Autor: Michał Santus
6 lutego 2020

Jak Qlik walczy z zatorami płatniczymi?

Według Rzeczpospolitej (źródło), co piąta firma w Polsce ma problemy z płatnościami zobowiązań na czas. Jest to i tak duża poprawa w stosunku do lat poprzednich. Na przestrzeni ostatniej dekady, 30% analizowanych firm poprawiło swoją moralność płatniczą.

W tym wpisie pokażemy, jak Qlik wewnątrz firmy pomaga poprawić wskaźnik płatności na czas. Z naszego doświadczenia wiemy, że opóźnienia w płatności faktur często nie wynikają ze złej woli przedsiębiorcy lub jego kłopotów finansowych, a z luk w procesach i niewłaściwym lub wręcz braku monitorowania prostego wskaźnika – płatności na czas.

Qlik zatory płatnicze

Dlaczego warto monitorować płatności na czas?

Poza powodami takimi jak unikanie odsetek karnych, korzystanie z bonusów za terminową płatność czy wpływu na gospodarkę i łańcuch firm zależnych, podam dwa przykłady z życia hipotetycznej firmy “ABC”, którą za chwilę “weźmiemy na tapetę” analizując jej dane.

  • Relacje z pracownikami, którzy są szczególnym typem “dostawcy”. Rozliczenia podróży (diety, zwroty za przejazdy czy hotele) są księgowane na kontach pracowników i takie zobowiązania podlegają płatności jak “zwykłe” faktury.
  • Relacje z dostawcami. Dostawcy firmy ABC monitorują regulowanie płatności za faktury. Gdy z niefrasobliwości firma nie opłaci na czas faktury od wrażliwego dostawcy, może się okazać, że przy kolejnym zamówieniu, bardzo istotnym od strony procesu produkcyjnego, kontrahent nagle odmówi współpracy. Przy dzisiejszych procesach produkcyjnych, gdzie coraz częściej stosowana jest zasada dostaw “just-in-time” i szybkiej produkcji zależnej od dynamicznego popytu, prowadzić to może do dużych opóźnień w produkcji, co wywoła lawinę niekorzystnych zdarzeń w całym łańcuchu logistycznym.
  • Wśród pracowników firmy ABC krąży historia, jaka spotkała jednego z managerów. W czasie podróży służbowej, późnym wieczorem, na Syberii, dostał niespodziewanie odmowę kwaterunku w partnerskiej sieci hoteli. Powodem było.. nieopłacenie przez firmę ostatniej faktury za hotel. Na pewno nie była to sytuacja komfortowa, dostał ultimatum: gotówka albo brak zameldowania. Na szczęście pracownik miał lokalną walutę w portfelu i zapłacił od ręki z własnych pieniędzy. Późniejsze “dochodzenie” w firmie ujawniło, że ostatnia faktura z hotelu po prostu ugrzęzła w kolejce księgowań…

Co zatem może wpływać na płacenie faktur po terminie?

Używając narzędzia Qlik Sense, przyjrzymy się szczegółowo poszczególnym powodem opóźnień w firmie “ABC”.

Najpierw zdefiniujmy podstawowe daty jako parametry każdej faktury:

  • Data dokumentu (document date) – jest to data, z jaką nasz dostawca wystawia fakturę. Od tej daty dostawca liczy oczekiwany termin płatności.
  • Data księgowania (posting date) – najbardziej wiążąca data w wewnętrznych systemach księgowych firmy, najczęściej równa dacie dokumentu. Może się różnić w przypadkach, gdy faktura dotrze do nas (lub przejdzie proces weryfikacji) z dużym opóźnieniem i okres daty księgowania jest już zamknięty. Taką fakturę musimy zaksięgować do aktualnego okresu.
  • Data wprowadzenia (entry date) – data faktycznego zaksięgowania faktury w systemie, często różni się od daty księgowania, np. 10 stycznia księgujemy fakturę z datą księgowania 5 stycznia. Nie jest to data, o której często myślą księgowi, ale jest istotna ze względu procesu. Trudno zapłacić na czas fakturę, która do systemu księgowego została wprowadzona po terminie płatności 🙂
  • Termin płatności (due date) – termin zapadalności należności, obliczany jako data dokumentu + warunki płatności. Często warunki płatności nie są każdorazowo przepisywane z dokumentu, tylko pobierane z systemu księgowego na podstawie parametrów dostawcy.
  • Data płatności (clearing date) – data, w której wykonaliśmy faktyczną płatność za fakturę lub jej rozliczenia. Jeżeli data płatności jest większa niż termin płatności, faktura została zapłacona po terminie.

Nadmienić również trzeba, że nie wszystkie faktury są płacone, niektóre mogą być rozliczone (“zclearowane”) z innymi dokumentami, na przykład z notami kredytowymi. W analizach możemy chcieć wykluczyć takie faktury. Jest to niezwykle proste w Qlik Sense, gdzie wszystkie szczegółowe pola (parametry faktury) są zawsze dostępne w danych i możemy jednym kliknięciem odfiltrować faktury “rozliczone” i zostawić tylko te “zapłacone”. Qlik przechowuje dane szczegółowe które błyskawicznie agreguje do wyników.

płatności na czas

Wskaźnik płatności na czas to:

W niektórych sytuacjach, na przykład w księgowych centrach usług wspólnych (SSC, CUW), w miejsce wartości brana jest pod uwagę liczba faktur – gdyż tu czasami mniej istotna jest wartość, a ilość – to faktura jest “produktem” procesowanym w dużym dziale księgowości.
Jaka jest wartość docelowa? Ze wspomnianego wcześniej artykuły wiemy o 80% w Polsce. Możemy w takim razie przyjąć to za minimum przyzwoitości. Wiele firmy stawia sobie jednak za cel poziomy większe – 95% czy nawet 98%.

Jak widzimy, wskaźnik ten dotyczy wyłącznie faktur zapłaconych. Dlatego przy analizie dokonamy podstawowego podziału wszystkich zaksięgowanych faktur na rozliczone (zapłacone) i nierozliczone (otwarte). W niektórych systemach ERP faktury w tych dwóch “stanach” są przechowywane w osobnych tabelach – na przykład w systemie SAP są to tabele BSIK i BSAK.

Terminowość płatności Qlik

Faktury rozliczone

Oczywiście tylko na tych fakturach możemy zbadać procent faktur zapłaconych na czas.

Przyjrzyjmy się przykładom.

W roku 2018 wyniki wyglądają słabo – tylko niecałe 85% faktur firma zapłaciła dostawcom na czas. Zwróćmy uwagę na filtr Rozliczone z = Zapłacone, pomijamy dokumenty rozliczone w inny sposób niż z płatnością.

W rankingu dostawców, gdzie wartość opłaconych faktur jest podzielona na opłacone w terminie – kolor niebieski i opłacone po terminie – kolor czerwony, najgorzej wygląda sytuacja dostawców Marentino, Foglizzo i Ivrea.

Płatności grudzień Qlik

Przyjrzyjmy się teraz bliżej jednemu z najgorszych okresów – grudzień 2018.
Kliknięcie na gru 2018 na wykresie powoduje rozbicie miesiąca na wykres według dni, zgodnie z działaniem tzw “wymiaru drążonego”.

Tutaj widzimy od razu, że za zły wynik odpowiadają głównie ostatnie dni. Czyżby efekt sezonu urlopowego…? Nie jest to na pewno efekt wstrzymywania płatności pod koniec roku, by poprawić wskaźniki finansowe. Wstrzymane płatności bowiem w ogóle nie wpadają do tego wskaźnika. Opóźnienia w płatnościach wstrzymanych w grudniu ujawnią się dopiero w styczniu.

Z pozostałych dni, 13tego grudnia z kolei wszystkie faktury zostały opłacone po terminie. Wybierając ten dzień i przechodząc do listy faktur możemy zbadać szczegóły.

W liście faktur zapłaconych 13 grudnia znajdziemy tylko dwie, ale na większe kwoty. W dodatku, przy terminie płatności 90 dni, faktury zostały zapłacone z dwudniowym i siedmiodniowym opóźnieniem. Czy to na pewno problem z płynnością, czy raczej problem procesu płatności…?

Płatności księgowy Qlik

W szczegółach możemy wyświetlić również księgowego, który dokonał rozliczenia faktury, sięgnąć za telefon i zadzwonić do niego z pytaniem o możliwe powody. Często dostaniemy odpowiedź, która od jednego szczegółu naprowadzi nas na problem systemowy, skąd już tylko krok do rozwiązania.

Poza monitorowaniem wskaźnika i dyskusją z osobami operacyjnymi o możliwych powodach jego zaniżenia, możemy również poszukać powodów opóźnień w surowych danych, jakimi dysponujemy.

Warunki płatności Qlik

Przyczyny opóźnień w płatnościach

1. Warunki płatności.

Często, zwłaszcza przy większych wolumenach faktur, warunki płatności pobierane są z systemu ERP z ustawień dostawcy, nie przepisywane z faktury. Rzadziej termin płatności jest wprowadzany ręcznie. W obu przypadkach mogą nastąpić błędy. Niewłaściwa parametryzacja dostawcy lub błąd manualny.

Wyświetlmy wartość faktur rozliczonych według warunków płatności.

Zauważymy, że większość faktur ma standardowe warunki – 14 dni, 30 dni. Są jednak również warunki zerowe, gdzie 100% faktur jest rozliczonych po terminie. Znajdziemy również warunki ujemne (-7 dni). Przy takim terminie płatności nie da się zapłacić faktury na czas. Ujemne warunki płatności są oczywiście błędem księgowania. Przy tej okazji widzimy, że narzędzia BI takie jak Qlik Sense w szybki sposób ujawniają błędy w danych źródłowych. W przypadku firmy ABC za tymi błędami kryją się problemy lub nieścisłości w procesach i ustawieniach systemu księgowego.

Faktury z zamówieniem bez zamówienia Qlik

2. Faktury z zamówieniem / bez zamówienia.

Kolejnym powodem opóźnienia w płatności może być późne zaksięgowanie faktury. Jednym z powodów takiego opóźnienia może być otrzymanie faktury bez zamówienia (bez PO, ang. Purchase Order). Takie faktury wymagają najczęściej dłuższego procesowania, uzyskania specjalnych zgód osób odpowiedzialnych za zakup, nie mogą być szybko zaksięgowane. Kto nie dostał kiedyś maila z sekretariatu “Drodzy pracownicy, poszukujemy właściciela faktury od firmy XYZ”?

W naszym przykładzie mamy wyraźnie gorszy wskaźnik płatności na czas faktur bez zamówienia.

Timing wprowadzenia faktur Qlik

3. “Timing” wprowadzenia faktury.

Wracamy do daty wprowadzenia (Entry date) i jej znaczenia. Z wielu powodów (późne otrzymanie faktury, długie poszukiwanie “właściciela” faktury, długa kolejka księgowań itd.) faktura może być zaksięgowana w systemie już po terminie płatności. W takim przypadku nie mamy po prostu szans zapłacić jej na czas. Tak jest też w naszym przykładzie. Większość faktur wprowadzonych po terminie płatności zostało zapłaconych z opóźnieniem.

Dni płatności po terminie Qlik

4. Dni płatności po terminie.

Ciekawym wskaźnikiem do zbadania jest liczba dni opóźnienia płatności. We wspomnianym wcześniej artykule Rzeczypospolitej czytaliśmy, że większość firm, które płacą po terminie, nadal robi to z opóźnieniem nie dłuższym niż 30 dni.

W naszej hipotetycznej firmie ABC, któregoś miesiąca w latach wcześniejszych niż 2018 nagle spadła wartość wskaźnika płatności na czas. Jak się okazało z analizy “dni po terminie” okazało się, że były to opóźnienia rzędu zaledwie 1-2 dni. Dla odbiorcy jednak sytuacja jest zerojedynkowa – płatność przyszła na czas lub nie. Wydarzenia te zbiegły się z zatrudnieniem nowego księgowego, który nie znał dobrze systemu ERP, na którym miał pracować. Powodem były parametryzacja tzw. kampanii płatności (payment run). Gdy mamy zasady płacenia masowego faktur na przykład dwa razy w tygodniu, w parametrach takiej akcji musimy wybrać faktury, których termin płatności przypada dziś, ale również w ciągu kilku najbliższych dni – do daty następnej kampanii. Po przeszkoleniu, nowy pracownik zaczął poprawnie parametryzować payment runy i problem zniknął…

W naszym przykładzie większość faktur jest płacona w dokładnie ostatnim możliwym dniu, ale mamy też trochę płatności z zaledwie jedno- czy dwudniowym opóźnieniem. Ciekawy jest spory słupek przy opóźnieniu dokładnie siedmiodniowym. Czyżby jakieś nieścisłości w systemie ERP?

Wartość faktur niezapłaconych Qlik

Co się dzieje z fakturami nierozliczonymi?

Do tej pory analizowaliśmy faktury zapłacone. Faktury “otwarte” czyli nierozliczone nie wpływają nam na ten wskaźnik, ale wpłyną w niedalekiej przyszłości. W fakturach otwartych mamy takie, które są jeszcze w terminie – mają szansę zostać zapłacone na czas i takie, których termin płatności minął. W przypadku tych drugich badamy wiekowanie, czyli liczbę dni po terminie zapadalności, często w przedziałach (np. 1-15 dni, 15-30 dni itd.).

Przyjrzyjmy się sytuacji w firmie ABC. Mamy otwarte zobowiązania na ponad 384 tys. zł, ale część z nich jest jeszcze “w terminie” – przed datą zapadalności. Pozostałe – 17,6% są już niestety przeterminowane.

Po lewej wyświetla się ranking zobowiązań według dostawcy, po prawej wykres wartości według dni przeterminowania. Widok po prawej uszczegóławia informacje z przedziałów przeterminowania. Widzimy w nim słupki dla dni ponad 400. Jest nawet jedna lub więcej faktur, które są przeterminowane już prawie 500 dni…

Faktury niezapłacone Qlik

Skupiając się na fakturach przeterminowanych, możemy wyświetlić wartości według wiekowania zobowiązania. Jest to ciekawy typ wykresu, gdzie im większy “wiek” tym intensywniejszy kolor czerwony. Ten typ wykresu sprawdza się również świetnie w innych rodzajach danych, np. w analizie należności czy w analizie stanów magazynowych.

Możemy czytać wykres następująco: Dostawcy Bóbr i Gałeczka mają u nas podobną wartość nieopłaconych należności, ale sytuacja u Bobra jest dużo gorsza, gdyż te należności są starsze, dłużej przeterminowane (ciemniejszy kolor czerwony).

Podobnie jak w fakturach zapłaconych, w otwartych również możemy wyświetlać wyniki według dowolnych parametrów księgowań. Na przykład według blokady płatności, gdzie zbadamy, jaka wartość faktur jest wstrzymywana z jakiego powodu i być może dokonamy kolejnych, interesujących odkryć.

Wykorzystaj analizę płatności w Twojej firmie

Jeżeli chciałbyś przeanalizować sytuację płatności na czas oraz zobowiązań otwartych w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Dysponujemy wzorcowymi Appkami analitycznymi do tych celów. Do niektórych systemów ERP (np. SAP) możemy podłączyć się na zasadzie bliskiej “plug and play” lub wczytać uprzednio wyeksportowane dane czy raporty (w SAP będzie to raport FBL1N).