Case study Action S.A. Business Intelligence kluczem do rozwoju firmy

Sprawna analiza danych to jeden z czynników decydujących o tempie rozwoju tak dynamicznie rosnącej firmy jak Action S.A. W pierwszych latach działalności firmie wystarczały proste zestawy danych do ich analizy i raportowania. Przygotowywali je analitycy z działu controllingu, wykorzystując proste formularze dostępne z poziomu przeglądarki. 

Z czasem wolumen danych zaczął rosnąć, a ich wykorzystanie stało się coraz bardziej krytyczne w całej organizacji. Controlling musiał dostarczać raporty nie tylko na potrzeby własne, ale także innych działów. Analitycy próbowali temu zaradzić, tworząc narzędzie bazujące na MS Excel. Łączyło się ono bezpośrednio z bazą danych za pomocą zapytań SQL. Uzyskane w ten sposób dane zespół controllingu agregował w tabelach Excel. To również nie zdało egzaminu, ponieważ w Excelu bardzo trudno było wychwycić istotne szczegóły. Brakowało również scentralizowanej bazy danych, z której mogłyby korzystać działy sprzedaży oraz zakupów.  

W 2021 roku firma przeszła reorganizację i rozpoczęła okres dynamicznego rozwoju. Poszczególne zespoły nie mogły już czekać na raporty z Excela. Potrzebne było narzędzie, które pozwalałoby śledzić intrygujące zdarzenia – np. duży zakup – w czasie rzeczywistym i które pozwalałoby przeprowadzać coraz bardziej skomplikowane analizy w real time.  

Firma Action S.A. zaczęła korzystać z Qlika kilka lat temu, początkowo w ograniczonym zakresie. Koordynator optymalizacji procesów zarekomendował to rozwiązanie, jako główne narzędzie analityczne. Jednak poszczególni członkowie zespołów i działów nie od razu zaczęli korzystać z Qlika. Pionierem rozwiązania był Marcin Stępniewski, dziś odpowiada za utrzymanie i wdrożenie Qlik Sense w Action S.A. 

– Zostałem wyznaczony do korzystania z Qlika jako pierwszy, ponieważ w dziale controllingu odpowiadałem za część raportową. Zacząłem na własną rękę uczyć się jego obsługi, a budując kolejne dashboardy przekonywałem poszczególnych dyrektorów czy kierowników, żeby udostępniali mi swoje źródła danych – opowiada Marcin Stępniewski, Business Intelligence Manager w Action S.A.  

Początkowo większość danych była agregowana w jednej aplikacji Qlika – od ruchu w magazynie po opinie klientów, do tego social media i dokumenty sprzedaży. Dopiero po pewnym czasie ten agregat został podzielony na poszczególne obszary.  

Dziś każdy obszar w firmie ma swoją własną aplikację. Qlik pobiera dane z kilkunastu systemów i prezentuje aktualne wyniki w czasie rzeczywistym, zagregowane według spójnego modelu.  

– Raport, którego przygotowanie zajmowało wcześniej pół dnia roboczego, teraz można wygenerować ad hoc. – wyjaśnia Marcin Stępniewski. 

Dzięki prostej obsłudze Qlika, poszczególni członkowie zespołów, a nawet zarządu sami dostosowują interesujące ich parametry w dashboardach, nie obciążając dodatkowo analityków. W konsekwencji zapytania do działu controllingu o uszczegółowienie danych pojawiają się znacznie rzadziej – i na ogół dotyczą jedynie kwestii merytorycznych.  

Przejrzysty oraz przyjazny w obsłudze interfejs Qlika pobudza myślenie analityczne i daje pracownikom impuls do wychodzenia z nowymi pomysłami. Co więcej, użytkownicy platformy mogą samodzielnie wdrażać funkcjonalności, które są im potrzebne.  

Szczególną popularnością w Action S.A. cieszy się Qlik Alerting, czyli powiadomienia o anomaliach w firmowych danych, np. o dużych transakcjach lub niespodziewanych spadkach sprzedaży. Funkcjonalność tę wdrażają u siebie zwłaszcza menedżerowie działów. Aplikacja zrobiła się tak popularna, że jej wykorzystanie w ciągu osiemnastu miesięcy od wdrożenia wzrosło o kilkaset procent. 

Firma potwierdza, że nie ma lepszego narzędzia do self-service BI niż Qlik. Mając nawet tak skomplikowane środowisko IT jak w Action, można pozyskiwać z niego dane i agregować je w spójnym oraz przyjaznym w obsłudze środowisku, bez sztabu specjalistów.