Business Intelligence dla startupów

Mnogość narzędzi IT do codziennego użytku startupów

Aby móc sprawnie działać startupy muszą m.in. wykorzystywać narzędzia IT do obsługi podstawowych procesów takich jak: zarządzanie projektami, CRM czy finanse. Na początku funkcjonowania startupu ciężko byłoby posiłkować się jednym systemem integrującym główne procesy, dlatego zazwyczaj wybierane są mniejsze systemy/aplikacje dedykowane do danego obszaru. Bardzo często są to systemy, które również powstały niegdyś jako startup i są wyspecjalizowane np. w procesach CRM. Czym to się kończy? Posiadaniem wielu odseparowanych od siebie systemów, co oprócz problemów z utrzymaniem powoduje, że już na początku swej działalności startup tworzy zamknięte silosy informacyjne.

Dlaczego tak się dzieje? Myślę, że odpowiedzi są dwie. Po pierwsze wynikać to może z ograniczonego kapitału, którym na początku dysponuje startup. W takim przypadku niska bariera wejścia wydaje się atrakcyjna. Drugim powodem może być specyfika startupu, który jest dość żywiołowy. Startup potrzebuje narzędzi szybko adaptowalnych, skalowalnych i nowoczesnych. Dlatego też wiązanie się już na początku działalności z dużymi systemami byłoby narzuceniem samemu sobie zbyt dużych ograniczeń i kosztów. W ten właśnie sposób w dość krótkim czasie może się okazać, że do zarządzania projektami używamy np. Asana, do forecastów PipeDrive, do mailingu GetResponse, a faktury wystawiamy np. w QuickBooks.

Cechą wspólną tych systemów jest to, że działają w modelu SaaS (Software as a Service). Sprowadza się to zazwyczaj do wnoszenia niskiej opłaty abonamentowej za każdy miesiąc użytkowania oprogramowania. W cenie otrzymujemy zaś nie tylko dostęp do oprogramowania, ale także wsparcie i infrastrukturę serwerową zarządzaną przez dostawcę oprogramowania.

Idealny balans?

Wydawać by się mogło, że wszystko jest idealnie zbalansowane (koszty vs. funkcjonalność vs. lekkość użytkowania). Ale co w momencie, gdy rozpędzony startup potrzebuje przeanalizować np. które kampanie marketingowe były najbardziej optymalne pod kątem wydanych środków, pozyskanych prospektów i finalnej sprzedaży? Zazwyczaj w takich sytuacjach przychodzi „z pomocą” MS Excel. Dane z każdego z systemów, w którym znajdują się dane potrzebne do analizy są eksportowane, następnie przechodzą przez żmudny proces ręcznego opracowywania, aby finalnie zaistnieć jako raport. W zależności od cyklu życia raportu tudzież wymagań końcowych użytkowników proces ten może być odtwarzany wielokrotnie, przez co cenny czas analityka jest często przeznaczany na ręczne składanie raportów, a nie na ich analizę. Nie sposób nie wspomnieć o podatności takich raportów na błędy ludzkie (ok. 90% plików Excel zawiera w sobie błędy o czym boleśnie przekonały się takie firmy jak np. JPMorgan czy Barclays).

Automatyzacja procesów w startupie

Skoro mamy ograniczone zasoby osobowe i jednocześnie chcemy wyeliminować tzw. błędy ludzkie to jakie mamy opcje? Bardzo popularne hasło ostatnimi czasy to automatyzacja procesów. W czasie, gdy wszystko wokół nas przyśpiesza, a rąk do pracy często brakuje jak grzyby po deszczu wyrastają różne narzędzia, które są w stanie w pełni lub częściowo zautomatyzować to, co człowiek wykonywałby zbyt długo. I tak na przykład aplikacja Zapier pozwala na budowanie bardzo zaawansowanych integracji między systemami poprzez ich API. Zdarzenie w jednym systemie, wywołuje konkretną akcję w kolejnym systemie itd. Z kolei UiPath pozwala integrować ze sobą nawet te systemy, które nie posiadają między sobą działających dwukierunkowo interfejsów.

No dobrze, ale czy jest możliwe zautomatyzowanie procesu analitycznego? Począwszy od automatycznego pobierania danych, ich transformacji, zaprezentowania w spójnym dashboardzie, forecastu czy interpretacji tak, aby odwrócić dotychczasowe proporcje czasu przygotowywania raportu vs. czas jego analizy z 80:20 na 20:80? Jakie byłyby związane z tym koszty?

Kawa, a system Business Intelligence

Skoro trafiłeś na ten wpis jest duża szansa, że aktywnie działasz w startupie lub po głowie krząta Ci się myśl o zrobieniu „czegoś na własny rachunek”. A skoro mowa o rachunkach – to pewnie zadajesz sobie – ile taka analityka może mnie kosztować?

Zróbmy razem dość nietypowe porównanie. Czy kawa w kafejce za powiedzmy 10 PLN to dużo czy mało? Ja odpowiedziałbym, że jest to cena standardowa. Zadajmy sobie drugie pytanie – czy wyobrażasz sobie dzień bez kawy? Moja odpowiedź brzmi – zdecydowanie nie ☺ Zadajmy kolejne pytanie: czy wyobrażasz sobie dzień działalności firmy, w którym nie miałbyś dostępu do możliwości analizy swoich danych, a tym samym podejmowania trafnych decyzji? Podobnie jak z dniem bez kawy moja odpowiedź brzmiałaby: zdecydowanie nie.

Jeśli zatem powiedziałbym Ci, że dostęp do najlepszego na rynku, pełnoprawnego systemu analitycznego, który zautomatyzuje cały proces analityczny możesz mieć w cenie codziennej kawy? A co jeśli powiedziałbym Ci, że zacząć możesz absolutnie bez kosztów?

Jeśli brzmi to ciekawie – zobacz poniżej jak może wyglądać Twoja przygoda z Qlik Sense – liderem wśród systemów Business Intelligence. Każdy z poniższych elementów może być zarówno elementem startowym jak i kolejnym etapem na drodze Twej przygody z Qlik Sense.

Poniżej zamieszczam skróconą tabelę, która pozwoli Ci zorientować się w różnicach pomiędzy wersjami:

Jak zatem rozpocząć automatyzację procesów analitycznych w startupie?

Załóżmy, że startup to na razie jedna osoba – Ty. Z czasem dołączą do Ciebie kolejni gracze. Jak zatem poukładać powyższe elementy Qlik Sense, aby na danym momencie rozwoju firmy wycisnąć z nich jak najwięcej?

Jeśli jesteś na razie tylko Ty – zacznij od Qlik Sense. Możesz wypróbować go tu, a następnie obejrzyj nasze webinaria szkoleniowe i naucz się budować swoje pierwsze, proste aplikacji analityczne. Rozwiązanie desktopowe pozwoli Ci bez żadnych kosztów sprawnie analizować dane z wielu źródeł a co najważniejsze – zautomatyzować ten proces. Jeśli od czasu do czasu chciałbyś podzielić się analizami z kimś jeszcze możesz skorzystać z opcji Qlik Cloud Basic. Rozwiązanie to pozwoli Ci opublikować interaktywne aplikacje dla maksymalnie 5 użytkowników. Publikacja odbywa się w bezpieczny sposób na serwerze zarządzanym przez Qlik.

Jeśli Twój zespół urośnie powyżej 5 osób, chciałbyś wciąż korzystać z infrastruktury serwerowej Qlika i jednocześnie zgodzisz się na pewne limity (np. wolumenu danych czy funkcjonalności) – przenieś się na Qlik Cloud Business. Za niewielką opłatę miesięczną możesz już zautomatyzować analitykę a jej wynikami dzielić się z grupą odbiorców liczącą nawet 50 osób.

Jeśli chcesz mieć pełną swobodę skorzystaj z Qlik Sense Enterprise – pełnej wersji Qlik Sense. Qlik Sense Enterprise możesz wybrać już na samym początku Twojej przygody z analityką – możesz również skorzystać z niego na dowolnym etapie rozwoju analityki w Twojej firmie, gdyż efekty pracy z Qlik Sense Desktop czy Qlik Sense Cloud (Basic i Business) możesz w prosty sposób przenieść do Qlik Sense Enterprise.

Korzystając z Qlik Sense Enterprise to Ty decydujesz, czy rozwiązanie ma działać tylko on-premise, tylko w cloud (prywatnym lub hostowanym) czy może chciałbyś wykorzystać zalety obu tych środowisk, łącząc je w jeden organizm zarządzany z jednej konsoli (Qlik Multi Cloud). Jeśli się na to zdecydujesz opcje cloudowe dostępne dla Ciebie to:

• Qlik Cloud Services – wliczone w cenę Qlik Sense Enterprise środowisko cloud, hostowane przez Qlik.
• Qlik Sense Enterprise on Kubernetes – możliwość uruchomienia pełnego Qlik Sense Enterpise w środowisku Kubernetes korzystając z prywatnego lub hostowanego (np. przez Amazon Web Services czy Google Cloud) środowiska Kubernetes.
• Qlik Sense Enterprise hostowany na Twoim prywatnym cloudzie (np. AWS czy Google Cloud).

Optymalne narzędzia BI na każdym etapie rozwoju startupu

Dla startupów niezwykle istotne jest to, aby na każdym etapie swego rozwoju używać narzędzi optymalnych kosztowo i funkcjonalnie. Jeszcze lepiej, gdy narzędzia te potrafią ewolucyjnie dostosowywać się do skali biznesu. Wielokrotnie spotykałem się z sytuacjami, gdzie wybrany na początku funkcjonowania startupu system typu SaaS był świetnym narzędziem na start, ale zupełnie nie sprawdzał się po przekroczeniu pewnej skali biznesu. Wówczas konieczna była jego wymiana – to z kolei w rozpędzonej i dynamicznej organizacji jest nie lada wyzwaniem.

Jak się przed tym uchronić? Wybierając system teraz warto zestawić jego funkcjonalności z planem rozwoju naszego biznesu. Jeśli system nie jest w stanie przeskalować się do wielkości Twojego biznesu za 2 czy 5 lat – odrzuć go i szukaj dalej. Zwracaj uwagę na ukryte opłaty, które mogą pojawić się na dalszym etapie działania (np. opłaty za transfer danych między środowiskiem on-premise a środowiskiem cloud czy opłaty związane ze znoszeniem ograniczeń na wielkość analizowanych danych).

Jak w tym wszystkim odnajduje się Qlik Sense i jakie korzyści możesz odnieść? Rozpatrzmy to na dwóch płaszczyznach:

1. Qlik Sense jako jeden z przedstawicieli systemów dla startupów.
2. Qlik Sense jako system Business Intelligence.

W pierwszym aspekcie Qlik Sense wyróżnia się na tle narzędzi dla startupów tym, że świetnie spełnia swą rolę zarówno w startupie jak i międzynarodowym koncernie. Wszak oba typy w/w organizacji korzystać będą z tego samego silnika analitycznego, który w żaden sposób nie jest sztucznie ograniczany (jak to zdarza się w przypadku niektórych rozwiązań IT). Dodatkowo łatwo możesz przeskalować system od pojedynczej wersji desktop do wielonodowego, multi-cloudowego środowiska rozsianego po całym świecie. Nikt, na żadnym etapie użytkowania Qlik Sense nie będzie zmuszał Cię do decyzji o pełnej migracji do cloud argumentując to większą funkcjonalnością dostępną w cloud. To zawsze Ty decydujesz w jakich warunkach działa Twój system.

W drugim przypadku załóżmy, że na przestrzeni czasu używałeś różnych systemów a Twój biznes dochodzi właśnie do momentu, gdy musisz jeden z systemów zmienić (np. CRM). Nie zawsze możliwe będzie przeniesienie danych pomiędzy starym a nowym systemem – co wówczas? Pracować tylko na nowym systemie a stare dane porzucić? Jest to jedna z opcji, ale skoro w obecnych czasach dane to jeden z najważniejszych zasobów firmy, to warto je dalej wykorzystać – szczególnie w kontekście analitycznym. Pamiętaj zatem, że Qlik Sense to nie tylko wizualizacja danych, ale także pełnoprawna platforma, która potrafi dane zebrać (z wielu źródeł), skatalogować, uwspólnić i następnie zaprezentować (oflline, online, mobile, embedded). Jeśli zatem do Twojego nowego CRMa nie można wgrać historii kontaktów z klientami, z pomocą może Ci przyjść Qlik Sense, który na jednym dashboardzie zestawi zarówno dane historyczne (z wycofanego systemu CRM) jak i dane bieżące (z nowego systemu CRM). W tym kontekście Qlik Sense może nie tylko spełniać rolę analityczną, ale być przy okazji świetnym rozwiązaniem do bezbolesnego przechodzenia między systemami.

Podsumowanie

Nie wiem, jakie konkretne wyzwania biznesowe staną na Twojej drodze w trakcie realizowania wizji posiadania własnej firmy. Jedno jest pewne – okres ten będzie niezwykle dynamiczny, a wsparcie odpowiednich narzędzi IT będzie nieodzowne. Mam nadzieję, że wskazówki przekazane w tym wpisie będą dla Ciebie przydatne. Życzę Ci trafnych wyborów i powodzenia w budowaniu własnej firmy.

Jeżeli chcesz bezpłatnie przetestować Qlik Sense kliknij tutaj.