Budżetowanie – kontrola procesu, automatyzacja i analiza realizacji

Proces budżetowania. To jest temat dzisiejszego spotkania. Na tym webinarze pokażę Wam narzędzie do okiełznania procesu budżetowania w firmie. Podzielę się swoimi najlepszymi praktykami, które sprawdzają się we wdrożeniach u moich klientów. Więc jeśli jesteś dyrektorem finansowym, kierownikiem kontrolingu główną księgową, Czy pracujesz nad optymalizacją procesu w firmie dostrzegasz niedoskonałości aktualnego procesu lub masz po prostu przeczucie że to nie musi wyglądać jak dotychczas że jest gdzieś ten lepszy świat gdzie to działa sprawniej i szybciej jesteś w odpowiednim miejscu Jak wygląda ten proces wśród firm, które postanowiły wykorzystać do niego technologię klik i móc samodzielnie ocenić, czy to narzędzie również sprawdzi się w Twoim filmie.

Gwarantuję, że znajdziesz tu Myślę co najmniej kilka rzeczy, które Ci się spodobają, bo w kilkadziesiąt następnych minut pokażę Ci nie tylko jak może wyglądać proces budżetowania, ale wyjdziesz też z tego spotkania z informacją o dostępnych funkcjonalnościach w obszarze analityki, przebiegu wdrożenia takiego systemu i z instrukcją jak najlepiej można firmę do takiej zmiany również przygotować żeby zaoszczędzić czas i środki finansowe.

Przeznaczone na ten cel. Jeśli jesteście gotowi podjąć realne kroki do poprawy tego procesu już teraz, np. zaplanować inwestycje w tym kierunku aktualnie przygotowywanym budżecie na kolejny rok, to myślę, że te treści będą dla Was wyjątkowo wartościowe. Ja nazywam się Agnieszka Cinkowska, Audit Wizard zajmuje się doradztwem i opieką nad klientami, więc zapraszam do kontaktu, czas jest cenny więc Zapraszamy.

Więc opowiem przez kilka minut tak na sucho o tym systemie a później skoczymy do aplikacji żebyście mogli samodzielnie ocenić intuicyjność i pracę w tym systemie, bo bądźmy szczerzy to jest coś, co wszyscy zawsze chcemy zobaczyć. Siebie już przedstawiłam, więc Bardzo króciutko kilka słów o firmie, czym, a w zasadzie kim jest Data Wizard.

Jesteśmy firmą która specjalizuje się w technologii Qlik Sense. Jest to myślę rzadkość na rynku, bo my stawiamy na bycie ekspertami w tej jednej technologii. I to doświadczenie kilkunastoletnie pozwoliło nam stopniowo wychodzić do klientów z coraz szerszym obszarem wsparcia, począwszy od wdrożenia przez wsparcie na zasadzie konsultacji, Z biegiem czasu i zdobywania specjalistycznego doświadczenia branżowego, również prowadziliśmy usługę doradztwa, czyli jak na podstawie znajomości danego obszaru np.

procesu budżetowania, możemy pomóc i umożliwić klientowi korzystanie z tego narzędzia, pracując wspólnie nad jego procesami wewnętrznymi. Oczywiście rozbudowany program szkoleń dla osób o każdym poziomie zaawansowania technologicznego. Te loga po prawej stronie to nie są nasi diamentowi sponsorzy, to są produkty które znajdują się w naszym portfolio, są oparte o technologię Qlik Sense, ale my dzisiaj skupimy się na Infinity Forms i Qlik Sense.

Infinity Forms czyli te formularze umożliwiają wprowadzanie i edycję danych, których owoce później można analizować w części technologii Analitycznej klika. Czym są te formularze? Jest to znakomita alternatywa dla arkuszy kalkulacyjnych, rozproszonych Exceli, zaburzonej komunikacji i możliwości wygodnej koordynacji przebiegu i statusu prac.

Też są elastyczne do pasowania w zakresie procesów wewnętrznych Również z zaawansowaną analityką i automatyzacją. Dlaczego mamy planować w Ekliksensie Na tym się teraz skupimy przede wszystkim, bo poruszanie się po tych wielu arkuszach kalkulacyjnych może być Dosłownie koszmarem mnóstwo tych plików wiele wersji tych samych danych, czy tam manualne eksportowanie Exceli z jednego systemu i obrabianie go na zewnątrz czy obawa przed tym, że ktoś przeinaczy nasz template, który przygotowaliśmy w takim Excelu, to są często sprawy które przyprawiają o ból głowy Też sprawia trudność monitorowanie statusu i badania jakości danych wprowadzanych przez użytkowników może to jakoś być kiepska i trudna później do odnalezienia źródła błędu, tym bardziej przy jednoczesnej pracy kilku użytkowników na tym samym arkuszu z tymi samymi danymi To faktycznie może być koszmarem i w momencie kiedy szukamy takiego rozwiązania które jest dedykowane do planowania, często są te rozwiązania sztywne i trudne w użyciu, bo skierowują nas na konkretne wykorzystania i dopasowanie do Swoich procesów do dostępnych modułów w tym systemie, no i przede wszystkim nie są tanie, są drogie a część analityczna o ile w ogóle jest, to pozostawia wiele do życzenia i nie ma umożliwienia połączenia z innymi obszarami w firmie gdyby się w przyszłości Tego chcieli, a system do zarządzania procesem np.

budżetowania bez analityki to taki all inclusive z widokiem na cmentarz. Więc jak możemy pomóc? Najważniejszym punktem na liście dzisiejszego spotkania jest narzędzie do którego zaraz przejdziemy którego namiastka pokazuje Wam się w tej chwili na slajdzie. Mamy indywidualnie zaprojektowane narzędzie do planowania To, które właśnie się wyświetla po prawej stronie, do którego omówienia zaraz przejdziemy dokładniej.

Jest w nim kilka naprawdę fajnych funkcjonalności jak agregacja i dystrybucja wartości, wielopoziomowa hierarchia Czy umożliwienie jednoczesnej pracy kilku użytkowników na tym samym arkuszu na przykład porównanie budżetu i prognoz czy wykonania obok siebie bardzo łatwo w kliksensie. No i piękne do tego rozwiązanie jest w elastyczności, bo może być dopasowany dokładnie do tego Tego procesu i do wszelkich niuansów w Twoim procesie dokładnie w taki sposób, jaki chcesz.

Również nadawanie personalnych uprawnień Możemy je ustalić zarówno na poziomie, jak i pionowo. Na przykład możemy ustalić, że dany projekt widzi wyłącznie kierownik projektu odpowiedzialny za niego i on będzie widział tylko swoje wiersze, a jego przełożony na przykład wszystkie projekty swojego działu dział finansowy i zarząd na przykład wszystkie projekty Wszystkich działów i również w tym systemie jest budowany workflow, czyli proces akceptacji dopóki Wprowadzona propozycja budżetu nie zostanie zaakceptowana na pewnym poziomie, będzie w dalszym ciągu edytowalna i dopiero po akceptacji nastąpi brak możliwości jej edycji, czyli zostanie ten dostęp zablokowany dla pewnej grupy użytkowników i ten workflow pójdzie dalej.

Więc wiele przydatnych funkcjonalności. Ja by jak najbardziej pomóc Wam zyskać pełną kontrolę nad tym procesem Nad poszczególnymi jego etapami, no i zwiększyć transparentność przepływu danych od źródła, czyli od osoby, która wprowadza te dane, czyli kto wprowadził te dane, jakich zmian dokonał, po samą taką analitykę, porównanie tego budżetu później na przykład analiza rachunku i strat i tak dalej.

No dobrze moi drodzy, to w takim razie nie ma na co czekać przechodzimy do projektu Aplikacji. Więc w pierwszej odsłonie tej aplikacji demonstracyjnej nie ma jeszcze formularza Infinity, ale to co możesz tutaj zobaczyć to przepływ całego procesu. To daje użytkownikom końcowym wprowadzenie do tego co mogą znaleźć w aplikacji i jak można jej używać.

Tak więc jest to również przepływ mojej prezentacji. Więc zaczniemy sobie tutaj, a następnie przejdziemy do różnych etapów planowania tego, jak Infinity może je wszystkie objąć w kliku. Jak wspominałam w prezentacji, elastyczność jest bardzo ważną rzeczą, o której należy wspomnieć i którą należy podkreślić.

Ta aplikacja zawiera różne podejścia, różne typy formularzy Dla różnych etapów planowania, ale to całkowicie od Ciebie zależy, jak chcesz to zrobić, jak objąć własne wewnętrzne procesy Możesz połączyć je jakkolwiek potrzebujesz, oczywiście z naszą pomocą lub bez niej. I zaczniemy sobie tutaj. Od zdefiniowania i modyfikacji celów dla firmy.

Na arkuszu takiej aplikacji do budżetowania możemy mieć różne edytowalne tabele. Istotne dla osób, które są dzisiaj z nami i wykorzystują już Klika. Wszystko co jest realizowane w ramach tego modułu do planowania Jest natywne dla klika w kontekście zarówno dla użytkownika końcowego, bo widzi tabelę jak w kliku tylko z edytowalnymi polami ale również dla deweloperów czy administratorów bo możesz użyć panelu właściwości do zarządzania i edycji.

Ale o tym zaraz. W tej pierwszej tabeli formularzu tego arkusza mogę zdefiniować i modyfikować Cele dla poszczególnych kwartałów w krajach firmy. Powiedzmy że chcę zaktualizować jeden z kwartałów na bardziej lukratywny. Zabraćmy sobie kilka wartości i zauważcie, że w momencie, kiedy zapisuję swoje zmiany To również bar chart po prawej stronie na dole się aktualizuje i nawet nie musiałam przeładowywać całej aplikacji, jedynie zapisałam swoją zmianę w tabeli, a system już dopasował wizualizację zaktualizowanych danych na czarcie, ale przede wszystkim zaktualizowały się również KPI To może się wydawać wręcz detaliczne natomiast myślę, że jest to bardzo sprytne rozwiązanie i mi się osobiście bardzo podoba.

I to jest właśnie piękno Infinity, że wcale nie trzeba przeładowywać całej aplikacji, żeby zobaczyć moje ręczne zmiany i ręczne modyfikacje W momencie całej aplikacji kiedy naciskamy przycisk Save, dane są automatycznie zapisywane w Data Storage i stają się dostępne dla wszystkich pozostałych uczestników, którzy pracują w tej samej aplikacji w tym samym czasie.

No i jak już mogliście zobaczyć odświeża obiekty na bieżąco na arkuszu. Co więcej, mogliście tego nie zauważyć, bo byliśmy skupieni na barczarcie, ale tutaj różnica i cel całkowity są aktualizowane zgodnie i dynamicznie z moimi zmianami jakie wprowadzam. Więc próbowaliśmy sobie jeszcze raz, zwróćmy teraz uwagę na ten cel całkowity i na różnicę, ja wprowadzę zmiany a one automatycznie są, Aktualizowane.

Więc jest to super opcja, jak można zasymulować różne scenariusze nawet bez zapisywania danych w ogóle. To jest widoczne tylko na moim ekranie, nikt inny tego nie widzi i dopiero w momencie, kiedy stwierdzę, że tak, to jest To co chcę, żeby inni widzieli, no to klikam przycisk zapisz i dane są zapisane i udostępnione pozostałym i reszta arkusza jest odpowiednio aktualizowana.

W tabeli widzimy różne pola w formularzach Infinity jest dostępne jeszcze wiele innych typów i jak powiedzieliśmy sobie wcześniej, żeby edytować formularz wystarczy jedynie kliknąć panel edytuj w prawym górnym rogu. I o ile budowanie takich formularzy Nie jest tematem dzisiejszego spotkania, to chcę pokazać Wam, jak łatwo można dodać nowe edytowalne pole w tym obiekcie.

To jest rozwiązanie dla deweloperów więc jeśli Wasze przedsiębiorstwo działa w idei posiadania samodzielnych zasobów, to taka krótka wstawka o tym, że moduł budżetowy jest bardzo intuicyjny i łatwy w obsłudze również od kuchni. Dodamy sobie jedno pole. Mamy add fields i dodamy sobie pole np. tekstowe.

Możemy zobaczyć że tutaj na końcu tabeli w momencie kiedy ja dodaję pole komentarz i chcemy też, aby taka nazwa się wyświetlała dla naszych użytkowników na końcu naszej tabeli Pokazuje się już dodatkowy obiekt i możemy z niego korzystać już wpisując wiadomość dla pozostałych. I może to być zrobione tak łatwo tak prosto.

Przechodząc dalej, kiedy zapiszę te kwartalne zaplanowane cele i są one odpowiednio przygotowane, jako menadżer chcę je zatwierdzić. Mogę po prostu je zatwierdzić klikając to pole wyboru w kolumnie Approved Jak widzicie samo wypełnienie tego pola powoduje zablokowanie edycji dla poszczególnych kwartałów tego kraju.

Workflow przeszedł na kolejny poziom akceptacji. Te osoby, które miały uprawnienia do edycji tego pola zostały już jego pozbawione. Jako menadżer możemy też odblokować taką pozycję, zdejmując potwierdzenie akceptacji i na przykład zostawiając komentarz z prośbą o wprowadzenie zmian.

Możemy taką wiadomość zostawić, również odblokowując ponownie możliwość edycji dla pozostałych osób, które będą miały uprawnienia do tego pola.

Co widzimy na drugim formularzu i ten już bardziej będzie przypominał rzeczywiste planowanie budżetu. Tutaj mamy podział dla każdego kraju produktu w okresie całego roku w podziale na miesiące. Ale to od Was oczywiście zależy, jak będziecie chcieli zdefiniować swoją strukturę. Znowu mogę wprowadzić tutaj zmiany wpisując do poszczególnej komórki wartość i zapisując swoje zmiany.

W tym momencie one są już dostępne dla wszystkich ludzi pracujących z tymi danymi. I często zadawane pytanie na tym etapie prezentacji brzmi czy można kopiować wartości z pliku Excel. Rekomenduję nie korzystać z plików Excel, ale mimo to ta odpowiedź brzmi tak można. Jak widzicie ja sobie tutaj przygotowałam takie dane, możemy je zaznaczyć zaznaczyć nawet cały obszar, kopiujemy i możemy spróbować je wkleić w tym miejscu na przykład I wszystkie komórki jakie zostały zmodyfikowane, ale jeszcze nie zapisane, mają tutaj taki wizualny wskaźnik, taką czarną kropkę i dzięki temu widzę, które zostały zmodyfikowane i jeśli to jest faktycznie to, co chcę mieć zapisane, znowu naciskam przycisk zmodyfikować Więc jeśli chcecie wprowadzić centralne zarządzanie tym procesem wiecie, że firma tego potrzebuje żeby rosnąć, ale obawiacie się, że wiele osób już tak mocno siedzi w Excelu że ciężko będzie przesadzić je do takiego systemu to myślę, że kopiowanie z Excela wartości i wklejanie ich tutaj może być świetnym rozwiązaniem na takie stopniowe wprowadzenie zmian, Przyjemny transfer dla każdego.

Skoro mowa o transferze o tym etapie przejściowym i w kontekście obawy przed nowym, kolejną rzeczą ważną do zaznaczenia kiedy mówimy o praktyczności aplikacji klika jest definiowalność przycisków które widzicie tutaj na górze o arkusze Mogą one być oddefiniowane waszymi instrukcjami dla użytkowników i na przykład tutaj dołączyliśmy przycisk info, który wyjaśnia co powinien użytkownik zrobić na tym konkretnym formularzu.

I oczywiście tutaj tekst jest dowolny, mogą być tutaj zamieszczone obrazy na przykład z zaznaczonymi polami a nawet może być załączone wideo, które pokazuje krok po kroku jakie akcje użytkownik powinien wykonać Wiele ludzi ma strach obawy przed wpływem ich działań na dalsze elementy procesu Boimy się, żeby nie zepsuć czegoś żeby nie wprowadzić zmian na nieswoich liniach Poza zabezpieczeniami oczywistymi w postaci odpowiednich uprawnień dla użytkowników dodatkowo wprowadziliśmy zabezpieczenie linii Oznacza to, że jeśli jeden użytkownik pracuje na danej linii to jest ona blokowana, Dla innego aby się nie dublowali w swojej pracy.

W tym samym czasie, kiedy ja mam otwarty na przykład ten formularz i wprowadzam na nim zmiany to po lewej stronie jak widzicie, pokazuje mi się ołówek Gdyby na tym formularzu ktoś inny również rozpoczął pracę po lewej stronie będzie miał w tej chwili wyświetloną kłódkę, a komórki na całej linii Będą zablokowane do edycji i to jest to, co nazywamy współpracą w czasie rzeczywistym.

Więc kilku użytkowników pracuje nad aktualizacją tego samego zestawu danych ale nie nadpisują swojej pracy, ponieważ wiersze są blokowane W taki sposób zapobiegamy wprowadzeniu danych przez kilku użytkowników w tym samym czasie, w tej samej komórce, w konsekwencji czego mogłyby powstać konflikty danych.

I teraz uwaga, w momencie kiedy inny użytkownik skończy pracę i zapisze swoje działania w formularzu, one się same aktualizują, to znaczy, że ja jako ten drugi użytkownik nie muszę odświeżać formularza ani strony, Aby zobaczyć wartości po zmianach bardzo wygodne i bardzo praktyczne. Podsumowując możemy naprawdę pomóc pokierować użytkowników tak, żeby używali tej aplikacji bez obaw o podejmowane działania przez eksport danych do Excela, wklejanie wartości, definiowanie przycisków czy blokowanie poszczególnych linii I dodatkowo Zawsze widzę ilość ludzi pracujących na tym arkuszu z tymi samymi danymi w tym samym czasie, bo w prawym górnym rogu pokazują się ikonki symbolizujące Mnie ale też różnych innych użytkowników korzystających z tego samego arkusza.

I nie martwcie się, jeśli ta liczba przekracza 5 użytkowników to pojawiają się tylko numerki nie będzie rzędu ikonkowych żołnierzy ustawionych w kolejce. I w momencie kiedy najeżdżamy na taką ikonkę myszką, możemy dokładnie zobaczyć kto pracuje na tych danych I to jest kolejny aspekt współpracy w czasie rzeczywistym.

Ok, więc było budżetowanie w prostej tabeli, więc teraz pozwólcie mi przeskoczyć na inny formularz bo to jest bardzo ważne żeby o tym wspomnieć niezależnie od biznes case’u w jakim chcecie wykorzystać Planowania. W formularzach Infinity możemy użyć podejścia gdzie predefiniujemy dane i możemy to zrobić czy to dla produktów czy to np.

dla metody i uzupełnić dane poza tylko kilkoma komórkami i np. te komórki możemy dalej aktualnie manualnie aktualizować. Więc załóżmy że bardzo chcę oczyścić wszystkie te wartości Klikamy w to miejsce, następnie tę ikonkę i widzimy że zastosowało do wszystkich. Niektóre z tych pól jak widzicie, nie zostały oczyszczone.

Je mogę oczyścić manualnie zaraz się dowiemy dlaczego. No i w tym momencie, po zapisaniu Zarówno wykres jak i KPI są zaktualizowane znowu bez przeładowania całej aplikacji. No i teraz, kiedy sobie powiem że chcę użyć danych z ubiegłego roku jako dane bazowe do mojego aktualnego budżetowania, robię to kilkoma kliknięciami i tak samo jak robiłam wcześniej, klikamy listę tym razem wybieramy last year, klikamy w ikonkę, I zastosuj do wszystkich i teraz możemy dowolnie modyfikować poszczególne wartości poszczególne komórki

Zapisz. Możemy też z powrotem oczyścić te komórki dla wszystkich, aby uzyskać wartości tylko dla moich ręcznie wprowadzonych danych i widzieć jakie modyfikacje zostały wprowadzone na budżecie z roku ubiegłego. Co jeszcze możesz zrobić? Wprowadźmy sobie jeszcze raz dane z zeszłego roku. Zastosuj do wszystkich.

Możemy dopasować dane według dowolnego współczynnika. I może to być wprowadzone w bardzo łatwy sposób za pomocą definiowalnych przycisków. Na przykład zmiana współczynnika wzrostu dopasowanego suwakiem. I kiedy nacisnę tutaj Apply, Wula, to jest mój plan. Szybko prawda? Idziemy dalej. Tabela przystawna To jest to, czym formularze Infinity są.

Myślę, że to bardzo dobrze opisuje, bo tabela przystawna w Qliku jest dokładnie tym, czego używasz i jeśli chcesz mieć automatycznie zdefiniowaną hierarchię no i oczywiście jeśli chcesz edytować jakieś dane w swojej tabeli przystawnej, możesz oczekiwać że powiązane komórki również zostaną zaktualizowane I jak teraz widzicie możemy wprowadzić je globalnie dla całej linii wprowadzając edycję w tym miejscu Widzimy że po rozszerzeniu one zostały wszystkie zmodyfikowane, ale możemy je również wprowadzić w pionie dla poszczególnego kraju czy dla całości wszystkich krajów.

I teraz ponownie uwaga Bazując na parametrach, bazując na przyjętej metodzie kalkulacji, którą możemy zdefiniować w panelu właściwości, jest zaaplikowana odpowiednia metoda dystrybucji To znaczy, że kiedy wprowadzam wartość czy to na najniższym poziomie hierarchii, czy w środkowym poziomie, czy nawet na najwyższym poziomie hierarchii, to mechanizm zawarty w tym narzędziu rozdystrybuje te wartości odpowiednio w dół lub je zagreguje do góry.

Bardzo fajna przydatna funkcjonalność. I teraz tak, jeśli chcesz żeby puste komórki były ignorowane, można to dostosować. Jeśli chcesz Żeby puste komórki były wypełnione automatycznie wartościami, możesz to dostosować. Różne metody przeliczeń, również można to dostosować. Pokażę Wam, żebyście zobaczyli jak łatwe to jest.

Jesteśmy w tej chwili w panelu właściwości i tutaj możemy wybrać z dostępnych

Z dostępnych metod agregacji Czyli jak sumy są liczone automatycznie no i metodę dystrybucji, czyli to, co się dzieje kiedy dodaję sumę i połączone komórki są automatycznie wypełnione. Więc flat używamy wtedy, kiedy chcemy użyć tej samej wartości dla wszystkich komórek, proporcjonalnie używamy, kiedy chcemy uwzględnić bieżące wskaźniki i zignorować puste komórki, no i dystrybucja ważona.

To, co będziecie najczęściej wykorzystywać, bo to jest to, czego użyjesz, kiedy chcesz zaaplikować wszystkie wskaźniki i logikę, która była zaaplikowana w Twoich danych z ubiegłego roku. I to tyle. Dalsze arkusze mogą zawierać na przykład porównanie różnych wersji budżetu z przychodem

Lub odpowiednie ramy czasowe. Mogą Wasze arkusze być wzbogacone o analizy np. z podziałem na produkty i ich dystrybucję do poszczególnych krajów, analizy związane z aktualnym przychodem i budżetem, produkty i aktualny przychód czy np. dane szczegółowe i co więcej, po prawej stronie Mamy obiekt czatu, w którym możemy prowadzić rozmowy z wybranymi użytkownikami aplikacji.

Oznacza to, że wystarczy oznaczyć innego użytkownika tak jak ja tutaj oznaczyłam na przykład siebie i wysłać z niego wiadomość. Czy to w formie tekstowej, ale jak widzicie może to być też wycinek z aplikacji lub możemy załączyć pliki. Na przykład w formie PDF-a czy Excela i powiadomienia o takiej wiadomości lub wszelkie alerty które możemy sobie zdefiniować będą pojawiały się w aplikacji na mailu czy w wersji Mobile.

Jakie są korzyści? Ja bym to raczej nazwała, jakie są konsekwencje czy rezultaty wprowadzenia takiego rozwiązania do firmy i wierzę, że tak samo jak u innych naszych klientów u Was również przyspieszy ten proces budżetowania, czyli skróci się czas poświęcony na niego w firmie. Możemy nawet zrobić doświadczenie przy wdrożeniu że mierzymy ile czasu zajmuje aktualny proces, a później Porównamy ten wynik po wdrożeniu.

Myślę, że to jest dobry pomysł, dobra praktyka więc jeśli ktoś byłby chętny to zapraszam do takiego wyzwania Sprawdzimy jak szybszy faktycznie ten proces się staje. Formularze Infiniti również budują przejrzystość i wzmacniają zaufanie do danych. Wszyscy są w stanie uwierzyć w ich wiarygodność, bo pochodzą od źródła Można dołączyć ścieżkę pochodzenia danych to znaczy znaleźć osobę która wprowadziła te dane lub modyfikowała historię kiedy to było, Ile czasu taka edycja zajęła i tak dalej.

Całość procesu też jest jasna dla wszystkich osób zaangażowanych to też buduje takie zaufanie do firmy i poczucie bezpieczeństwa pracowników, że wiedzą na jakim etapie jest dany proces i jakie poszczególne etapy tego procesu są. No i można też połączyć planowanie oczywiście z analityką razem i to jest bardzo potężna cecha, możliwość zintegrowania tych dwóch ze sobą Potrzeba i możliwość zrealizowania tego w kliku jest bardzo mocnym business case’em wśród firm, z którymi aktualnie współpracujemy, więc myślę, że u Was też to będzie cenna cecha i zdecydowanie pozwoli zmniejszyć Złożoność procesu a w zasadzie nie złożoność a ujarzmienie go, co doprowadzi do jego optymalizacji, no a razem z czasem zaoszczędzonym każdego z pracowników zaangażowanych w proces również obniży proces Koszty.

No i dobrze, więc wszystko fajnie, ale jak zacząć? Ja bym zaczęła od rezerwacji zapisu na spotkanie demo. Myślę, że przy działaniach naszego marketingu jest to bardzo łatwe dla zainteresowanej osoby. Możecie nawet teraz wypełnić formularz kontaktowy i na pewno się do Was odezwiemy i zorganizujemy takie spotkanie z Wami i dla Was przede wszystkim.

Przed takim spotkaniem zapoznam się z Waszą branżą i przygotuję przykłady aplikacji Dopasowane pod to kryterium. Na tym spotkaniu nie będziemy sobie tylko omawiać aplikacji, ale zadbam o to, żebyście dostali wszystkie odpowiedzi na swoje pytania i odpowiednie doradztwo dotyczące Waszego przypadku wykorzystania.

Na takim spotkaniu najlepiej żeby było ono jak najbardziej merytoryczne, więc jak możecie się do niego przygotować? Zadam takie pytania podczas tego pierwszego spotkania Co Was skłoniło do poszukiwania takiego rozwiązania? Co jest przyczyną Chciałabym poznać genezę Czy być może aktualny proces nie funkcjonuje, ma pewne braki czy powodem jest duży wzrost, duża ilość osób, Biorących udział w tym procesie, czy pracujecie aktualnie na Excelach, czy być może wykorzystujecie już jakiś system, jakie są pozostałe systemy źródłowe.

To jest dla nas informacja istotna pod kątem podłączenia w dalszym etapie analityki również do tego procesu budżetowania, tak żebyśmy wiedzieli jakie systemy źródłowe, które posiadają dane istotne dla tego procesu wykorzystujecie Jaka jest nasza możliwość podłączenia się do tych źródeł danych czy to będzie przez konektory, czy przez API i mniej więcej oszczędzowanie ile czasu podłączenie do tych źródeł danych nam zajmie.

Chciałabym też zapytać jak wygląda aktualny proces w bardzo ogólnym etapie I ile osób bierze udziału w tym procesie budżetowania. To są pytania które pomogą nam oszacować pracochłonność w projekcie, a wam pozwolą wyjść z tego spotkania mniej więcej z informacją zwrotną jakiego czasu możecie się spodziewać po wdrożeniu, no i oczywiście jakich I ostatnim pytaniem ale równie istotnym jest, kiedy Wy u siebie w firmie rozpoczynacie ten proces budżetowy tak, żebyśmy mogli sobie rozplanować harmonogram tych prac i odpowiednio wcześniej zaplanować Waszą pracę Wasze zespoły Które miałyby brać udział w realizacji takiego projektu ale również po naszej stronie, żeby jak najbardziej zaoptymalizować pracę naszego zespołu, tak żeby byli dla Was dostępni żebyśmy mogli w odpowiednim czasie dostarczyć Wam gotowe Na kolejnym etapie po podpisaniu dokumentu NDA, będziemy wymagali takiej mapy procesów.

One mają różne formy w różnych firmach to jest pełna dowolność, ale w takiej mapie procesów powinien się znaleźć proces od początku do końca ze wszystkimi etapami ale co najważniejsze samemu Z plikami źródłowymi z systemami źródłowymi i poszczególnymi arkuszami, które biorą udział na danym etapie, które są istotne na poszczególnych etapach i również lista osób zaangażowanych tak żebyśmy wiedzieli jakie osoby Są przedstawicielami których grup, ile formularzy trzeba będzie przygotować i z jakimi uprawnieniami, jakie uprawnienia powinny poszczególne osoby posiadać.

Teraz, żeby Wam dać jakiś benchmark, informacje do której moglibyście się odnieść, żeby samodzielnie już oszacować, ile czasu to zajmie, mogłoby zająć w Waszej firmie, to tak jak wspominałam na początku, jest również ten etap doradztwa i on często jest wynikiem Tego poprzedniego etapu czyli tej mapy procesów gdzie na etapie realizacji tej mapy dla nas Klient się orientuje że być może ten jego proces jest nie do końca kompletny, że jest dużo wyjątków które nie wiedzą jak połączyć i na tym etapie aby dostarczyć Wam jak najlepiej działające narzędzie i móc maksymalnie wykorzystać te inwestycje którą klient chce ponieść w związku z wdrożeniem takiego systemu Ten etap doradztwa.

Czyli w tym momencie kiedy pojawiają się problemy na tym etapie dochodzi doradztwo w postaci naszego konsultanta, który pomaga Wam w stworzeniu takiego procesu tak żeby jak najlepiej móc go odwzorować później w formularzach Infinity i w Qlik Sense. Więc Jeżeli chcielibyście ograniczyć koszty czy przyspieszyć czas, co jedno wynika z drugiego to możecie odrobić dobrze tę lekcję z drugiego etapu tak aby jak najbardziej zminimalizować ten etap doradztwa i wtedy my skupiamy się wyłącznie na tym Samym wdrożeniu.

Więc benchmark, który Wam podaję, to klient który wykorzystał zarówno doradztwo, ponieważ na tym etapie okazało się, że ten proces nie jest kompletny, razem z wdrożeniem. Jego proces budżetowy dotyczył około 40 osób, które były zaangażowane i tutaj prace zajęły 3 miesiące takiej intensywnej pracy zarówno po stronie klienta jak i naszej, więc jeżeli Chcielibyście ograniczyć ten pierwszy etap, macie mniej lub więcej osób, no to możecie Adekwatnie oszacować ile mniej więcej czasu zajmie to w Waszych firmach.

Więc zapraszam na takie spotkanie indywidualne, natomiast jeżeli ktoś z Was chciałby jeszcze przetestować taką aplikację bo tak jak w tej chwili Wam wyświetlam, my się skupiliśmy dzisiaj na planowaniu związanym z finansami natomiast możemy pójść O krok dalej, jeszcze w samym obszarze finansów możemy również skupić się na planowaniu sprzedaży.

W formularzach Infiniti też jest możliwość tworzenia modeli scenariuszy biznesowych, na przykład analiz co jeśli, czyli takich symulacji scenariuszy Czy np. w kontekście planowania kadr, planowania pensji premii szkoleń itd. Więc jeśli ktoś z Was chciałby aplikację tę, którą dzisiaj pokazałam lub którąś dotyczącą tych obszarów przejść przez nią wspólnie na żywo w takim kameralnym gronie, w kameralnych okolicznościach przy kawie i ciastku Wspólnie przedyskutować niuanse, wczuć się w rolę użytkownika takiego procesu wypróbować kilka różnych scenariuszy Możemy też popracować na jednym arkuszu realizując jakieś zadanie.

No to będzie do tego okazja w nowym roku, bo jeszcze nie znam daty Będziemy organizować spotkanie warsztatowe w naszym biurze w Warszawie. Zbrana grupa osób będzie mogła zadawać pytania Te lub inne aplikacje z zakresu finansów. Może zorganizujemy nawet kilka grup branżowych i zdecydujemy czy będzie to P&L, Cashflow czy jeszcze coś innego z tego obszaru, ale w odniesieniu do konkretnej np.

branży, tak żebyście nie tylko mogli obejrzeć prezentację, ale nadamy Wam samodzielne dostępy do platformy i gotowej wybranej aplikacji Żeby zweryfikować czy to narzędzie sprawdzi się w Waszych firmach, czy też nie. Myślę, że jest to świetna okazja żeby wypróbować samodzielnie system, jednocześnie mając nasz zespół pod ręką, żeby o coś zapytać.

Takie testy przed podjęciem decyzji o wdrożeniu w firmie. Zapraszam Was również do obserwowania nas, czy to na LinkedIn, czy wchodzenia na naszą stronę internetową, ponieważ w zakładce podcasty Zaraz po Nowym Roku pojawi się podcast nagrany z moją klientką, która już wdrożenie procesu budżetowania akurat tutaj kroczącego W kliksensie i w formularzach z wykorzystaniem formularzy Forms ma za sobą w którym ona opowie ze strony klienta już nie będę ja tutaj reklamowała tego produktu opowie o tym, jak wyglądał ten proces wcześniej, co takie wdrożenie zmieniło w aktualnym procesie no i o samym tym, o samym procesie wdrożenia opowie parę słów Będzie to tym bardziej wartościowy materiał dla Was, gdzie nie…

My ze strony Data Wizard będziemy o tym opowiadać a faktycznie klient o swoich doświadczeniach o swoich wyzwaniach jakie również taki proces posiadał. Także gorąco zapraszam dla tych osób, które nie są jeszcze zdecydowane na Spotkanie z nami a chciałyby poznać doświadczenie innych klientów bo się jeszcze wahają, to zachęcam do obejrzenia takiego podcastu Już po nowym roku powinien pojawić się na naszej stronie.

A pozostałe osoby, jeżeli macie pytania do tego webinaru związanego z procesem budżetowania i planowania tego budżetu w formularzach Infinity, czy poszczególnych innych obszarów Których planowanie możemy wykorzystać, to zachęcam do kontaktu, możecie napisać zadzwonić, na pewno się do Was odezwiemy i na pewno Wam pomogę.

Za dzisiaj Wam bardzo dziękuję i życzę Wam przemiłego dnia dzięki za ten czas spędzony razem. Cześć!