23 kwietnia 2025

Process Mining w zakupach – automatyzacja i optymalizacja z mpmX

Proces zakupowy to jeden z kluczowych, a zarazem najbardziej złożonych obszarów operacyjnych w firmie. Angażuje wiele zespołów i systemów, składa się z licznych etapów i często narażony jest na opóźnienia, błędy oraz odstępstwa od procedur. Aby skutecznie nim zarządzać, potrzebna jest pełna widoczność i rzetelne dane o tym, jak proces działa w praktyce.

Dzięki Process Mining i narzędziu mpmX możesz analizować rzeczywisty przebieg zakupów — od zapotrzebowania po płatność. W jednym miejscu zyskujesz wgląd w to, co funkcjonuje prawidłowo, co wymaga poprawy i gdzie pojawiają się ukryte koszty.

process mining procurement

Jak Process Mining usprawnia zakupy w firmie?

Process Mining umożliwia szczegółowe śledzenie procesu zakupowego — bez konieczności przeprowadzania kosztownych audytów i długotrwałych analiz. To nie jednorazowy raport, lecz stały dostęp do danych i wskaźników, które pokazują, jak naprawdę funkcjonują kluczowe etapy procesu P2P.

Wdrożenie jest szybkie i nieskomplikowane. Wystarczy narzędzie takie jak mpmX oraz połączenie z danymi z systemu ERP. Już po kilku tygodniach możliwa jest analiza procesów, identyfikacja strat i podejmowanie lepszych decyzji zakupowych.

mpmX wspiera firmy m.in. w:

  • identyfikowaniu zakupów realizowanych poza zatwierdzonym procesem (maverick buying),
  • analizie wpływu ręcznie wpisywanych zapotrzebowań na czas realizacji i zgodność z procedurami,
  • wykrywaniu zamówień składanych z datą wsteczną,
  • określaniu kosztów ręcznych poprawek i wskazywaniu miejsc, które zakłócają automatyzację,
  • analizie przyczyn opóźnionych dostaw i ich wpływu na efektywność procesu.

Dzięki temu rozproszone dane zamieniają się w konkretne działania — wspierające optymalizację kosztów i egzekwowanie polityki zakupowej.

Zastosowanie Process Mining w P2P – 4 najczęstsze przypadki

 

1. Zwiększenie liczby zamówień przetwarzanych automatycznie (touchless PO)

mpmX pozwala analizować cały proces (od zapotrzebowania do płatności) i identyfikować miejsca, w których występuje konieczność ręcznej interwencji. Na tej podstawie można wskazać zespoły, produkty lub dostawców odpowiedzialnych za odstępstwa od standardu. Efekt? Więcej zamówień realizowanych automatycznie i mniej wyjątków wymagających ręcznego działania.

2. Ograniczenie wniosków zakupowych wpisywanych ręcznie (spoza katalogu)

Wnioski spoza katalogu wydłużają proces, zwiększają koszty i utrudniają kontrolę. mpmX pomaga ustalić, kto je tworzy, dlaczego powstają i jak wpływają na efektywność zakupów. Na tej podstawie można wdrożyć zmiany — np. aktualizację katalogów czy poszerzenie listy zatwierdzonych dostawców.

3. Wskazanie etapów procesu zakupowego, które warto automatyzować

mpmX wskazuje, które etapy procesu powodują opóźnienia, generują błędy i obciążają zespół. Dodatkowo pozwala oszacować potencjalne oszczędności i ułatwia decyzje o inwestycji w automatyzację. Co istotne, narzędzie pomaga także rozpoznać procesy, które przed automatyzacją wymagają uporządkowania.

4. Wykrywanie zamówień z datą wsteczną

Zamówienia składane po fakcie to ryzyko dla kontroli budżetu i płynności finansowej. mpmX pokazuje, kiedy i gdzie pojawiają się takie przypadki, oraz jaki mają wpływ na cały proces zakupowy. To umożliwia wprowadzenie rozwiązań zapobiegających ich powtarzaniu — np. wcześniejsze zgłaszanie potrzeb lub systemowe alerty.

Wskaźniki i KPI, które warto analizować w P2P

mpmX umożliwia pomiar jakości i efektywności procesu zakupowego na podstawie rzeczywistych danych. Analiza oparta na zdarzeniach pozwala określić, które obszary wymagają usprawnień i gdzie warto wdrożyć automatyzację.

Najczęściej analizowane wskaźniki to:

  • Poziom automatyzacji – procent zapotrzebowań, zamówień i faktur realizowanych bez udziału człowieka.
  • Terminowość dostaw – wskaźniki wcześniejszych i opóźnionych dostaw oraz ich rozkład wśród dostawców.
  • Zakupy spoza katalogu – wartość i częstotliwość niekatalogowych wniosków, wraz z ich lokalizacją w strukturze firmy.
  • Spójność danych między systemami – wykrywanie niespójności, które mogą wskazywać na problemy z integracją lub jakością danych.

mpmX daje możliwość nie tylko bieżącego monitorowania, ale też prognozowania zagrożeń, zanim staną się problemem operacyjnym.

Dla kogo jest Process Mining w obszarze zakupów?

mpmX wspiera osoby odpowiedzialne za efektywność procesów zakupowych i ich cyfrową transformację. Sprawdza się zarówno w dużych organizacjach, jak i w firmach, które dopiero zaczynają porządkowanie procesu P2P.

Najczęściej korzystają z niego:

  • zespoły ds. optymalizacji procesów i doskonalenia operacyjnego,
  • liderzy projektów transformacyjnych w obszarze zakupów,
  • menedżerowie Procurement odpowiedzialni za budżet i zgodność z polityką zakupową,
  • specjaliści ds. automatyzacji, digitalizacji i integracji systemów zakupowych.

 

FAQ – Proces zakupowy z Process Mining

1

Czy wdrożenie mpmX wymaga zmian w systemie ERP?

2

Jakie dane są potrzebne do analizy procesu zakupowego?

3

Jakie są korzyści z monitorowania procesu P2P w czasie rzeczywistym?

4

Jak usprawnić proces zakupowy w firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację Process Mining