Autor: Michał Santus
10 września 2020

Czym różni się ERP od BI? Kiedy wdrażać BI?

ERP – Enterprise Resource Planning – Planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System z modułami: księgowym, finansowym, logistycznym, kadrowym itd.

BI – Business Intelligence – Przekształcanie danych w informacje. System do analizy danych i raportowania, wspomaga podejmowanie decyzji.

Z tym, że systemy ERP nie pozwalają na wygodną i szybką analizę danych należy się w dzisiejszym świecie pogodzić. Nie ma ERP, który byłby świetny do zarządzania przedsiębiorstwem i świetny do analizy danych. Owszem, niektóre ERP mogą być uruchomione na bazach danych in-memory – dzięki czemu ekstrakcja danych znacznie przyspiesza – ale już analiza tych danych (zestawienia przekrojów i miar, zmiana szczegółowości itp) nie należy do najwygodniejszych. Dzieje się tak z kilku względów, między innymi dlatego, że systemy ERP mają interfejs zaprojektowany pod kątem wprowadzania danych, a nie wygody ich analizy lub dlatego, że nie dają możliwości łączenia danych z wielu źródeł. Z biegiem czasu wykształciły się systemy wyspecjalizowane w raportowaniu – Business Intelligence.

Czym różni się ERP od BI

Wytłumaczeniem powodów różnic między ERP i BI jest to, że systemy ERP służą do procesowania dużej liczby małych transakcji równocześnie, a systemy BI służą do procesowania mniejszej liczby dużych odczytów na raz. Systemy ERP są zoptymalizowane do wielu równoległych zapisów i odczytów przy dbałości o spójność danych i kolejność zapisów. Systemy BI są zoptymalizowane pod kątem czytania i agregowania danych.

Różnice między ERP a Business Intelligence

W związku z powyższym, system ERP nigdy nie będzie wystarczającym systemem raportowym (tak samo jak system BI nie będzie najlepszym rozwiązaniem budżetowania czy planowania produkcji).

Tabela. Zestawienie różnic między ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) i BI (Business Intelligence).

ERP

Business Intelligence
Wiele małych transakcji w tym samym czasie. Mniej zapytań w tym samym czasie ale na większym zbiorze danych.
Wiele (setki) tabel ze znormalizowanymi danymi (czyli np. tabela pozycji faktur osobno z tabelą nagłówków faktur). Dowolność modelowania danych. W niektórych BI wyłącznie tabele płaskie (czyli nagłówki faktur razem z pozycjami). W Qlik Sense możliwość odtworzenia modelu danych ERP 1:1.
Duża redundancja danych (czyli te same dane w wielu miejscach). Analiza danych w systemie BI nie wpływa na ERP (z wyjątkiem niezalecanych sytuacji, jak podłączenie do bazy ERP na żywo).
Ryzyko spowolnienia lub wręcz zatrzymania ERP w całej firmie w wyniku skomplikowanego zapytania raportowego. Łatwość wersjonowania danych poprzez użycie data warehouse (dla PowerBI, Tableau czy Qlik Sense) lub poprzez repozytorium danych w BI (możliwe w Qlik Sense).
Standardowe raporty najczęściej pokazują wyniki według aktualnych wartości danego wymiaru – np. według aktualnej nazwy produktu. Brak możliwości lub utrudnione wygenerowanie raportu z historycznymi wartościami. Przydatne np. do wygodnej i szybkiej analizy stanów magazynowych – dzięki “zrzutom” stanu na każdy dzień.
Brak możliwości dołączenia zewnętrznych danych spoza ERP. Możliwość łączenia wielu źródeł danych, na przykład sprzedaży z aktywnościami marketingowymi.
Dobre narzędzie do budżetowania, ze względu na integrację z MPK oraz wbudowany workflow. Może wczytać dane budżetowe i wyświetlać KPI ich wykonania. Nie jest odpowiednie do procesu budżetowania.
Brak możliwości (lub funkcjonalności znacznie ograniczone) dystrybucji raportów do użytkowników. Możliwość dystrybucji raportów do osób nie potrzebujących i nie posiadających licencji ERP (ani nawet BI).
Niestandardowe raporty każdorazowo tworzone przez programistę. Esencją Business Intelligence jest łatwość przygotowywania własnych raportów.

 
Obsługuje wiele procesów w firmie: księgowości, controlling, zarządzanie magazynem, logistyka, planowanie produkcji, kadry i płace. Skupia się wyłącznie na raportowaniu i analizie danych.

 

Integracja systemów ERP i BI

Większość narzędzi BI swobodnie łączy się do danych źródłowych dowolnego systemu ERP. Przykładowo dla SAP używane są dedykowane Connectory (czytaj wpis “Uwolnić dane z SAP”), dla systemów ERP zbudowanych na bazie Oracle będą to sterowniki Oracle. Do baz danych wielu innych systemów ERP podłączymy się po prostu dostarczonymi przez producenta sterownikami ODBC lub OLE DB. W naszej praktyce, na setki projektów wdrożeniowych tylko raz napotkaliśmy system księgowy, z którego nie było możliwości automatycznego pobrania danych (system pochodził z lat 90-tych).

Przy wdrożeniu Business Intelligence warto zwrócić uwagę na sposób, w jaki dane trafiają do BI:

  • Przechodzą przez hurtownię danych.
  • Są odpytywane na żywo. (Rozwiązanie ryzykowne i niezalecane).
  • Dzięki Qlik Sense mamy trzecią opcję – często najbardziej optymalną (kosztowo). Qlik nie wymaga hurtowni danych. Może pobierać dane, łączyć je z innymi źródłami i odkładać we własnym repozytorium. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które nie widzą potrzeby wdrażania kolejnego narzędzia w firmie – monumentalnego data warehouse.

Kiedy wdrażać Business Intelligence?

„Wdrożenie” brzmi jak kolejny, długi, kosztowny i żmudny projekt. Tymczasem Qlik Sense jest tak skalowalne, że można zacząć od uruchomienia w dni, jeżeli nie godziny.

1. W miarę powstawania potrzeb.

W miarę rozwoju firmy, z księgowości w Excelu lub księgowym programie webowym właściciele przechodzą do systemu księgowego klasy enterprise. Wraz ze wzrostem firmy i ilości zbieranych danych rosną potrzeby raportowe i firma decyduje się na uruchomienie Business Intelligence.

2. Nie tylko do analizy danych księgowych.

Nie tylko własne dane ERP są źródłem informacji. Wiele firm, wdraża Business Intelligence nie posiadając systemu ERP klasy enterprise. Dzieje się tak u klientów, których księgowość nie jest wymagająca a swoją główną działalność opierają na analizie danych. Źródłem dla BI nie musi być system księgowy, najcenniejsze dane znajdują się w systemach transakcyjnych, CRM czy logach systemowych zebranych z aktywności użytkowników.

3. W czasie migracji do nowego ERP.

W przypadku organizacji, które mają już system finansowo-księgowy ale planują jego wymianę, warto pomyśleć o rozwiązaniu BI już na etapie migracji ERP. Doświadczenia naszych klientów wskazują, że wybór BI równolegle z migracją do nowego ERP pozwala obciąć koszty, usprawnić procesy i skrócić czas wdrożenia:

  • nie ma potrzeby budowania dedykowanych raportów analitycznych w ERP. W przypadku BI są to zadania bardzo proste, w systemach ERP są to zadania często bardzo czaso- i kosztochłonne. Powstają raporty sztywne, których każda zmiana wymaga interwencji wdrożeniowca ERP – przez zupełny brak samoobsługowości,
  • w przypadku wyboru Qlik Sense nie ma potrzeby wdrażania data warehouse w celu agregacji i przechowywania danych raportowych poza ERP,
  • podłączenie do danych ERP przed migracją z użyciem BI pozwoli łatwo i szybko przeanalizować stan aktualny, oszacować wolumen, znaleźć problemy do zaadresowania w czasie przenosin, zbadać jakość procesów i ocenić możliwości wdrożenia nowych rozwiązań, jak EDI (electronic data interchange do wymiany dokumentów bezpośrednio między systemami) czy OCR i automatycznych księgowań,
  • BI pozwoli na zbudowanie analiz wspierających porządkowanie i czyszczenie danych w czasie migracji – jak na przykład identyfikację zduplikowanych kartotek dostawców czy odbiorców, zbadanie rozliczeń sald GR/IR, procesu obiegu faktury, kompletność receptur zleceń produkcyjnych itd.

Podsumowując

Narzędzia ERP (Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) oraz narzędzia BI (Business Intelligence – przekształcanie danych w informacje) są komplementarne. W pewnych funkcjonalnościach mogą się zazębiać (proste raporty w ERP, proste symulacje w BI), jednak do pełnego pokrycia potrzeb przedsiębiorstwa z zakresu informacji, niezbędne jest użycie niezależnych rozwiązań. BI wdrażamy tam, gdzie dysponujemy zasobem danych do przeanalizowania – nie muszą to być dane księgowe, mogą to być dowolne inne dane przedsiębiorstwa (jak na przykład dane zbierane przez Google Analytics). I na końcu, nie muszą to być nawet własne dane przedsiębiorstwa (dane o rynkach od dostawców jak Bloomberg czy Reuters, dane pogodowe, dane publiczne).