Case study Salad Story - Przepis na personalizację dashboardu

WYZWANIE

W gastronomii typu QSR (quick service restaurant) liczą się dynamiczne reakcje i szybkie zmiany decyzji. Do tego potrzebne są aktualne dane i spójne raporty. W gastronomii w miesiąc można stracić rynek lub go podwoić, więc decydenci firmy muszą błyskawicznie wyłapywać różne sygnały i reagować na nie.

Jeszcze przed pandemią problemem w Salad Story było rozproszenie i brak spójności danych. Oprócz tego dane występowały w nadmiarze i nie wszystkie były wartościowe z punktu widzenia analityki. Narzędzia oparte na Excelu, z których spółka korzystała wcześniej, zabierały czas, generowały błędy i obciążały człowieka. Dodatkową trudnością jest to, że ważne dane sprzedażowe od partnerów biznesowych (Uber czy Wolt) spływają w różnym czasie, a każdy z nich ma inną formę prezentacji wyników.

Salad Story ma w planach otwarcie 50 nowych lokali, co oznacza jeszcze więcej danych, które trzeba gromadzić, porządkować i przetwarzać. By móc zrealizować założone cele, osoby decyzyjne potrzebują zaawansowanych narzędzi, które dadzą im dostęp do pełnych, aktualnych danych, przede wszystkim dotyczących sprzedaży.

ROZWIĄZANIE

W 2019 roku firma Salad Story zdecydowała, że potrzebny jest system, dzięki któremu będzie można zintegrować i uporządkować dane. Od początku założono, że zespół Salad Story będzie wdrażać Qlika w dużej mierze samodzielnie, ponieważ wprowadzanie modyfikacji w Qliku nie wymaga wielkiego wysiłku.
– Jest to raczej modyfikowanie zmiennych i dostosowywanie formy niż budowanie od zera – skwitował Dariusz Strojewski, dyrektor finansowy w Salad Story.

Głównymi oczekiwaniami wobec nowego rozwiązania było:

zintegrowanie danych ze wszystkich dotychczasowych systemów,
uporządkowanie dużej liczby baz danych i raportów,
zbudowanie spójnej i relacyjnej bazy danych.

Docelowo dostęp do Qlika ma otrzymać około 10 osób kluczowych z punktu widzenia funkcjonowania firmy: szefowie marketingu, finansów, HR czy szef kuchni centralnej. Przy projektowaniu dashboardu Qlika zespół Salad Story musiał więc uwzględnić potrzeby raportowe specjalistów z różnych obszarów.

Pierwszy etap wdrażania Qlika to porządkowanie baz danych i weryfikacja, które z tych danych są potrzebne. Spółka korzysta z trzech źródeł danych o sprzedaży, więc priorytetem było ustalenie, na którym z nich należy bazować. Z uwagi na to, że liczba źródeł danych i poziom ich komplikacji jest duży, Qlik nie produkuje jeszcze warstwy analitycznej. Obecnie spółka wykorzystuje go do selekcjonowania danych, żeby wyeliminować błędy. Kolejnym etapem będzie budowanie analityki oraz dashboardu w wersji graficznej.

KORZYŚCI

Pierwsze korzyści z używania Qlika pojawiły się już na etapie jego wdrożenia. W niedługim czasie po wdrożeniu firma zintegrowała dane z kilku baz. Dzięki temu powstał pierwszy dashboard, który pozwala wygenerować kilka raportów.

– Szybkość wprowadzania poprawek to jedna z najbardziej istotnych zalet Qlika. W przypadku firmy, która musi dynamicznie reagować na zmiany, ma to kluczowe znaczenie. Na przykładzie Salad Story widać, jak szybko Qlik umożliwia zintegrowanie danych z kilku różnych systemów. Błyskawiczny czas wdrożenia Qlik zawdzięcza temu, że nie wymaga budowania hurtowni danych. Umożliwia za to gromadzenie w jednym systemie danych z wielu źródeł. To niezwykle istotne w branży, w której liczy się szybkość podejmowania decyzji – mówi Dariusz Strojewski, dyrektor finansowy w Salad Story.

Dzięki wdrożeniu Qlika firma uniknęła spiętrzenia trudności w realizacji założonych celów czy utraty kontroli nad procesem sprzedaży. To zaś mogłoby uniemożliwić wyciąganie wniosków z danych, spowodować błędne szacunki kosztów i utrudnić proces decyzyjny.

Kolejną zaletą Qlika jest możliwość samodzielnego wdrożenia. System jest tak prosty w obsłudze, że pozwala korzystać ze wsparcia technicznego Data Wizards tylko w absolutnie niezbędnych przypadkach. Już teraz w Salad Story użytkownicy Qlika przygotowują sami niektóre jego elementy. Dzięki temu dokładnie wiedzą, jakie dane będą analizowane. Qlik jest mocno zorientowany na użytkownika, więc łatwo jest dostosować go do specyficznych potrzeb firmy. Jest prosty zarówno w obsłudze, jak i w modyfikacjach. Spójna oprawa graficzna raportów znacznie przyspieszy każdy proces decyzyjny.

Wdrożenie Qlika umożliwiło Salad Story weryfikację potrzeb analitycznych i zmianę spojrzenia na tworzenie narzędzi IT, z podejścia kaskadowego na zwinne.
– Im prostszego narzędzia używa się do programowania, tym lepiej. Qlik jest narzędziem lekkim, ale bardzo potężnym– podsumowuje Dariusz Strojewski.