Autor: Michał Santus
17 czerwca 2022

Dane budżetowe w raportowaniu. Kluczowe zagadnienia analityczne.

Wpis ten służy wsparciu w przygotowaniu, realizacji bądź kontroli wykonania budżetów. Usystematyzowanie podstawowych zagadnień analizy danych budżetowych usprawni komunikację między odbiorcami raportów a analitykami przygotowującymi dashboardy business intelligence.

Dane budżetowe w raportowaniu

1. Obszar budżetowany

W przykładach będziemy odnosić się do dwóch perspektyw działalności firmy: przychodowej i kosztowej. Taki podział dotyczy praktycznie każdej organizacji, od startupów technologicznych po koncerny naftowe. Zysk, czyli przychody pomniejszone o koszty to sens prowadzenia każdej działalności gospodarczej.

1.1 Strona przychodowa

Budżet sprzedaży, często również nazywany planem sprzedaży. Budżet ten jest porównywany do przychodów – wartościowo lub/i ilościowo i jest istotny dla działu handlowego. Czasami realizacja budżetu jest powiązana z prowizjami, wtedy poprawność kalkulacji nabiera jeszcze większego znaczenia.

Budżet ten będzie planowany w różnych przekrojach: regionu, klienta, produktu.

Źródłem danych o sprzedaży będą najczęściej faktury lub paragony, rzadziej zamówienia lub wysyłki.

1.2 Strona kosztowa

Budżet kosztów jest wykonywany dla miejsc powstawania kosztu (MPK) lub zleceń (na przykład inwestycyjnych, projektowych) oraz dla rodzajów kosztów (zarówno w MPK i w zleceniach).

Źródłem danych będą najczęściej zapisy księgowe – dekrety. Czasami, w przypadku szczegółowych rachunków marżowości, możliwe jest dołączanie danych z innych źródeł – uszczegóławiających koszty marketingowe, koszty kanałów sprzedaży, koszty pracownicze.

2. Szczegółowość danych

Podstawowym zadaniem w budżetowaniu jest ustalenie szczegółowości danych. Determinuje ona późniejsze możliwości analizy, ale jednocześnie im większa szczegółowość tym bardziej skomplikowany budżet i mozolniejsze jego przygotowanie.

  • Szczegółowość duża – na przykład budżet dla każdego sprzedawcy w salonie firmowym.
  • Szczegółowość mała – mniejszą szczegółowością względem sprzedawcy, czyli większym uogólnieniem, będzie budżet dla całego salonu.
Szczegółowość duża Szczegółowość mała
+ Elastyczność analiz – Ograniczone możliwości analizy
– Duży nakład pracy + Łatwość przygotowania

Tabela 1. Szczegółowość budżetu a pracochłonność procesu budżetowania

Elastyczność jaką uzyskujemy dzięki dużej szczegółowości bierze się z możliwości agregowania danych. Przykładowo, budżet według miesięcy można sumować do budżetu rocznego. Budżet według produktu możemy sumować do budżetu według grupy produktowej. Jednocześnie operacja odwrotna, czyli rozbijanie wartości do poziomów większej szczegółowości jest już trudniejsze a przede wszystkim obarczone błędem przybliżenia. Budżet roczny podzielony przez 12, w celu uzyskania wartości miesięcznych, nie uwzględni sezonowości. Produkty w ramach jednej grupy produktowej mogą mieć z kolei różne jednostki miary (liczba sztuk, waga) co utrudnia zadanie wtórnego uszczegóławiania budżetu.

3. Klucz budżetu

Analiza realizacji budżetu, co do zasady, jest możliwa tylko dla najniższego, wspólnego poziomu szczegółowości (między budżetem a realizacją). Poziom ten często jest nazywany kluczem – kluczem do łączenia budżetu z wykonaniem.

3.1 Pierwsza składowa klucza: kalendarz

Jedną z pierwszych decyzji w czasie tworzenia budżetu jest określenie szczegółowości w czasie. Budżet może być przygotowany dla całego roku (kalendarzowego lub fiskalnego), dla kwartałów, miesięcy lub nawet dni.

Istotne jest, by wybrać taką szczegółowość, która pozwoli zestawić budżet z danymi o realizacji.

Tworzenie kalendarza

Gdy budżet ma większą szczegółowość niż realizacja

Jest to przypadek raczej rzadki. Gdy, przykładowo, budżet jest projektowany według miesięcy, a koszty projektów kalkulowane i księgowane raz na kwartał – nie będziemy w stanie wykorzystać miesięcznej szczegółowości budżetu. W tym przypadku sumujemy budżet do szczegółowości niższej – kwartału.

Kalendarz

Gdy budżet ma mniejszą szczegółowość niż realizacja

W tym przypadku analiza realizacji nie stanowi większego problemu. Sprzedaż miesięczną zestawiamy z budżetem kwartalnym wykorzystując agregację danych sprzedażowych.

Może istnieć jedynie problem częstotliwości analiz. Dzieje się tak wtedy, gdy bardzo ogólny budżet kwartalny chcemy analizować na bieżąco, z miesiąca na miesiąc.

W takiej sytuacji użytkownicy Qlik Sense mają takie rozwiązania:

A. Alokacja budżetu do miesięcy

  • Proporcjonalna.
  • Sezonowa.

B. Odniesienie realizacji budżetu do “upływu czasu”

  • W tym podejściu liczymy wykorzystanie budżetu w procentach i odnosimy je do procentowego upływu czasu. Taka kalkulacja pozwala nawet na codzienne śledzenie wykonania budżetu.
  • W celu rozszerzenia tego tematu i wsparcia, zachęcamy do kontaktu.

 

3.2 Druga składowa klucza: wymiary analityczne

Wymiar analityczny to sposób grupowania danych do uzyskania sumowań, agregacji. Wymiarem szczególnym są składowe kalendarza (rok, miesiąc, dzień itd.), opisane wcześniej. Pozostałe wymiary dobieramy zależnie od rodzaju działalności i naszego podejścia analitycznego.

W analizach wykonania budżetu warto zwrócić uwagę na jedną z własności wymiaru jaką jest hierarchiczność (jej istnienie lub brak).

W przypadku wymiarów hierarchicznych mamy wybór projektowania szczegółowości budżetu niższej lub wyższej (z konsekwencjami łatwości przygotowania vs elastyczność analizy opisanymi wcześniej).

W przypadku wymiarów niezależnych ten dylemat nie istnieje, nie mamy wyboru.

Przyjrzyjmy się bliżej obu rodzajom wymiarów w poniższej tabeli:

Wymiary hierarchiczne Wymiary niezależne
Przykład Produkt i Grupa Produktu. W grupie produktów może być wiele pozycji. Jeden produkt może należeć tylko do jednej grupy produktów. MPK (Miejsce powstawania kosztu) i Rodzaj Kosztu. MPK i rodzaj kosztu nie mają zależności hierarchicznej, różne MPK mogą dzielić ten sam rodzaj kosztu.
Wizualizacja Wymiary mają ścisłą hierarchię

 Wymiary mogą się “mijać”
Relacja Gdyby opisać wymiary hierarchiczne z użyciem terminologii budowy baz danych, występuje między nimi relacja jeden do wielu (jedna kategoria do wielu produktów).

1:WIELE

 Gdyby opisać wymiary niezależne z użyciem terminologii budowy baz danych, występuje między nimi relacja wiele do wielu (wiele MPK może mieć wiele rodzajów kosztu).

WIELE:WIELE
Planowanie W przypadku wymiarów hierarchicznych wystarczy zaplanować sprzedaż w większej szczegółowości, aby łatwo zagregować budżet do grupy produktowej. Budżet musi być spisany w obu wymiarach, w każdej ich kombinacji. Wykonanie zadania jest zależnie od strategii budżetowania. Możliwe jest założenie kosztów całościowych każdego działu a następnie rozbicie ich według rodzajów kosztów. Możliwe jest zaplanowanie kosztów według rodzajów a następnie rozbicia tych kosztów na każdy dział. Inne podejścia zależą od zastosowanego narzędzia i metodyki budżetowania.
Drążenie danych (ang. drill-down) W przypadku wymiarów hierarchicznych możliwe jest drążenie danych, czyli rozbijanie sprzedaży danej kategorii według składających się na nią produktów. W przypadku wymiarów niezależnych również możliwe jest drążenie danych, ale jego działanie jest nieco inne. W przypadku wybrania jednego MPK możemy rozbić jego koszty na rodzaj kosztu. Jednak w ten sposób wyświetlimy tylko część wartości tych rodzajów kosztów całej firmy – te zawężone do jednego MPK.

4. Wersje/rewizje i unikalna własność Qlika

Warunki gospodarcze zmieniają się nieustannie, dlatego wykonujemy w ciągu roku rewizję budżetu, tworząc jego nowe wersje.

W takich sytuacjach powstaje pewien problem techniczny będący wyzwaniem dla standardowych narzędzi analitycznych. Jedną „rzeczywistość” jaką są dane sprzedażowe musimy zestawić z kilkoma rzeczywistościami „alternatywnymi” – różnymi wersjami budżetu. W przypadku klasycznych podejść (Excel lub BI oparte na SQL), przyłączenie danych budżetowych (w wielu wersjach) spowoduje rozmnożenie danych. By uniknąć tego problemu możliwe jest dopisanie alternatywnych wersji budżetu w kolumnach danych, ale utrudnia to analizę – brakuje prostego filtra „Wersja”.

Qlik Sense rozwiązuje ten problem. Dzięki dość unikatowemu, asocjacyjnemu modelowi danych, wartości nie muszą być łączone do jednej tabeli. Taki model nie rozmnaża danych. W przypadku sumowania wartości faktur lub dekretów uzyskujemy poprawny wynik. Porównanie go do budżetu również zadziała, wymagać będzie tylko wybrania przez użytkownika wersji budżetu.

Dane wyjściowe Qlik

Zobrazujmy to działanie na przykładzie. Dane wyjściowe to dekrety i budżet (Rysunek 1). Gdyby zjoinować tabele, co musi się wydarzyć w każdym zapytaniu SQL, pozycje faktur uległyby rozmnożeniu.

Rysunek 1. Dane wyjściowe. Dekrety i budżet w dwóch wersjach.

Model danych powiązanych

Dane są wczytane do Qlik Sense, ale nie zjoinowane, zdefiniowano między nimi jedynie asocjację.

Tak zbudowany model widać na rysunku 2. Dzięki temu tabele zachowują swoją odrębność i umożliwiają prawidłowe kalkulacje. Jest to działanie unikalne dla Qlik Sense.

Rysunek 2. Model danych zestawiający dekrety z budżetem. Tabela Budżet nie jest zjoinowana z tabelą Dekrety, jedynie powiązana polem-kluczem „Konto”.

Na rysunku 3 widzimy poprawną sumę całkowitą kosztów. Jednocześnie możemy zestawić dekrety z budżetem w różnych wersjach. Tabela wynikowa nadal nie „rozmnaża” danych dla kosztów (suma 680 zł). Przy braku filtra wersji budżetu, sumują się dwie wersje budżetu. Po wybraniu wersji, dane z dekretów są porównywane do budżetu tylko jednej wersji (rysunek 4).

Tabela budżetu

Rysunek 3. Porównanie kosztów do budżetu, według konta. Brak filtra wersji. Koszty sumują się poprawnie (nie są powielone), natomiast budżet sumuje dwie wersje. Wymagane filtrowanie wersji.

Tabela budżetu 2

Rysunek 4. Porównanie kosztów do budżetu, według konta. Nałożony filtr wersji. Koszty sumują się według konta i są porównane do budżetu wersji I.

5. Podsumowanie

Już na etapie tworzenia budżetu powinniśmy myśleć o tym, jak zostanie on wykorzystany i jak będziemy analizować jego wykonanie. Możliwości analizy będą zależeć od szczegółowości budżetu i danych o realizacji. Im bardziej szczegółowo zaplanujemy budżet tym więcej czasu poświęcimy na proces budżetowania, ale za to uzyskamy większą elastyczność analiz.

Przygotowując budżet, dobrze jest również wiedzieć, w jakim narzędziu będziemy analizować jego wykonanie. Sposób budowania raportów i możliwości wykorzystania szczegółowości budżetu będą ściśle zależeć od narzędzia raportowego, które zastosujemy.