Płatności faktur na czas a zatory płatnicze

Dlaczego monitorować płatności na czas?

Poza wpływem na otoczenie firmy (łańcuch płatności), uniknięciem odsetek karnych czy skorzystaniem z rabatów za wczesną płatność jest jeszcze co najmniej kilka powodów, dla których warto monitorować płatności:

• Relacje z dostawcami. Dotrzymywanie terminów płatności buduje nasz wizerunek u dostawców. Ma to również realne przełożenie na funkcjonowanie naszej firmy. Może się zdarzyć sytuacja, gdy z powodu nieopłaconych faktur dostawca odmówi zaopatrzenia w kluczowy surowiec, co w czasach produkcji „just-in-time” może mieć katastrofalne skutki.
• Relacje z pracownikami. Szczególnym typem dostawcy bywa pracownik firmy. Płatności za rozliczenia podróży (zwrot poniesionych kosztów) lub faktury od pracowników na umowach B2B. Takie zobowiązania podlegają płatności jak „zwykłe” faktury i również mogą podlegać analizie terminowości.
• Kwestie wizerunkowe (ryzyko utraty wiarygodności). Wśród pracowników firmy ABC krąży historia o delegacji firmowej, której odmówiono noclegu w hotelu. Mając rezerwację, udali się późnym wieczorem do recepcji, ale obsługa odmówiła zameldowania. Powodem była nieuregulowana płatność za ostatni pobyt innych osób z firmy. Pracownicy musieli wyłożyć gotówkę lub w środku nocy zacząć szukać innego noclegu. Jak wykazało późniejsze wewnętrzne dochodzenie, faktura utknęła w dziale skanowania dokumentów (wprowadzającym faktury do systemu OCR i workflow).
• SLA (Service Level Agreement). Gdy księgowaniem i płaceniem faktur w firmie zajmuje się wyspecjalizowana jednostka, tzw. centrum usług wspólnych (CUW, SSC), w umowie z klientem zobowiązujemy się do takiego zarządzania całym procesem, by odpowiedni procent faktur był płacony na czas. Optymalizacja wszystkich etapów procesowania faktur, poza względami kosztowymi, podporządkowana jest wskaźnikowi płatności na czas. Monitorowanie go jest wtedy wręcz naszym podstawowym obowiązkiem.

Data dokumentu (document date) – data, z jaką dostawca wystawia fakturę. Od tej daty, po dodaniu warunków płatności, otrzymujemy datę terminu płatności (due date). Czasami nasi księgowi stosują własną datę bazową (baseline date), która nadpisuje datę dokumentu.

Data księgowania (posting date) – wiążąca księgowo data, najczęściej równa dacie dokumentu. Może odbiegać od daty dokumentu, gdy na przykład faktura trafi do księgowania w momencie, gdy okres księgowania jest już zamknięty. Taką fakturę musimy zaksięgować do aktualnego okresu.

Data wprowadzenia (entry date) – czasami pomijana przez początkujących analityków. Nie jest to bowiem data wiążąca księgowo. Jest jednak bardzo istotna, bo mówi nam wiele o całym procesie. Jest to data faktycznego wprowadzenia faktury do systemu. Jeżeli fakturę wprowadzimy do systemu już po jej terminie płatności (nawet jeżeli nadamy jej historyczną datę księgowania), to nie mamy fizycznie szans zapłacić jej na czas… Data ta często nie występuje w standardowych raportach systemu księgowego. By ją uzyskać, zaprzęgamy narzędzie Business Intelligence potrafiące podpiąć się do danych surowych bazy systemu ERP.

Data płatności (payment date lub clearing date) – data faktycznej płatności. Jest to data wyjścia środków z rachunku bankowego lub/i data rozliczenia z dokumentem płatności lub innym, np. notą kredytową.

Termin płatności (due date) – termin zapadalności zobowiązania. Obliczany jako data dokumentu lub data bazowa plus warunki płatności. Zależnie od wdrożenia systemu księgowego warunki płatności są podawane ręcznie lub pobierane z danych podstawowych dostawcy (tzw. masterdata).

Inne parametry faktury:

Zamówienie (PO – Purchase Order) – informacja o tym, czy faktura została wystawiona do zamówienia. Istnienie zamówienia znacząco przyspiesza procesowanie faktury, dlatego ma istotny wpływ na terminowość płatności.

System obiegu dokumentów (workflow) – system używany do przesyłania faktur między pracownikami i między systemami. Przykładowo z systemu skanowania i OCR do systemu księgowego lub do akceptacji przez odpowiednie osoby, w przypadku faktury bez zamówienia. System workflow ma znaczenie dla szybkości procesowania faktury, co przekłada się na możliwość zapłacenia jej na czas.

Forma dokumentu – czy jest to dokument papierowy, czy może dokument PDF przesłany e-mailem, a może EDI (electronic data interchange – wymiana faktur bezpośrednio między systemami)? Podobnie jak w przypadku workflow, forma dokumentu wpływa na czas procesowania, a tym samym na czas, jaki pozostaje na jego zaksięgowanie i zapłacenie.

W tym miejscu zwróćmy uwagę na fakt, że nie wszystkie faktury podlegają płatności. Niektóre są rozliczane z innymi dokumentami, na przykład z notami kredytowymi. Takie faktury można wyłączyć z analizowanego zbioru.

Jak Qlik Sense pomaga radzić sobie z zatorami płatniczymi?

Widzimy już, jak wiele atrybutów jednej faktury może służyć do kalkulacji wskaźników i obliczania dodatkowych wymiarów czy filtrów. Potrzebujemy więc szybkiego i sprawnego narzędzia, które da szybkość i elastyczność. Jego znaczenie będzie również tym większe, im większy wolumen dokumentów podlega analizie.

Najlepiej podeprzeć się narzędziem Business Intelligence, które da nam tę swobodę. Narzędzie powinno w locie kalkulować wskaźniki i pozwalać na swobodne filtrowanie z natychmiastową odpowiedzią. Możemy mieć na przykład potrzebę szybkiego wykluczenia danego typu dokumentu, wyfiltrowania tylko faktur ze słowem „pro-forma“ w tekście, odfiltrowania dokumentów wprowadzonych przez użytkownika „EDI” itd. Taką możliwość daje narzędzie klasy BI – Qlik Sense. Jak pokazuje praktyka, pozwala nawet chwilowo wykluczyć z analizy wszystkie faktury, które mają ujemne warunki płatności. Dlaczego? We wspomnianych CUW/SSC można uznać, że to klient wewnętrzny jest odpowiedzialny za utrzymywanie masterdaty, z której pobierane są warunki płatności. Jeżeli więc tam są błędy (ujemne warunki), dlaczego my mamy ponosić tego konsekwencje?

Kiedy rozważamy liczbę, a kiedy wartość? W niektórych procesach, na przykład w finansowych centrach usług wspólnych, częściej badamy wskaźnik ilościowy. Tam faktura jest niejako „produktem”, niezależnie od kwoty. Wartość tę badamy częściej w sytuacjach gdy występują częściowe płatności za faktury. Wtedy część faktury może być opłacona w terminie, część po terminie. Ujęcie takiej częściowo rozliczonej faktury byłoby trudne, gdyby badać liczbę faktur.

Jaka jest poprawna wartość? Zależy to od ustaleń wewnętrznych. Z artykułu w „Rzeczpospolitej” (Polskie firmy zaczynają coraz lepiej płacić swoje rachunki, „Rzeczpospolita”, 24.09.2019) wiemy, że średnia w Polsce to 80% i dowiadujemy się, że jest to wskaźnik zdecydowanie za niski, również dla controllerów. Przyjmują oni za cel 95% lub nawet 98%.

Podział na faktury „otwarte” i „zamknięte”

Jak możemy się domyślać, wskaźnik płatności na czas dotyczy jedynie faktur zapłaconych. Dlatego w czasie analizy dokonamy podstawowego podziału na faktury rozliczone (cleared) i nierozliczone (open). W niektórych systemach faktury w tych dwóch „stanach” są nawet przechowywane w osobnych tabelach (przykładowo w SAP będą to tabele BSIK i BSAK). Nie oznacza to jednak, że nie analizujemy faktur nierozliczonych. Wręcz przeciwnie, są to faktury, które jeszcze (w większości) mamy szansę zapłacić w terminie – mamy czas zareagować na nieprawidłowości dzięki analizie wskaźników wyprzedzających.

Tabela 1. Faktury rozliczone i nierozliczone. Źródło: Opracowanie własne.

W szczegółach możemy wyświetlić również księgowego, który dokonał rozliczenia faktury, sięgnąć za telefon i zadzwonić do niego z pytaniem o możliwe powody. Często dostaniemy odpowiedź, która od jednego szczegółu naprowadzi nas na problem systemowy, skąd już tylko krok do rozwiązania. Poza monitorowaniem wskaźnika i dyskusją z osobami operacyjnymi o możliwych powodach jego zaniżenia możemy również poszukać powodów opóźnień w surowych danych, jakimi dysponujemy. Dzięki temu jesteśmy w stanie zadać konkretne pytania i oprzeć nasze dyskusje na faktach. W dalszej części przyjrzymy się konkretnym zagadnieniom z podziałem na wskaźniki wyprzedzające i wskaźniki post-factum.

Podobnie jak w analizie post-factum faktur zapłaconych, w pozycjach otwartych również będziemy wyświetlać wyniki według dowolnych parametrów księgowań. Na przykład według blokady płatności, gdzie zbadamy, jaka wartość faktur jest wstrzymywana z jakiego powodu i być może dokonamy kolejnych, interesujących odkryć.

Wykonaj analizę płatności w twojej firmie

Jak się okazuje, opóźnienia w płatnościach często nie muszą wynikać ze złej woli przedsiębiorcy lub z jego problemów finansowych. Często na opóźnienia wpływają nieodpowiednie przeszkolenie pracownika z systemu księgowego, nieprawidłowe parametry masterdaty czy blokady w procesie, które łatwo wyeliminować.

Zachęcam do analizy własnych danych. Wczytaj dane faktur do systemu Business Intelligence lub przeanalizuj je w Excelu. System ERP powinien oferować raporty z listą pozycji na dostawcach. W SAP będą to na przykład raporty FBL1N. Zwróć uwagę, by eksportować zarówno pozycje zamknięte, jak i otwarte (w przypadku FBL1N będą potrzebne dwa uruchomienia raportu; musisz też umieć wyfiltrować tylko dokumenty będące fakturami).

Narzędzie Business Intelligence takie jak Qlik Sense podniesie analizę na wyższy poziom. Przede wszystkim pozwoli zautomatyzować pobieranie danych prosto z ERP, przygotować szablony raportów do comiesięcznej analizy, szybko adaptować wskaźniki do nowych założeń oraz drążyć dane od ogółu do szczegółu. Niejednokrotnie uczestniczyłem w takich analizach, oglądając przy tym pracę doświadczonych menegerów. Dostęp do danych szczegółowych pozwalał zadawać współpracownikom pytania o konkretne zdarzenia. Odpowiedzi przeradzały się w ogólne wnioski, których wdrożenie, krok po kroku, usprawniało wszystkim pracę.