie tego procesu i to jeszcze najlepiej formie graficznej, ale nie narysowanej w grafach, o których ty wspomniałeś, tak, że ktoś sobie bierze jakiś… system do rysowania procesów, narysował go sobie, no okej, ale rzeczywistość w firmie wygląda zupełnie inaczej. I to jest to, i to jest to chyba co tak naprawdę dochodzimy do miejsca, którym trochę to wyjaśniliśmy, ale moje pytanie powinno brzmieć, to powiedz naszym słuchaczom, po co w ogóle wdrażać proces mining?

Maciej Kowalski (10:50.812)

Oczywiście, to zacznę może od tego co już powiedziałem, czyli dzięki process miningowi, takiemu bazowaniu na danych, czyli bazowaniu na rzeczywistości. Dany nas nie oszukają, jakby ludzie mogą sobie różne rzeczy wyobrażać i w dobrej wierze mówić, że proces wygląda tak lub inaczej, ale zawsze jest to, jest tam jakiś margines błędu, poziom niezrozumienia lub… w poziom takiej niejasności. Z kolei dane to są po prostu dane. Jakby jeśli je wgramy dostaniemy pełen obraz tego, co mamy tam zaprezentowane. Więc pierwszym etapem, który już zyskujemy jest do zrozumienia, co rzeczywiście dzieje się w naszych procesach. I to jest to, o czym ty powiedziałeś. Czyli jeśli dana osoba zarządzająca powiedzmy pewnym procesem w firmie,

uważa, że proces wygląda a, b, c, no to ja mam 99 % pewności, że on wcale tak nie wygląda. Może powinien tak wyglądać, może wszyscy chcieliby, żeby tak wyglądało, ale to wcale tak niestety nie jest, bo różne rzeczy się dzieją po prostu. I to zrozumienie to jest pierwszy taki etap, który mówi, no kurczę, może rzeczywiście warto spojrzeć na to trochę inaczej niż myśmy sobie to wyobrażamy.

i jak jesteśmy na tym etapie, to potem możemy iść dalej i jak pójdziemy dalej, no to mamy już optymalizację. Optymalizację i takie zarządzanie, lepsze zarządzanie zasobami, a więc zarządzanie czasem, zarządzanie ludźmi, bo może się okazać na przykład, że jak spojrzymy na jakiś proces i powiedzmy jakiś etap, za który odpowiedzialne są trzy osoby,

to okaże się, że te trzy osoby totalnie nie dają rady, że są strasznie obciążone, że może tutaj po prostu jest to niewydajne, to jest jakiś ten bottleneck naszego procesu, któremu trzeba się przyjrzeć. Może z drugiej strony, jeśli mamy jakiś etap powiedzmy zamówień, jakiś logistyczny, to może powiedzmy jakiś dostawca jest nie aż tak wydajny jak pozostali, może warto się zastanowić, może jest tańszy.

Maciej Kowalski (13:07.803)

ale na przykład czekamy trzy razy dłużej na produkt i może warto jest się temu przyjrzeć, bo okaże się, że warto zapłacić trochę więcej, ale potem procesowo dostać coś lepszego w ujęciu czasowym. Być może to będzie bardziej wydajne, a w konsekwencji oszczędniejsze, bardziej efektywne dla firmy. Dokładnie, dokładnie, więc jakby celem jest optymalizacja, oszczędności i jest tutaj dużo ścieżek jak do tego dojść, porównanie tego jak myślimy, że jest z tym jak rzeczywiście jest, ale też już przyjrzenie się takim poszczególnym zarówno etapom procesu, jak i poszczególnym parametrom i tymi parametrami może być właśnie na przykład jakiś dostawca albo jakaś konkretna osoba odpowiedzialna za dany proces, za dany etap procesu i tak dalej i tak dalej.

Tomek (14:03.186)

OK, no bo to jakby jesteśmy cały czas w takim miejscu, bo jak mnie się klient pyta, dlaczego ja tak entuzjastycznie opowiadam o proces miningu, no to ja wprost, tak znowu trochę sprzedażowo, odpowiadam, bo to jest jeden z nielicznych projektów, który jest za darmo. Bo krótko mówiąc, jeżeli ja mam jakiś proces, który kosztuje firmę rocznie, nie wiem, nieważne, niech będzie, żeby nam się łatwo liczyło 100 milionów.

i jak go usprawnię o 5 % to właśnie ktoś zarobił, albo nie wydał 5 milionów złotych i to co więcej to jest powtarzalne permanentnie tak czyli w kolejnym roku również ten proces go korzystuje 5 kolejnym 5 kolejnym 5 kolejnym 5 czyli tak co roku oszczędza 5 milionów czyli w ujęciu 5-letnim mamy 25 baniek, mój projekt kosztuje n-tą część tego. Więc jeżeli dobrze podejdziemy do procesu, jeżeli dobrze zidentyfikujemy miejsca, których coś mamy do zoptymalizowania, to ten proces się zwraca błyskawicznie. To jest owocny zakup, bo mamy bardzo szybki zwrot inwestycji. No jesteśmy w miejscu, którym należałoby powiedzieć w ogóle jak może wyglądać takie wdrożenie. No bo teraz załóżmy, że nas słucha te hekto tysiące ludzi i mówi, kurczę to ja coś takiego chcę, ale nie no ja nie wiem w ogóle co i jak. To jak? W ogóle jak zacząć? Jak wygląda taki typowy proces? Jak wygląda wdrożenie? Wiesz, od strony organizacji, od strony naszej.

Maciej Kowalski (15:34.586)

Jasne, to może zacznę od tego, co potencjalnie mogło przerazić niektóre osoby. Otóż powiedziałem, że proces mining charakteryzuje się tym, że jest oparty na danych. No i rzeczywiście te dane są jakimś punktem wyjścia, jakby bez danych nie ma proces miningu niestety. I tutaj od razu uprzedzę, może opowiem o tym dokładniej za chwilę, ale jeśli chodzi o dane wejściowe, to tutaj naprawdę nie potrzeba wiele. Jakby naprawdę…

niewiele informacji jest w stanie dać nam bardzo dużo informacji w efekcie procesu. Ale już konkretnie wdrożenie. Jeśli chodzi o początek, no to musimy przede wszystkim zrozumieć z czym przychodzimy i co chcemy osiągnąć. Czyli mamy jakiś proces, który chcemy usprawnić i mamy jakieś pojęcie jak on wygląda, ale wiemy, że coś, co dzieje się może nie wychodzić tak dobrze, jak powinno i to jest.

To jest ten punkt, którym powiedzmy klient się do nas zwraca i mówi chciałbym przyjrzeć się temu procesowi bliżej, konkretnym etapom, jak go uprawiać, jak zrobić to po prostu lepiej, a więc taniej i szybciej. I proces wdrożeniowy z naszej strony jako wdrożeniowca narzędzia do procesu miningu zaczyna się właśnie od zrozumienia danych, czyli mamy jakiś

jakiś wsad w nasze narzędzie, z którego wyciągamy podstawowe informacje o tym ile dany etap procesu zajmuje, jaki jest następny etap, więc to jest pierwsze, ale niekoniecznie takie proste, w tym sensie, że z tych danych nie zawsze to jest dostępne bezpośrednio. Być może te dane trzeba trochę obrobić, być może jest to wymagane jakieś modelowanie.

Nie jest to z naszej perspektywy, perspektywy osoby, która wdraża to narzędzie. Nie jest to trudne, ale chciałbym uspokoić tutaj słuchaczy, że nie jest, jakby nie musi, te dane nie muszą mieć takiej idealnej formy pod process mining, bo powiedzmy, jeśli etap procesu ma, nie wiem, cyferki zamiast opisu fakturę przyjęto, to to nie jest problem, to da się zrobić, da się z tym pójść dalej.

Tomek (17:58.322)

No trzeba będzie zbudować jakąś mapę tego procesu i te odpowiednie elementy po prostu trzeba będzie nazwać. tak, już mamy ten proces, bo ja ostatnio w radiu jak dawałem wywiad to tłumaczyłem i to tego zdania będę dalej bronił chyba, że mnie przekona, że jest inaczej. Nie każda firma nadaje się jednak do procesu miningu.

Maciej Kowalski (18:00.568)

Dokładnie.Zgadza się. Ja też bym tak powiedział i na pewno jest tu może nie wymagany, ale pewien stopień skomplikowania jest tutaj więcej nam da. Po prostu więcej jesteśmy w stylu w stanie wynieść, bo jeśli mamy proces, który ma cztery etapy i jeśli coś pójdzie nie tak to pięć albo sześć, no to możemy, ale tak dużo informacji stylu nie wyciągniemy.

Tomek (18:47.826)

To jest jedna rzecz, a druga rzecz, która według mnie jest jeszcze równie istotna to ilość występowania tego procesu. Jeżeli to są tak zwane procesy unikalne, to ilość pracy za każdym razem będzie taka sama, żeby to nie ma najmniejszego sensu. Każda firma na dzień dobry powinna zwrócić uwagę na proces, który jest multi replikowany. On występuje tysiące razy. Zawsze podaję jako taki dobry przykład, można sobie wyobrazić w e-commerce zwroty. To jest coś, co w ogóle komplikuje życie tej branży, jest to ogromny koszt operacyjny. Ta branża gdyby zobaczyć, no nie wiem, najpopularniejszy co mi przychodzi do głowy, ale jakikolwiek sklep z butami, który wysyła te buty, klient kupuje z automatu cztery pary, bo nie chce mu się, czy wiadomo, że trzy już wrócą albo cztery, no bo żadna może się nie spodobać i jakby, i to się dzieje permanentnie, to są tysiące miliony operacji mielonych, które się składają z wielu szeregów, przyszedł, zobaczył.

bud brudny, milion rzeczy po drodze, które trzeba jeszcze w jakikolwiek sposób zaklasyfikować, uznać, nie uznać. I teraz to jest proces czaso i kosztochłonny i strategiczny. I ja uważam, są najlepsze procesory do optymalizacji i to są najlepsze firmy, w pierwszym kroku uzyskają przeogromne korzyści z czegoś takiego. Czyli firma dużo powtarzalnych procesów o skomplikowanej strukturze, najlepiej z wielu źródeł bazodanowych po drodze, coś co zajmuje nie wiadomo ile czasu, konkretnie dużej ilości ludzi, no jest w tym momencie na pewno zawsze błędogenny, tak?

Maciej Kowalski (20:27.382)

Dokładnie, dokładnie i myślę, że tutaj dotykasz sedna problemu, że ta powtarzalność, która w pewnym momencie, w pewnych przypadkach przestaje być taka powtarzalna, bo zaczyna się coś dziać, czego nie przewidziała osoba, która wymyśliła sobie ten proces i to, jak on powinien wyglądać i to jest właśnie to kluczec.

Tomek (20:47.442)

O, serio, ja znam firmy, też nie wymienię nazwy, która świadomie gdzieś tam podjęła decyzję o w ogóle nie sprawdzaniu reklamacji, Po prostu uznaje wszystkie jak leci, bo jest to tak kosztochłonne po ich stronie, czasochłonne i skomplikowane, że po prostu lecąc przyjęciem reklamacji jako standard, tak? Stwierdzili, że koszt, który ponoszą na rozpatrywanie jest większy niż uznawanie wszystkich reklamacji.

Maciej Kowalski (21:15.478)

No i jest to jakaś decyzja, jakby mieli proces potencjalnie skomplikowany, zdecydowali się go uprościć.

Tomek (21:21.554)

To powiedz mi kto po stronie klienta jest niezbędny do takiego rozpoczęcia procesu, powinien być zaangażowany, jakby no bo rozumiem, że przyszedłem przekonałem wszystkich, że ok to jest coś co oni muszą mieć, przychodzimy mamy pierwsze spotkanie i kto ze strony klienta powinien być na takim spotkaniu i dlaczego.

Maciej Kowalski (22:18.581)

Na pewno jedną z takich kluczowych osób na takim spotkaniu jest ktoś, najczęściej ktoś z względnie wysokiego szczebla, który ma dobre zrozumienie tego procesu. Jakby widział to z góry, takiego lotu ptaka i ma jakieś pojęcie o tym, jak to powinno wyglądać, jak on to sobie wyobraża i to jest osoba, która jest w stanie osobę wdrażającą narzędzie do proces miningu przeprowadzić przez to, co tam się dzieje.

To jest taki pierwszy etap, bo ja wtedy dostaję zrozumienie tego, taki punkt wyjścia, po prostu od czego zaczynamy. I tak jak mówiłem, proces mining bazuje na danych, równie, a być może bardziej istotne jest zrozumienie właśnie tych danych, technikaliów, więc tutaj wchodzi osoba, która z tymi danymi czuje się najlepiej, więc jest to najczęściej jakiś

przedstawiciel działu analizy danych albo działu IT, z tym, który te dane rozumie, wie jaka kolumna co oznacza, bo dla mnie jakby cyferki będą po prostu potem na przykład numerem rekordu, ale ja potrzebuję wiedzieć, że to jest numer rekordu, po prostu.

Tomek (23:34.546)

No tak, no wiesz, to jest jeszcze jedna rzecz, której chyba nie wolno zapominać, czyli ktoś kto rozumie proces to jest jedna rzecz, ale druga rzecz, że on wie w jakich systemach w firmie, gdzie ten proces przechodzi, no bo my musimy wziąć logi, my musimy zrozumieć jak ten proces wygląda, no żeby ocenić.

czas trwania poszczególnych odcinków tego procesu, takie stampy są potrzebne, żeby to przeczytać, no bo tak naprawdę w żadnej firmie przy odpowiednim poziomie skomplikowania nie ma czegoś takiego jak system, że o proces, nie? proces jest kawałek tego, systemu kawałek tego, systemu kawałek tego, systemu kawałek tego, systemu kawałek tego i to dopiero i to według mnie jest również istotny element, żeby było zrozumienie po stronie klienta, nie wiem czy dobrze mówię jakichś ktoś na poziomie CTO albo ktoś z jego

Maciej Kowalski (24:22.229)

Tak dokładnie i jakieś takie to o czym powiedziałeś, że ten proces często zahacza o różne systemy, różne działa w firmie to też jest zazwyczaj bardzo istotna informacja dla procesu i tego jak ten proces mining, jakiego typu danych ten proces mining wytworzy, bo że ramienia musi być delegowane od poszczególnych rozwiązań.

Maciej Kowalski (24:50.42)

Możemy myślę sobie wyobrazić przypadek, zamówienie produktu przechodzi przez kilka działów. Są zamówienia, jakieś fakturowanie, potencjalnie jakieś zwroty na końcu wysyłka, logistyka, wszystko to się dzieje i są takie etapy, ponad jakąś jakąś granicę nie przekroczymy. Coś musi zająć dzień, bo musi zająć dzień. No niestety.

ale z drugiej strony są takie etapy, które jeśli zajmą dzień to to jest nagle jakieś anomalne i jeśli ten proces będzie będziemy w stanie podzielić między takie etapy, za które odpowiedzialne są konkretne np. działy firmy to tu już jesteśmy w stanie powiedzieć no dobra ten etap rzeczywiście zajął półtora dnia średnio, ale on musi tyle zająć, bo tak to po prostu jest, ale tutaj też mamy półtora dnia i to już zwraca naszą uwagę i tu już coś się zadziało nie tak i wtedy wchodzimy już w ten konkretny etap, zaczynamy zastanawiać się, co tam się zadziało, bo to, co zadziało się w tamtym miejscu, to już nas aż tak nie obchodzi. Już zaczynamy coraz głębiej wchodzić i wyciągać coraz bardziej granularne informacje, a więc coraz więcej takich danych, takich action pointów, powiedział.

Tomek (26:11.986)

Ok, no to załóżmy, że przychodzimy do firmy i próbujemy, no nieładnie mówiąc, ale zidentyfikować ich wąskie gardła. Czasami to jest, nie wiem, za mało ludzi, bo to też może, nie wiem mówimy, że proces mining to jest coś, co mogłoby w pewnym stopniu…

przesunąć ludzi z takich działań manualnych do innych bardziej, powiedziałbym, rozwijających dla nich prac, a to, co jest zrobione ręcznie, żmudne i błędogenne, można zautomatyzować. Ale może się okazać w drugą stronę, że dany proces nie może być zautomatyzowany, a mała ilość rąk do pracy powoduje, że on leży i to też będzie pokazane. Jak proces niej nikt może w ogóle pokazywać takie wąskie gardła?

Maciej Kowalski (26:48.243)

Jest tutaj kilka narzędzi, którym zazwyczaj się przyglądamy przy wdrażaniu procesu mining i tutaj takim pierwszym, jakie chciałbym wymienić jest właśnie coś, co nazywa się conformance check, czyli zgodność z tym, jak sobie ten proces wyobrażamy. I to jest taki idealny use case w przypadku, gdy rozmawiamy z osobą, która

jest powiedzmy entuzjastą analizy procesów w takim tradycyjnym sensie bo taka osoba przyjdzie właśnie z takim grafem i powie najpierw to trafia do tej osoby potem do tej potem do tej i wychodzi i jest koniec. No i ja wtedy potakuje i mówię no pewnie wcale tak nie jest ale zobaczmy poczekajmy na dane zaraz wam pokażę i potem z danych wychodzi że ta ścieżka która ma cztery etapy i to jest właśnie ta nasza happy path to się nazywa.

czyli taka ścieżka, którą chcielibyśmy mieć, być może rzeczywiście częstym przypadkiem, ale zdecydowanie nie jedynym. Więc conformance check służy do tego, żeby sprawdzić, jak daleko od tej happy path, czyli tej ścieżki docelowej jesteśmy. Czy na przykład te etapy tego procesu, które sobie wymyśliliśmy, zawsze są obecne, a pomiędzy nie czasami wchodzą jakieś poprawki.

Czy może coś się cofa na przykład, wraca do poprzedniej osoby odpowiedzialnej, bo jest jakieś pytanie o dane, bo jest jakaś niezgodność, bo jest nawet literówka, jeśli to jest jakiś ważny dokument i tak to się rozrasta i na przykład mamy po prostu jeden KPI w postaci procentowej zgodności z czymś, co myślimy, że się dzieje i to jest właśnie taka jedna z podstawowych informacji wyciąganych z procesu miningu, czyli To, co myślimy, że ma miejsce, rzeczywiście ma miejsce.

Tomek (28:52.946)

Ok, bo to trochę oczywiście ten Happy Path troszeczkę już sam w sobie odpowiada na mój pomysł na kolejne pytanie, ale ja zawsze patrzę na to czy tego typu narzędzia mogą wspierać firmę.

w ocenie zgodności z procedurami, ocenie zgodności z SLAA, w ocenie zgodności z teraz ze śladem węglowym, cokolwiek. Ale też coś takiego jest jak procedury w firmie, które może nie są oparte jako proces, ale jako standard działania firmowy. Czy proces mining też jest tych obszarach w stanie komuś pomóc?

Maciej Kowalski (29:34.866)

Oczywiście i ja się może skupię na tym SLA, którym wspomniałeś, bo to jest taki przypadek fajnie pokazujący możliwości procesu miningu. Otóż w SLA mamy jakieś progi czasowe, czyli jeśli zadzieje się błąd tego rodzaju to zachowane. No i w porządku i tak jest według umowy, sprawdźmy czy rzeczywiście tak się dzieje i wtedy mamy w naszym narzędziu

procesy naprawy tego typu usterek i widzimy etap po etapie ile czasu to zajęło. I widzimy sobie na przykład już będę się odnosił do narzędzia, którego wdrożeniem ja się zajmuję, mamy z jednej strony jakąś średnią i powiedzmy średnia powie, że czas naprawy takich usterek jest 20 godzin. No to niby OK, w porządku, trochę blisko granicy, ale

ale zachowaliśmy, ale teraz patrzymy na to globalnie, więc teraz możemy sprawdzić i powiedzmy przefiltrować sobie czy rzeczywiście zdarzyły się przypadki, że to SLA było rozproszone, że było powyżej 24 godzin i tutaj za takim magicznym naciśnięciem guzika przefiltrujemy sobie cały zbiór danych i wybierzemy tylko te warianty procesu, które zajęły powyżej 24 godzin i potem już jest…

decyzja biznesowa, co z tym robić, czy na przykład zastanawiamy się dlaczego tak źle poszło, czy na przykład reklamujemy to, co z tym robić dalej, ale jakby pierwszy etap, czyli właśnie sprawdzanie zgodności z jakimiś procedurami, umowami, które mamy zawarte, już mamy po prostu po wejściu w ten widok i resztę informacji, jeśli chcemy, możemy po prostu zdobyć za głęboko.

Tomek (31:34.45)

I powiedz mi czy ja to dobrze rozumiem, że my to możemy od razu spiąć z pewnego rodzaju wartością utraconą lub karą, którą my musimy płacić w momencie kiedy nie spełniamy tych progów, bo sobie wyobrażam, że takim fajnym parametrem kontrolnym, żeby klient widział wprost wartość tej optymalizacji jest wskazanie ile elementów procesu

przekroczyło te 24 godziny z naszą umową. Załóżmy, że wynika z tego jakiś procent kary, czegokolwiek i teraz możemy wprost złożyć to na mapie. No tu jest po prostu cash drogi kliencie, który właśnie przez to tracisz.

Maciej Kowalski (32:05.266)

Oczywiście jakby tu już wkraczamy w takie podstawowe funkcjonalności analizy danych a więc w tym wypadku klika w której możemy sobie wyciągnąć takie konkretne liczby i zgodnie z wartościami z umowy powiedzmy każda dodatkowa rodzina płatna jest tyle i dostajemy obok okienko. No cóż w ostatnim miesiącu masz tyle i tyle złotych czy dolarów związanych z przekraczaniem czasu SLA. Więc prosta informacja, nic człowiek nie musi robić, dostaje po prostu to na dashboardzie, sczytuje i ewentualnie działa.

Tomek (32:55.41)

No i w naszym przypadku mamy o tyle komfort, że to jest cały czas to samo narzędzie. Wewnętrznie klient nawet nie zauważy, że ma to w innych obszarach kliku. Będziemy pokazywali to, do czego źródłem jest dane z MPMx pokazujące tego typu przekroczenia. No dobra, bo mówimy trochę o dosyć skomplikowanych rzeczach.

Z reguły klient się zapyta z automatu, a ile będzie trwało wdrożenie. Ja sądzę, że to jest coś, co z automatu pada. Z automatu odpowiedź, która pada, to zależy. Bo trudno inaczej na to pytanie odpowiedzieć. Ale gdybyśmy mieli zrobić jakiś średnią, ewentualnie taki basic, od czego zacząć, to my mówimy o tygodniach, miesiącach, latach, jak to wygląda.

Maciej Kowalski (33:27.664)

Jasne. Bardzo będę się starał nie mówić to zależy i zacznę może tak ja bym to podzielił na etapy bo każdy etap może być trudny może być łatwy i jeśli chodzi o takie pierwsze zrozumienie danych czyli obróbka tych danych pod narzędzie do procesu miningu pod np. MTMX no to tutaj jeśli dane są w odpowiedniej formie to to potrafi zająć nie wiem dzień jeśli są w złej no to powiedzmy

dwa tygodnie i powinno być gotowe, ale to już tak myślę w skrajnym przypadku, bo tak jak wspomniałem już do procesu miningu, żeby zacząć w ogóle naprawdę nie trzeba wiele, jakby to są trzy kolumny danych dosłownie i oczywiście im więcej damy temu narzędzie, im więcej jakichś parametrów zawrzemy, tym dostaniemy więcej informacji, tym ten model będzie bardziej rozbudowany.

Tomek (34:37.81)

Maciek, a powiedz mi jest w ogóle sens zrobienie czegoś takiego… to w ogóle w proces miningu może mieć miejsce? Załóżmy pierwszą wersję, iterację drugiego, że dochodzimy do doskonałości projektu, czy to jest bezcelowe, bo tracimy jakoś pieniądze i lepiej już od razu zrobić to od początku do końca. Więc czasami to jest tak, że nie wiem, w 20 % czasu zrobimy 80 % poprawy, nie? A później w 80 % czasu trzeba dokręcać te 20%. Jak to wygląda w proces miningu? Czy to ma sens? Takie podejście iteracyjne, czy lepiej, czy to już zasadniczo trzeba zrobić po prostu od razu do tego świętego gralu?

Maciej Kowalski (35:03.696)

Pierwsze co mi się nasuwa to to, że właśnie to zrozumienie happy path często może się zmienić w trakcie wdrażania tego procesu, że może się okazać, na przykład, no purczę, no nie przeskoczymy niektórych etapów, niech będzie, niech ten happy path będzie trochę bardziej skomplikowany niż my sobie zdefiniowaliśmy na początku, więc to można już uznać za jakąś iterację. A jeśli chodzi o to wdrożenie, to myślę, że rzeczywiście dość strafne jest sformułowanie, że że już sam początek daje nam bardzo dużo, że już nawet te pierwsze, jak powiedziałaś 20%, da nam po prostu bardzo dużo informacji i to jest taki, ja bym to może na przykładzie opowiedział, jeśli chodzi powiedzmy o niech będą te zamówienia i zobaczymy na bazie analizy procesu zamówień, że powiedzmy gdzieś

jakiś etap nam zajmuje strasznie dużo czasu i po prostu tracimy na tym pieniądze. Jeśli teraz wdrożymy w tym modelu jeszcze parametry typu dostawca albo jakiś handlowiec, jakiś kontrahent, coś w stylu, to wiadomo, to jest już jakby dodanie do modelu czegoś nowego, więc troszkę czasu zajmuje, ale dostaniemy takie bardziej granularne informacje i być może dochodzimy do czegoś.

co pozwoli nam już działać tak bardzo punktowo, bo może cały proces w 80 procentach działa dobrze, a być może te 20 procent jest czymś nad czym warto popracować, więc rzeczywiście więcej informacji daje nam więcej, no cóż więcej informacji, ale już samo to same te nawet te trzy kolumny, których tak wspominam, to to już jest bardzo dużo.

Tomek (37:00.722)

To też jest jeden z elementów, które często słyszę u swoich klientów, bo klient często mówi do tej pory, a my nie mamy w ogóle mapy procesów. My w ogóle nie mamy czegoś takiego i nie mierzymy procesów. Jak podejść do takiego klienta? Czy tutaj trzeba wykonać jeszcze tą całą, całą, wcześniejszą pracę, czyli najpierw stworzenie procesów, opisanie ich i w ogóle, czy możemy takiemu klientowi też już pomóc?

Maciej Kowalski (37:21.038)

jak najbardziej możemy pomóc. Nawet w jakimś stopniu jest to bardziej komfortowa sytuacja, bo nie zaczynamy od takiego błędnego zrozumienia, tylko zaczynamy z czystą kartą i możemy powiedzieć klientowi wówczas, że de facto, jeśli nie masz zrozumienia tego procesu, to my pozwolimy Ci go zrozumieć. I dane, które mamy, pozwolą nam wypracować ścieżkę tego procesu, która jest najczęstsza odnoli, które czasem się dzieją i potem na tej podstawie będziemy w stanie, w sensie klient, bo osoba, która już jest decyzyjna będzie w stanie powiedzieć no dobra, czyli to rzeczywiście wygląda tak, czasem wygląda w ten sposób, ale jakby to jest ten proces, to są jego etapy, to się dzieje i to z samych danych czy z tych danych nawet bez mapy procesów jesteśmy spokojnie w stanie wyciąć.

Tomek (38:29.106)

OK, a to jakbyśmy musieli się na chwilę postawić po stronie klienta i wejść w jego buty mówiąc kolokwialnie no to… Jak klient może mierzyć, jakim kryterium może mierzyć sukces projektu wdrożenia procesu mining? Jakby co to znaczy, że został dobrze wdrożony? No oczywiście w pierwszej kolejności nasuwa się wprost, no… człowieku no…

kosztuje ci to mniej, tak? to, się wydaje najbardziej oczywiste, czyli krótko i długoterminowa oszczędność, skrótce czasu i tego typu rzeczy. A jak byśmy patrzyli na całą firmę, jak to mniej więcej wygląda?

Maciej Kowalski (38:55.086)

Na początek może powiem, że process mining nie jest narzędziem, które wykona robotę za osoby biznesowe. Process mining da nam informacje, wskaże nam właśnie wąskie gardła i jakieś takie parametry, które wpływają na wydłużenie powiedzmy czasu procesu. Więc decyzyjność i tak jest po stronie klienta.

i to co firma z tym zrobi to już jest po stronie klienta. Ale sukcesem jest wówczas, no właśnie, to od czego zaczęliśmy, zrozumienie, zrozumienie, że coś ma miejsce, że ten proces może zająć dłużej, jeżeli zadzieje się to, to i to. I to oczywiście ciągnie za sobą oszczędności, jakby jeśli klient ma zrozumienie, to może zacząć działać. I jeśli klient wie, gdzie…

spojrzeć, gdzie wdrożyć jakieś zmiany, to uważam za sukces projektu, bo to ciągnie za sobą zmiany i krótkofalowo i długofalowo, co jest ważne. To jest to, o czym powiedziałaś, ten proces mining jest w stanie bardzo szybko generować duże oszczędności i to zrobimy raz, sensie raz przeanalizujemy proces, zobaczymy gdzie coś się dzieje źle i potem już na tym pozostańmy. i pozostałem na tym przez lata, bo już wiemy, co robić po prostu.

Tomek (40:33.778)

No to krótko mówiąc po raz kolejny pojawia się słuszne zdanie, że dopóki czegoś nie zmierzymy to nie możemy tego poprawić. I tutaj jest jedno z kolejnych pytań. No w ogóle jak my to ogóle mierzymy? Czy są jakieś techniki analityczne, wręcz jakby takie bym powiedział dedykowane do procesu miningu? Czy jakieś takie skuteczne metody, nie wiem, jakieś metody regresji, różnego rodzaju podejście, tak jak wspomniałeś, matematyczne, które w sposób najbardziej efektywny wykazuje te miejsca, których jest, jak to się mówi, a of place to improvement.

Maciej Kowalski (41:07.565)

Tak, może wspomnę od razu o tych trzech kolumnach potrzebnych i co można z nich wyciągnąć, z samych tych trzech kolumn. To process mining zaczyna się od tego, że mamy numer rekordu, mamy etap procesu, jaki się zadział z tym rekordem i czas, jakiś timestamp. I potem mamy ten sam rekord, inny etap procesu, inny timestamp, a więc mamy różnicę czasu między jednym a drugim etapem procesu.

I to jest ta najważniejsza część procesu. Ile czasu coś zajęło, ile czasu coś trwało, ile czasu trzeba było od momentu złożenia zamówienia do przekazania tego zamówienia na magazyn na przykład i od tego wychodzimy i to już jest ogromna informacja, możemy, bo ja to teraz opowiedziałem na jednym przypadku, ale wyobraźmy sobie firmę, która takich zamówień ma tysiące, setki tysięcy, miliony, no to już ten zbiór danych jest ogromny i już widzimy jakąś.

pewną taką powtarzalność, schemat tego, ile czasu coś zajmuje średnio. I to już jest coś, co dla osoby zajmującej się procesami w tej firmie może stanowić ogromną informację. I co więcej, tutaj na tym etapie też już dostajemy te odnogi naszego procesu.

Tomek (42:36.722)

Ostatnio nawet dostałem takie pytania, a teraz jak rozmawiam z Tobą, to mi się to dosyć dobrze złożyło, że można sobie wyobrazić sytuację, w której proces działa zgodnie z wszystkimi procedurami, ale tylko w odpowiednich sezonach. Bo dostaną pytanie od człowieka, a propos wpływu sezonowości na procesy w firmie. I to co Ty mówisz, to jest wprost proporcjonalne.

Maciej Kowalski (43:00.973)

Tak, oczywiście.

Tomek (43:04.85)

do obciążenia danego procesu, znaczy w procesie opracowalni obciążenie danego procesu może wpływać na jego odstępstwa. Czyli ten duży zbiór danych, stampy czasowe i jeżeli jeszcze będziemy mieli ten oprócz tego, że mamy duży zbiór danych jeżeli chodzi o ilość procesów lub stage procesów, to jeszcze jeżeli mamy duży zakres historyczny

Maciej Kowalski (43:24.016)

Oczywiście, tak. tutaj jakby to jest kolejna informacja jaką możemy z tego wyciągnąć, że może coś się zmienia właśnie na przykład sezonowo.

Tomek (43:27.602)

to może się okazać, że proces wymaga modyfikacji w ramach trendów, ramach sezonowości, w ramach linii produktowych i czegokolwiek.

Maciej Kowalski (43:35.723)

Może nie wiem, no już nawet sprzedaż internetowe. Pewne produkty lepiej się sprzedają tutaj, lepiej tutaj. Niektóre może na przykład są częściej reklamowane w sezonie, może poza sezon. To jest już dodatkowy poziom informacji, jaki możemy wyciągnąć z tego procesu.

Tomek (44:05.202)

No okej.

Mam nadzieję, że dla naszych słuchaczy to o czym mówimy jest równie ciekawe jak dla mnie bo ja akurat zawsze jestem fanem takiego typowo biznesowego podejścia bo pomimo tego, jest to narzędzie ktoś by powiedział no czysto informatyczne to jednak jego wykorzystanie jest czysto biznesowe. Znaczy mogę sobie wyobrazić, że proces mining może dotyczyć nie biznesowych kwestii może dotyczyć nie wiem, logów serwerowych, z jednej bazy do drugiej jakichś procesów przełączania

Maciej Kowalski (44:16.011)

Dokładnie. Powiem ci więcej, możesz sobie zoptymalizować swój poranek, przeanalizować przez dwa tygodnie co robisz rano, o której wstajesz, czy np. włączasz drzemkę czy nie, ile ci to zajmuje, żeby w ogóle umyć zęby, wyjść z psem, zrobić sobie śniadanie, wyprawić dzieci do przedszkola itd. I potem dostajesz informacje z takiego zbioru powiedzmy tych 14 dni, 2 tygodni czy tam ile będziemy to badać.

Tomek (44:36.308)

danych z serwerów do chmury, cokolwiek. Jestem sobie w stanie wyobrazić, że można optymalizować dosłownie każdy proces.

Maciej Kowalski (45:02.891)

że na przykład zazwyczaj twój poranek zajmuje ci 40 minut, ale jeśli zadzieje się, nie wiem, dziecko nie chce wstać z łóżka, to już nagle przeciąga się do godziny. I to jest taka czysto życiowa sytuacja, czysto życiowy case. Proces jak każdy inny, dokładnie, dokładnie. Także nawet myślimy cały czas oczywiście o biznesie, bo tutaj jest pewna jakaś oszczędność, tutaj pieniężna, ale możemy też myśleć o swoim życiu prywatnym, o oszczędności po prostu zasobu jakim jest czas.

Tomek (45:47.026)

To było jak ten słynny kawale o kasztanach o 23.30, że dzwonisz do nauczyciela i pytasz się co on robią, wie pan, która jest godzina, a pan wie, bo ja właśnie z moimi dziećmi składam chłopki z kasztanów, nie? I to jest jakby też ten case w procesie. no bo dotknąłeś bardzo ważnej rzeczy, że to jest po raz kolejny jakiś doskonały, nieładnie mówiąc, narządź,

ale na końcu dnia to ten menedżer ma podjąć decyzję czy to jest warte zoptymalizowania czy nie, bo to że my wykażemy w procesie, że to jest element, który należy zoptymalizować to jest jakby jedna Potem może nastąpić pewnego rodzaju automatyzacja. Pewnie część tych automatyzacji można zrobić w kliku, do pewnej części pewnie. Trzeba będzie użyć zewnętrzne narzędzia, bo to nie zawsze polega na jakiś tylko optymalizacja, ale zasadniczo musimy trafić na firmę, która

jest otwarta do tego, zrobić te zmiany. Ma lidera tego procesu, ma otwartego na zmianę, poprawienie, bo ta zmiana ma prowadzić do poprawienia. Ale teraz w pierwszej kolejności ten menedżer musi podjąć tę decyzję. I teraz jak interpretować te wyniki analiz procesu miningu? Bo ktoś dostanie…

Najlepiej w warstwie graficznej, bo to jest chyba najbardziej czytelne. Zresztą my cały czas propagujemy ze względu na to, że klik jest doskonałym narzędziem graficznym, więc jakby to permanentnie nic się nie zmienia. Z tej strony zawsze sugerujemy, że wsparcie analiz grafikom ułatwia interpretację, ułatwia dostrzeżenie właśnie tych takich elementów niecharakterystycznych. Więc jak interpretować takie wyniki?

Maciej Kowalski (47:22.825)

I tutaj jest ważna, znaczy pojawia się coraz większa potrzeba takiej granularności tych danych, no bo jakby wchodząc w taki dashboard my widzimy globalną informację o tym, że średnio proces zajmuje 23 godziny. No i ok, może jakiegoś KPI dzięki temu spełniamy, bo postawiliśmy sobie, że wszystko ma trwać mniej niż dobę, no ale…

już można się zacząć zastanawiać czy da się lepiej, bo może rzeczywiście KPI jest spełniony, ale potem jak sobie przeklinamy i przefiltrujemy na warianty procesu, które zajęły więcej to się okazuje, że niby jest ok ogólnie, ale mamy na przykład połowę przypadków, które są 20 godzin powiedzmy, a połowę która już na przykład przekracza 30.

No dobra, tam średnia się nie zgadza, ale wiadomo o co chodzi. Niech będzie 27. I wtedy już zaczyna się takie naturalne pytanie, dlaczego te trwają te 7 godzin więcej niż te? Jakby co się zadziało? Być może na przykład, nie wiem, za te przypadki jest odpowiedzialny konkretny dostawca.

Tomek (48:33.426)

Załóżmy, że 27, no żeby nam się łatwiej osiągnęło.

Maciej Kowalski (48:46.313)

i powiedzmy dostajemy tutaj już informacje, że ten dostawca potrzebuje kilka godzin więcej, żeby dostarczyć pewien produkt dany.

Tomek (49:06.321)

Ta historia o której Ty mówisz to jest moja historia pewnie sprzed 20 lat, ale miałem kiedyś takiego klienta, który sprawdzał ilość detergentu na metr kwadratowy, zajmował się utrzymywaniem czystości na dużych powierzchniach handlowych. I każdy kierownik był odpowiedzialny za kilka ośrodków.

nimi tam zarządzał i nagle się okazało, że u jednego kierownika w jednym regionie teraz już nie pamiętam co i jak, więc nie będę tam malował trawę na zielono ale załóżmy, że z jednego litra detergentu byli w stanie umyć 600 m2 a u drugiego kierownika tych obiektów dosłownie korzystając z tego samego detergentu tutaj jeszcze tego nie wiedzieliśmy byli w stanie zrobić 150

No to się zasadniczo od razu było znaczne odchylenie, bo praktycznie kilkukrotny koszt konserwacji tej powierzchni. No i co się okazało? No pierwsze myślenie było takie, no dobra, koleś, no za przeproszeniem, skręca firmę i sprzedaje na Allegro, A się okazało, że wręcz przeciwnie. Dostawca, który dostarcza te detergenty w dużych pojemnikach, a nie w oryginalnych pojemnikach, tylko w dużych pojemnikach, po prostu go rozcieńczał w tym miejscu. właśnie to dane, to sprawdzenie tego dopiero dało możliwość podjęcia właściwych wniosków. bo można było bardzo szybko zweryfikować, to w jednym jedynym miejscu był inny dostawca.

Maciej Kowalski (50:30.024)

Mhm, dokładnie, Dokładnie tak, dokładnie tak i możemy już tak powiem konkretnie o mpmX, którym się zajmuję, możemy na przykład w naszym modelu wskazać konkretne powiedzmy kolumny danych i niech to będzie właśnie dostawca, nie wiem typ produktu, jakaś kategoria i wskazać je jako potencjalne źródła jakichś odchyleń i.

Tomek (50:40.498)

I jakby, no potem coraz głębiej, coraz głębiej do tego dochodząc. Ale tak jak powiedziałeś, no odchylenia od wzorca to jest najlepszy moment na to, żeby zobaczyć co można zoptymalizować.

Maciej Kowalski (51:09.256)

Bazując na tego typu danych już jesteśmy potem w stanie, nasz model, nasze narzędzie jest w stanie powiedzieć, wiesz co chyba masz rację, bo jeśli producent to jest firma E-Series Z, to rzeczywiście oni mają średnio 3 godziny dłuższy czas wszystkich procesów, w których uczestniczą. I to jest tego typu informacja. I stąd już rzeczywiście, tak jak powiedziałeś, osoba decyzyjna może działać.

Tomek (51:48.21)

Dobra, to jakby jeszcze taki element, który też się czasami pojawia z pytań u klientów. Nie wiem, czy stosujecie takie metody jak wiem, Process Discovery albo jakiś taki element, który ma sprawdzić po stronie klienta jak to mniej więcej wygląda. No bo ja sobie jestem w stanie wyobrazić, że u nas MPMX ma bardzo dużo zaszytych takich metod, które po prostu możemy używać jak z pudełka. Ale jak to mniej więcej wygląda na wdrożeniu?

Maciej Kowalski (52:08.808)

Rzeczywiście to jest, i to może właśnie tutaj najważniejszy jest ten pierwszy etap, to o czym mówiłem, czyli takie zrozumienie procesu, bo jeśli klient przychodzi do nas i mówi, no ja bym chciał zoptymalizować ten proces, no to fajnie, ale dobrze byłoby usłyszeć coś więcej, być może ma jakieś podejrzenia, że któryś etap jest jakiś newralgiczny, być może jest za mało rozbudowany, bo de facto zajmuje, tam są jakieś trzy pod etapy ukryte.

i ten poziom zrozumienia pozwoli nam potem rzeczywiście działać. I to jest coś, co pozwala nam to process discovery osiągnąć, czyli takie mapowanie tego, co rzeczywiście się dzieje i potem już na bazie tego decydujemy, co z tym zrobić. I tutaj odnóży jest mnóstwo. Pierwszą taką standardową jest właśnie ten conformance checker, o którym już wspomniałem, czyli…

porównanie zgodności z jakąś ścieżką, którą uważamy, że powinniśmy spełniać. Ale możemy też pójść właśnie w na przykład coś, co się nazywa w MPMx benchmarking, czyli porównanie różnych na przykład dostawców albo porównanie miesiąc do miesiąca. Ten sam proces tak samo powinien działać, ale okazuje się, że są pewne odchylenie. Na przykład w grudniu mamy dłuższy czas oczekiwania.

niż w styczniu. I dlaczego? Pewnie święta, ale sprawdźmy. Sprawdźmy to po prostu na danych, niech liczby nam powietą. I to jest kolejny etap. I tego typu rzeczywiście narzędzi w MPMX jest mnóstwo, ale wszystkie bazują na tym samym. Właśnie to jest ta siła MPMX, że rzeczywiście wychodzimy od tych kilku kolumn, dorzucimy jeszcze parametry, żeby to miało ręce i nogi i dawało więcej informacji.

i na tym po prostu bazujemy, informacji jakie dostajemy z tego jest masa. Więc róż wniosków i potencjalnych action pointów jest równie duży.

Tomek (54:25.01)

To jest fajne w MPMX, to może trochę takiej kuchni, ale MPMX nie jest zlicencjonowany per proces.

tylko jeżeli sobie kupisz licencję i zrobisz pierwszy proces, możesz robić drugi, piąty, dziesiąty nie ma to znaczenia to jest tylko i wyłącznie permanentny i jeszcze większy zwrot z inwestycji to nie jest tak, że zrobiłeś jeden proces, ok, zoptymalizowałeś go, chcesz zoptymalizować drugi, musisz kupić kolejną licencję tutaj masz to w ramach kompletnego rozwiązania co też powinno cieszyć naszych klientów. Jja też chciałem klientom powiedzieć, że często takie optymalizowanie procesu bez narzędzi może się źle skończyć. Już chcę powiedzieć przykład znowu, ponieważ ja już jestem mocno zaznaczony zębem czasu, to mogę opowiadać dużo historycznych zdarzeń, ale przeżyłem kiedyś coś takiego, że firma w ramach optymalizacji inwestycji kupiła narzędzie

Tomek (55:28.69)

Teraz żeby znowu nie wyciągać za dużo, ale krótko mówiąc było potrzebne robienie dziur. I do robienia dziur w drewnie wystarczyłaby wiertarka. Ale ponieważ to był taki duży projekt, dwie kupione, super zaangażowane, zaawansowane maszyny, które oprócz dziur umiały zrobić jeszcze 500 innych rzeczy. Co się okazało, czas przygotowania otworu wydłużył się wielokrotnie.

Bo o ile ten człowiek na produkcji mógł manualnie tą wiertarką bardzo szybko zapełnić ten proces cyk cyk cyk cyk i manualnie, nie manualnie wiertarką czy czymkolwiek innym, ale było to wykonane, to każdorazowe ustawienie tej maszyny zajmowało tyle czasu, że poniesiona inwestycja na maszyny, która tam pewnie była dotowana, to nieważne, ale się w żaden sposób nie przełożyła na usprawnienie procesu.

I to właśnie było takie usprawnianie procesów, jak ja to mówię, taki finger management. A jakbyśmy to sobie zmienili, to to na pewno, bo ta maszyna jest lepsza. Pewnie lepsza, bo ma szereg innych funkcjonalności i pewnie w innych miejscach produkcji będzie ją można również wykorzystać. Ale do tak elementarnego elementu procesu do jakiego miała być zastosowana i jej funkcjonalność się nie pokrywa czasochłonnością i kosztami, które trzeba ponieść. I to jest ten element, który jeżeli zastosujemy proces mining w takim ujęciu, powiedziałbym, systemowym, no to tego typu błędu nie popełnimy.

Maciej Kowalski (56:39.172)

Dokładnie, dokładnie.

Tomek (56:51.186)

Coś co musi paść jak teraz w dzisiejszych czasach w każdym podcastie. Czyli ze względu na AI, ze względu na automatyzację, która ma być wszechobecna. Jak Ty dzisiaj patrzysz na proces mining i tego typu obszary?

Maciej Kowalski (57:01.604)

Na pewno cieszę się, że to już się dzieje, bo tak jak jesteśmy w stanie przeanalizować przy pomocy mpmX cały zbiór, całą bazę procesów, całą bazę takich rekordów, to możemy sobie wyobrazić, że mamy dużą podstawę, żeby jakiś tutaj model wdrożyć, bo jest dużo danych wejściowych i rzeczywiście, jeśli jakby narzędzie mpmX może służyć

oczywiście do analizy procesów, ale tych zakończonych, ale również do patrzenia na te niezakończone. I tutaj właśnie pojawia się takie pierwsze miejsce, w którym ten proces mining i AI się stykają. No bo jeśli jakieś zamówienie jest w topu, to na podstawie danych z 30-300 tysięcy innych zamówień jesteśmy w stanie przewidzieć, co się z tym zamówieniem zadzieje najprawdopodobniej w następnym etapie.

I to już jest panel, który pokazuje nam no dobra, jakby masz tyle zakończonych procesów patrz sobie na KPI ale masz też 100 procesów, które są w toku i zobacz co się z nimi dzieje i zobacz co najprawdopodobniej zadziała się z nimi za chwilę. I już mamy informację, że o tutaj coś się zadziało złego być może trzeba się temu przyjrzeć, być może coś coś można usprawnić, bo na przykład zamówienie trafiło do anulacji, a być może nie powinno. I tego typu sytuacje, więc Wiesz, jak ja patrzę na proces mining i AI, to uważam, że jeszcze w jednym miejscu proces mining może się bardzo, bardzo dobrze przydać. To mówią wszyscy na świecie, to nie jest jakby tylko mój wytwór, jakiś tam wyobraźni na ten temat, że AI jest wrażliwy na błędy w danych. I on wprost powiela ewentualnie błędy, halucynuje i tego typu rzeczy. Proces mining i jego właściwe zrozumienie

może doprowadzić do sytuacji, mamy dobrze poukładane dane w firmie. Mamy dobre zrozumienie procesu, widzimy gdzie są te błędy, widzimy gdzie są odchylenia i szybciej możemy osiągnąć taki wysoki współczynnik trust score, gdzie dane są przygotowane pod to, żeby już się nadają do tego, żeby je używać w analizach AI. I tak samo ta automatyzacja…

Maciej Kowalski (59:17.156)

Dokładnie.

Tomek (59:40.306)

Ja to powtarzam praktycznie na co drugim podcastcie, strasznie trudno wyprzedzić dzisiaj konkurencję, bo rynek jest bardzo bardzo podobny, ludzie mają podobne usługi, podobne produkty, nie wiem, za chwilę jeden telefon od drugiego się już prawie nie różni i tak po kolei po kolei, więc to co inni robią ręcznie, musisz robić szybciej albo nie robić tego ręcznie, tylko zautomatyzować, tak? I to są te miejsca, gdzie możesz naprawdę wyprzedzić konkurencję, więc pod tym względem ja jestem głęboko przekonany, że właściwe wdrożenie procesu miningu one da też firmie zrozumienie co się tak naprawdę dzieje bo my dzisiaj wchodzimy do firmy jeszcze gratulując oczywiście ale w tych firmach których jest wysoka marża oni na bardzo wiele rzeczy przymykają oczy bo po prostu i tak idzie i tak idzie a gdyby to już w tym etapie zoptymalizować to

Maciej Kowalski (01:00:18.883)

No. To.

Tomek (01:00:32.594)

będzie albo tylko lepiej, albo przynajmniej nie dotkną tego miejsca, które by ich dzisiaj zmobilizowało, że musimy zacząć coś zmieniać, bo się robi ciężko. To, jest później spłaszczone, tak? Więc jakby proces mining dzisiaj, pomimo tego, że polski rynek jeszcze dopiero zaczynamy to próbujemy, półtora roku ludzi ewangelizujemy, jak powinien wyglądać dobrze wdrożony proces mining i krótko mówiąc, nasze wyniki pokazują, że jest ogromne zainteresowanie tym tematem, ale jak się wchodzi do firmy, to firmy jeszcze nie do końca wiedzą co mogą z tym narzędziem zrobić, więc jakby te elementy, że my przygotujemy komuś mapę procesu, pokażemy jak on wygląda i wskażemy miejsca, które są właściwe do tego, żeby coś optymalizować, to to jest według mnie taki deal breaker, jeżeli chodzi o to co się będzie działo w najbliższych miesiącach. Ja byś ty miał powiedzieć jakie są według ciebie trendy w proces miningu dzisiaj.

Maciej Kowalski (01:01:17.507)

No jakby sam proces mining rzeczywiście może już odniosę się do polskiego rynku jest na tyle takim taką nowością, że nawet w tej bazowej wersji jest ogromnym potencjał. Ale jeśli chodzi o takie kierunki rozwoju no to ja tak mówiłem o tym trochę ale powtórzę jeszcze raz, że proces mining jest

może być wydarzone naprawdę w wielu obszarach nawet takich prywatnych i jeśli ale już spróbujmy się na tym biznesie jeśli mamy z jednej strony powiedzmy e-commerce sprzedażą to fantastyczny przykład obiekt dokumentów kolejny świetny przykład ale mało powiedziałem albo nic nie powiedziałem powiedzmy o produkcji. Produkcja również jak najbardziej jest jest takim use case’em który warto rozważyć proces i tutaj na przykład możemy zrobić coś czego w pozostałych obszarach

No tak nie do końca pasuje, czyli mając powiedzmy halę produkcyjną i zestaw 20 maszyn, które nam produkują coś, śrubki będzie, to taki, żeby śrubka była śrubką, no to musi przejść przez 8 różnych maszyn i na tej mapie naszej hali możemy w naszym narzędziu stworzyć taką, taki graf.

w sumie czyli od jakiej maszyny do jakiej maszyny to podróżuje i potem nagle się okazuje że coś idzie tak w tej i we w tej przez całą halę podróżuje zanim w ogóle dojdzie do momentu w którym w którym powinno powinno się znaleźć. Już nawet na tym etapie na takim już z lotu ptaka patrząc na to gdzie nasze produkty powstają jesteśmy w stanie wyciągnąć dodatkowe informacje.

Tomek (01:03:18.994)

To co Ty mówisz to jest doskonale zwizualizowane w takim dowcipie jak 1. dniu zatrudnili człowieka, 1. dnia miał malować tylko linie na drodze farbą. 1. dnia namalował 15 km, 2. dnia 3, a 3. dnia 1. Mówię, co się dzieje, że ty codziennie gorzej pracujesz? Ja nie pracuję gorzej tylko do wiadra mam dalej.

Maciej Kowalski (01:03:27.105)

Ha ha!

Tomek (01:03:37.33)

I teraz ta sytuacja, jak ty powiedziałaś, z wizualizowanie, że ktoś pokonuje na fabryce czy gdziekolwiek coraz większą… Zobacz, to doskonale widać na na magazynach, ścieżka zwrotów, przechodzi przez jakieś… To są rzeczy, które doskonale się nadają do optymalizacji. Ja w ogóle, jak tak się zastanawiam jakie firmy są najlepsze do optymalizacji to oczywiście oprócz wielkości która jest w jakiś sposób wymagana żeby ten proces był mocno powtarzalny to można sobie wyobrazić proces HR, proces sprzedaży, logistyki to są oczywiście pomysł sobie służby zdrowia nie widzę praktycznie obszaru na rynku który jest wolny od tego

by optymalizować w procesy. jest jakby, nie ma dzisiaj chyba, no bo oczywiście tak jak powiedziałem, można być za małym na dzień dobry na optymalizację procesów i to nie dlatego, że tej firmie nie trzeba tych procesów optymalizować tylko, że da się je zrobić w dosyć łatwy sposób, tak? Bo może być mała, maleńka firma o niskich obrotach, o bardzo skomplikowanym procesie też może tak być, ale tak jak powiedziałem brak występowania powtarzalności procesu powoduje, że ta praca nad każdym procesem będzie bardzo podobna.

Maciej Kowalski (01:04:26.352)

Tak. Tak.

Tomek (01:04:49.106)

i ilość efortu, który trzeba na to nałożyć, trzeba by to było szybko skalkulować, czy to się opłaca. Ale jeżeli mówimy o biznesie, który ma dużą ilość procesów, które wymagają multi replikacyjnych działań ludzi po drodze, to bez względu na branżę to jest to, czego oni dzisiaj potrzebują.

Maciej Kowalski (01:05:00.465)

Dokładnie tak, dokładnie tak. Zgadzam się w 100%.

Tomek (01:05:13.97)

Dziś uciekła nam godzina, nawet nie wiem kiedy. Serdecznie Ci dziękuję za poświęcony czas. Mnie osobiście rozmowa się super podobała, mnóstwo interesujących rzeczy usłyszałem. Mam nadzieję, że nasi słuchacze będą podobnie skoncentrowani jak ja. Serdecznie Ci dziękuję za wizytę w naszym online studio. No i co? No to do zobaczenia w biurze.

Maciej Kowalski (01:05:24.417)

Jasne, dziękuję ci serdecznie za zaproszenie, dziękuję wszystkim słuchaczom i do zobaczenia.