Salad Story Dashboard szybki i spersonalizowany jak sałatka quick service

Tomasz Samagalski, CEO Data Wizards: Proszę opowiedzieć więcej o swojej firmie. Czym się zajmujecie?

Dariusz Strojewski, Dyrektor Finansowy w Salad Story: Firma powstała w 2007 roku, a jej koncepcją jest szybki, ale zdrowy posiłek, przygotowany z wysokiej jakości produktów. W 2022 roku firma zarządza 35 lokalami w 6 miastach Polski: w Warszawie, Poznaniu, Gdańsku, Wrocławiu, Katowicach i Krakowie.

Skąd w Salad Story zainteresowanie Qlikiem i szerzej mówiąc, analityką BI?

Każdy, kto zaczynał od takiego małego biznesu, wie, że gdy firma się rozrasta, nie da się nią zarządzać ręcznie. Stąd właśnie potrzeba uporządkowania, a następnie zbierania, gromadzenia i przetwarzania danych.

O jakich danych mówimy?

W każdym lokalu mamy system do zarządzania gastronomią (POS), który zbiera dane dla nas do wykorzystania oraz system magazynowy. Do tego system finansowo-księgowy, w tym nowy system rejestracji i ewidencji faktur oraz zatwierdzania. Jest jeszcze system lojalnościowy, na razie niezbyt duży, który obsługuje nasz e-commerce. No i oczywiście systemy portali agregujących oferty, np. Ubera, Wolta i inne, z których każdy działa inaczej, ma inną formę prezentacji wyników i przysyła nam inne dane w innym czasie.

Sama ilość i formatów tych baz już pokazuje, że to jest duży problem. Należy dodać analizę sprzedaży i kosztów – na poziomie pojedynczego lokalu, grupy lokali w jednym mieście oraz całej firmy. Z drugiej strony musimy analizować cały ciąg logistyczny: stany magazynowe i produkcję półfabrykatów w kuchni centralnej, ceny i przepływ zakupów.

Do tego dochodzi analizowanie wykorzystania bazy około 500 pracowników: godzin pracy, alokacji, efektywności pracy. Jest również produkcja dokumentacji na potrzeby fiskusa i ZUS-u. Mamy system finansowo-księgowy, tylko on też potrzebuje danych na wejściu, a pomyłka w wynagrodzeniu jednego człowieka często ma bardzo poważne konsekwencje.

Jak można się domyślić, w tej branży porównywanie i badanie korelacji nie jest proste. Doliczyć trzeba także kwestię czasu. W gastronomii w miesiąc można stracić rynek lub go podwoić, więc musimy szybko wyłapywać różne sygnały i reagować na nie.

Zatem jak Wasza spółka funkcjonowała dotychczas?

Wykorzystywaliśmy szereg baz danych i narzędzi analizy bazujących na Excelu. Do pewnego momentu da się tak robić. Oczywiście to angażuje czas i powoduje powstawanie olbrzymiej ilości problemów.

Jakie to były problemy w Waszym przypadku?

Po pierwsze zgranie tych baz ze sobą. Na przykład mamy trzy różne źródła informacji o sprzedaży i trzeba zebrać podstawowe informacje: co sprzedajemy, gdzie i za ile, żeby zmatchować koszty. Praca w prostym narzędziu typu Excel jest wykonalna, natomiast oczywiście jest bardzo żmudna i angażuje zasoby ludzkie.

I jest błędogenna. 

Tak. Jest jeszcze jeden bardzo ważny element. Nasza firma istnieje parę lat, ale z punktu widzenia rozwoju jest ciągle młoda. Mamy w planie otworzyć niebawem nawet 50 lokali, w związku z czym istniejące raporty ciągle trzeba byłoby modyfikować. Zapewniam, że wprowadzenie jednej drobnej modyfikacji w 10 różnych Excelach, które krążą po sieci zawsze kończy się błędem. I stąd nasz krok, żeby podjąć współpracę z Data Wizards i wdrożyć Qlika.

Jako osoba współpracująca już z Salad Story muszę przyznać, że odkąd się pojawiłeś w tej firmie, Wasza analityka diametralnie się poprawiła…   

Pracowałem już w branży gastronomicznej w innej firmie, gdzie wdrożono system Business Intelligence innej wielkiej firmy i miałem bardzo negatywne doświadczenia – włącznie z porzuceniem go przez użytkowników. W systemie było ponad sto raportów, ale na wszystkich wskaźnik odwiedzalności wskazywał zero. Dlatego staram się być bardzo pragmatyczny i myśleć przede wszystkim o celach, jakie chcemy osiągnąć.

Nie ukrywam, że to idzie powoli. Po pierwsze, ostatnio nasza firma zanotowała drastyczne spadki sprzedaży, o około 40% w jednym miesiącu, a 90% całkowitej sprzedaży z powodu pandemii i zamknięcia centrów handlowych – i musiała przede wszystkim przeżyć. Natomiast w tej chwili już wyszliśmy na prostą i pojawiło się drugie wyzwanie: jak naprawdę porządnie poukładać taką mnogość baz danych i raportów.

Darku, Salad Story jest przykładem firmy, która postawiła w dużej mierze na wdrożenie samodzielne. Od czego zaczęliście i dlaczego?

Przede wszystkim chcieliśmy zbudować spójną i relacyjną bazę danych w samym Qliku, aby uniknąć produkcji „śmieci na bazie śmieci”. Po drugie dlatego, że ilość naszych baz danych i poziom ich komplikacji jest dość spory. W tej chwili mamy w Qliku dashboard, który działa i generuje raporty tylko dlatego, że udało się nam już opanować wczytywanie danych z kilku różnych baz.

Natomiast najważniejszy etap, który ciągle realizujemy, to porządkowanie i selekcja baz danych dotyczących sprzedaży. Do tego celu trzeba zbudować porządną relacyjną bazę danych i Qlik to ułatwia. Każdy, kto kiedykolwiek próbował używać SQL, a potem Qlika, wie, o czym mówię.

Samego Qlika na razie wykorzystujemy do wyłapywania błędów, ponieważ jeszcze nie produkuje samej warstwy analitycznej. Za chwilę czeka nas bardzo trudny ruch: próba zintegrowania danych od agregatorów: Volt czy Glovo, czy Ubera z Qlikiem. Każdy z nich udostępnia dane inaczej i być może będziemy się musieli posiłkować jakimiś drobnymi pracami w Pythonie.

A co robicie oprócz porządkowania baz danych?

Równolegle prowadzimy pewnego rodzaju szeroką dyskusję w ramach grupy decydentów firmy i beneficjentów raportów na temat tego, czego właściwie potrzebują, włącznie z definicjami pewnych pojęć. To jest kontynuacja porządkowania tego, co ma pokazać się na wyjściu: zarówno definicji układu, także rysunków czy kolorów wykresów. Sfera wizualna jest czasami nawet ważniejsza niż sfera danych liczbowych, bo, parafrazując, jeden obraz wart jest 1000 liczb. Ja na przykład bardzo lubię wszelkie wykresy korelacyjne, bo od razu widzę, co się dzieje.

A dlaczego postanowiliście pracować sami?

Wynika to z faktu, że byliśmy skupieni na tym, żeby firma nie upadła, ale także z tego, że prace idą bardzo powoli. Niektóre elementy użytkownicy przygotowują sami i dzięki temu doskonale wiemy, co wkładamy do tego, co będzie analizowane. Mam pewną praktykę programistyczną z czasów młodości, co pozwala mi modyfikować Qlika samemu, ponieważ jest bardzo łatwy do opanowania.

Rzadko się nam zdarza, że dyrektor finansowy jest takim fanem narzędzia i jest zaangażowany w cały proces jego tworzenia. Twoja wiedza, łatwość narzędzia to plus. A poza tym nie musisz budować hurtowni danych mimo tak dużej ilości źródeł jak u was. 

Powiem szczerze, że zawsze byłem zwolennikiem hurtowni danych, ale potem zacząłem programować i tworzyć bazę danych w Qliku. Stwierdziłem, że mi się podoba, bo po prostu nie jest to programowanie sensu stricto, tylko raczej miłe stukanie po klawiszach.

Wspomniałeś o zwinnym podejściu: zamiast kaskadowego tworzenia, które pochłania koszty i trwa latami, dajecie użytkownikom prototyp aplikacji w Qliku. Poprawki nanosicie w ciągu dni czy tygodni – i już jest pierwszy efekt, a dopiero potem wprowadzacie wszystko do hurtowni danych. Takie postępowanie diametralnie zmieniło pogląd na robienie projektów w firmie, mam rację?

Zgadzam się – Qlik jest lekkim narzędziem, natomiast bardzo potężnym. Cenię SQL i uważam, że rzeczywiście w wielu przypadkach jest bardzo dobry i bardzo skuteczny, ale chyba nie potrzebujemy tego SQL tak bardzo. Obsługiwać hurtownie danych w SQL i Qliku? To dwa różne światy!

Salad Story jest przykładem firmy, która nie zwleka, aż wszystko zostanie uporządkowane i dopiero wtedy inwestuje w system do analizy danych. Dlaczego?  

Mówiąc szczerze, po prostu nie wierzę w tego typu podejście. Nie jestem ekspertem od Agile, ale właśnie ta filozofia do mnie przemawia: po prostu trzeba ciągle rozmawiać z użytkownikami, ciągle korygować i sprawdzać efekty. To też jest właśnie bardzo wygodna strona użytkowa Qlika: wprowadzanie wszelkiego rodzaju modyfikacji nie wymaga wielkiego wysiłku, ponieważ jest to ścieżka modyfikowania zarówno samych zmiennych, jak i budowania czy zmiany formy.

Ważne jest też to, że cały czas się rozwijamy i uczymy się pewnych rzeczy. Do tej pory firma miała głównie lokale w lokalizacjach w centrach handlowych. W tej chwili tworzymy lokalizacje uliczne, biurowe, wyszliśmy poza Warszawę, do innych miast. Często trzeba robić coś ad hoc, bo ten biznes po prostu wymaga szybkości reakcji. A w tym pomaga często prosty wykres.

Patrząc na życie firmy z punktu widzenia dyrektora finansowego, ale też takiego bardziej zarządczego: jak uważasz, kto w firmie powinien mieć dostęp do aplikacji analitycznych?  

Aktualnie w mojej firmie cały zespół, czyli zarząd oraz dyrektorów, trzeba ciągle rozliczać. To są osoby, które decydują o działalności całej firmy, ale są także osoby, które odpowiadają za poszczególne obszary: szef kuchni centralnej, szef marketingu oraz wszyscy, którzy zarządzają grupą lokali w danym mieście. Plus oczywiście cały dział finansowy i dział kadr, czyli ta grupa będzie miała grubo ponad 10 osób. Zapewne nie wszyscy będą mieli dostęp do wszystkiego, natomiast niektórzy z tych beneficjentów dostaną nawet prawo do samodzielnego programowania pewnych rzeczy, ponieważ będą tego potrzebowali.

Na przykład kto?

Na przykład szef kuchni centralnej, któremu może się nagle pojawić okazja zakupu taniej potrzebnych produktów i musi mieć narzędzie, dzięki któremu szybko jest w stanie policzyć, ile i za ile kupić. A czasem jego lista zakupów to 300 pozycji. W Excelu tego nie policzy tak szybko.

Tworzenie modelu sprzedaży produktów, które można rekonfigurować, jak np. skład sałatki, to naprawdę skomplikowany kombajn. Jest tyle zmiennych do analizy!

Tak, bardzo duża zmienność i konieczność szybkiej reakcji to cecha gastronomii typu quick service restaurant (QSR). Wystarczy, że przyjdzie wycieczka i skończy się założony stan zapasów. To jakoś trzeba uprzedzić, szybkość zmian decyzji jest ważna.

W Salad Story Ty jesteś twórcą i entuzjastą Qlika. Czy czujesz już jakąś poprawę jeszcze w trakcie wdrożenia? 

Owszem, są dwa obszary. Pierwszy to analiza braków. Mam już bazę, więc mogę bez problemów badać spójność danych, które dostaję. Ale moim zdaniem ważne jest to, co zdarzyło się dzięki Qlikowi, czyli rozpoczęcie dyskusji o tym, czego potrzebujemy i co ma być analizowane. A ponieważ wszystko jest już w jednym miejscu, to nie ma obecnie kombinowania, szacowania. Cieszy mnie cała dyskusja wokół analityki, bo wiem, że wtedy każdy dostanie potrzebne dane i będzie mógł szybko podejmować właściwe decyzje.

W rozsądnej firmie biznes zarabia pieniądze, a IT ma wymyślić, jak im to ułatwić. Ale często brakuje komunikacji pomiędzy nimi. To, co mówisz, jest niesamowicie ważne: żeby nazwać po imieniu rzeczy, które mają wpływ na biznes.  

Tak, dlatego nie przejmuję się tym, że prace idą powoli. Nawet gdybym poganiał i naciskał, to i tak to nic nie da. Wiem, że oni mają swoje zajęcia i pilnują tego, aby firma się kręciła. Nawet jeśli jeden parametr zmieniamy 3 razy, co jest frustrujące, to wiem, że w końcu dojdziemy do konsensusu. I to, że stanęliśmy w jednym miejscu z projektem, nie frustruje mnie, bo im więcej dyskusji, tym lepiej, bo potem będzie mniej pretensji o to, co wyszło z tego systemu.

Darku, a co jest dla Ciebie kolejnym wyzwaniem?

Być może trzeba będzie wprowadzić jeszcze dodatkową bazę danych, żeby lepiej monitorować sprzedaż we współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Przede wszystkim chcemy wiedzieć, czy nasze akcje promocyjne są skuteczne z punktu widzenia sprzedaży – i jak je optymalizować. Wymaga to od nas wprowadzenia dodatkowych narzędzi, które pozwolą nam stwierdzić, czy promocja zadziałała, czy raczej wyniki są odwrotne od zakładanych, np. agregator zarabia na niej więcej niż my. Wtedy trzeba ją błyskawicznie odwołać, w ciągu jednego dnia.

A co poradzisz słuchaczom, którzy się zastanawiają, albo wybrali już narzędzie i są na nie źli. Na co powinni zwracać uwagę przed wyborem, z jakich procesów powinni korzystać? 

Myślę, że macierz Gartnera pokazuje, co jest warte uwagi, i za ile. Jest też Brzytwa Ockhama, reguła filozoficzna, która zakłada, żeby nie tworzyć bytów ponad potrzebę. Mówiąc w skrócie: patrz na to, czego potrzebujesz. Nie kupuj SAP-u, jeśli go nie potrzebujesz, bo on jest super, ale jest ciężki i ma to swoje konsekwencje. Szukaj czegoś, co jest lekkie, zwinne i pasuje do Twoich potrzeb, i wybieraj to, co nie zmusza cię do wielkich rewolucji w firmie.

Druga rzecz to jest to, żeby wysłać kogoś na szkolenie z Agile, żeby zrozumiał, jak się pracuje z klientem w wypadku IT. Im bardziej staramy się zintegrować strony: tę piszącą kod i tę, która jest beneficjentem, tym lepiej. Właśnie w BI ten system jest szczególnie spotykany. W związku z tym, jeśli używasz prostego narzędzia do programowania, tym lepiej. Wtedy łatwo zauważyć, czy to jest „to”, czy potrzebujemy czegoś więcej.

Jeżeli zaciekawił Cię temat samodzielnego wdrożenia Qlik Sense przez firmę Salad Story, posłuchaj podcastu na kanaleYouTube.