Qlik – ekonomiczne rozwiązanie dla firm

Tomasz Samagalski, CEO Data Wizards: Opowiedz proszę o Movens Capital. Czym się zajmujecie?
Radosław Rejman, Movens Capital: Movens Capital to fundusz inwestycyjny, który inwestuje w młode spółki technologiczne. Szukamy spółek z silnym kierownictwem, z silną pozycją konkurencyjną, z jasną wizją rozwoju i większość naszych inwestycji staramy się realizować w formie dokapitalizowania naszych spółek. Chcemy kontrybuować kapitałowo do rozwoju naszych spółek portfelowych, ale również angażujemy się w pomoc w obszarze rozwoju operacyjnego i budowanie strategii. Chcemy być aktywnym partnerem. Inwestujemy kwoty od miliona złotych do kilkunastu milionów złotych, a portfel, który w tej chwili zbudowaliśmy to ponad 30 spółek.

Jak Twoja branża i biznes zapatrują się na takie modele współpracy oraz na potrzebę zrozumienia tego, w kogo się inwestuje?
My zasadniczo nie przejmujemy spółek, tylko je dokapitalizujemy, a następnie rozwijamy. Zrozumienie tych podmiotów, w które się inwestuje ma naturalnie istotne znaczenie. Ich potrzeby są różne, w zależności od etapu rozwoju. Movens Capital lokuje kapitał od etapu bardzo wczesnego do fazy już takich spółek, które mają kilkadziesiąt milionów złotych przychodu, uzyskują zyski i chcą się rozwijać w kierunku większych podmiotów. W momencie, w którym pojawiają się potrzeby regularnego informowania kierownictwa i inwestorów o tym, jak funkcjonuje firma, fundamentalną potrzebą jest, aby proces dostarczenia tej informacji był sprawny i wolny od wad czy ryzyka zniekształcenia danych. Mam na myśli problemy wynikające z pracy ze statycznymi spreadsheetami, do których są kopiowane czy importowane informacje. I może najlepszą odpowiedzią na Twoje pytanie będzie reguła, którą sobie wypracowaliśmy. Kiedy inwestujemy w spółki, które potrzebują informować o tym, jak się rozwijają, stawiamy wdrożenie nowoczesnego systemu Business Intelligence (BI) jako warunek naszego zaangażowania kapitałowego. Budżetujemy nakłady, wysiłek z tym związany i oczekujemy, że nasz partner rozpocznie taki projekt. I w tej chwili nie jesteśmy w stanie myśleć inaczej o naszych celach inwestycyjnych. System informacji zarządczej oparty o BI służy zarówno kierownictwu do zarządzania biznesem na bieżąco, jak i nam, aby rozumieć, w jakim kierunku spółka się rozwija.

Inwestując w taki podmiot, już wchodzicie ze swoją wiedzą. W pewnym stopniu jesteście w stanie powiedzieć, jak na dane trzeba patrzeć. Model zarządczy, z którym wychodzicie to niesamowita pomoc dla nich, żeby mogli patrzeć profesjonalnie od początku na swój biznes.
To prawda, w tym widzimy jedną z takich wartości dodanych, którą przynosimy wraz z kapitałem, czyli wsparcie naszej spółki portfelowej know-how z zakresu zarządzania operacyjnego, informatyki biznesowej, a także kilku innych obszarów. W szczególności obszar controllingu czy informacji zarządczej jest na pewno jednym z ważniejszych obszarów, gdzie jesteśmy w stanie przenosić doświadczenia z jednej inwestycji na potrzeby innej spółki. Zdecydowanie każdy podmiot ma swoją specyfikę i wymaga trochę innego podejścia. Zawsze występuje też pewien rdzeń tych samych oczekiwań i tych samych problemów, zanim się pojawi taki system.

Spotykasz się przy każdej swojej inwestycji z innymi wyzwaniami. Co było Twoim największym wyzwaniem?
Kiedy dokonujemy inwestycji, zależy nam, żeby kierownictwo naszego podmiotu, w które włożyliśmy pieniądze, miało szybki dostęp do informacji zarządczej, żeby ona pozwalała podejmować decyzje, czy też oceniała te przeszłe. Z naszej perspektywy wyzwanie polega na tym, żebyśmy z naszą spółką nie rozmawiali tak naprawdę, co się wydarzyło w okresie poprzedzającym. Najważniejsze wyzwanie, z którym się spotykamy powtarzalnie, to przeniesienie ciężaru rozmowy o wynikach z obszaru ustalenia “co się wydarzyło” na obszar ustalenia “jak to interpretujemy” i “co chcemy w związku z tym w przyszłości zrobić”. Ilość czasu, który spółka i my możemy poświęcić na omówienie wyników jest zawsze ograniczona. Dyskutowanie o przeszłości na podstawie różnych, czasem sprzecznych spreetsheatów jest mało produktywne. Jest to jednym z takich wyzwań, które dotyczy zarówno samego kierownictwa spółki, jak i nas jako inwestora.

Gdzie widzicie potrzeby związane z systemem BI zanim on się pojawi?
Jeżeli podmioty, w które inwestujemy nie mają systemu typu BI, to fundamentalnym ich problemem, na który się napotykają jest to, że przygotowanie informacji zarządczej zajmuje z reguły bardzo dużo czasu. Mam tu na myśli młode spółki. Z reguły czas na przygotowanie i weryfikację pakietu informacji zarządczej zaczyna biec po zakończeniu sprawozdawczości VAT-owskiej. Osoby, które się tym zajmują, dopiero siadają do pozyskania tych informacji, połączenia ich i walidację. Upływa więc dużo czasu do okresu, kiedy informację się uzyskuje. Problem ten ma również kierownictwo spółki. Kolejnym problemem, jest to, że jeżeli spółka nie korzysta z systemu BI, to zmiana sposobu patrzenia na te dane wymaga często w dużej mierze powtórzenia procesu generowania tej informacji. Jeżeli patrzymy na dane miesięczne, a chcemy patrzeć dane tygodniowe, to wygenerowanie na nowo tej informacji, ale już w ujęciu danych tygodniowych znowu zajmuje mnóstwo czasu. Z tego powodu bardzo często informacja, na podstawie której podejmuje się decyzje, nie jest dostosowana do potrzeb osoby, która ją potrzebuje.

Jeżeli ktoś nie ma jednego źródła prawdy w firmie, które jest stałe, automatycznie uzupełniane i koherentne, to uzyskanie informacji o danych w ujęciu rocznym w ogóle nie istnieje…
Niezależnie czy jest jedno źródło prawdy czy nie, to cały czas dane są na tyle dostępne w statyczny sposób, że jeżeli menedżer potrzebuje danych czytanych i chce je zobaczyć w porównaniu do jakiegoś okresu referencyjnego, to w modelu pracy z Excelami czy informacją przygotowywaną “na piechotę” – jest to problematyczne i zajmuje czas. W związku z tym często w procesie decyzyjnym rezygnują z pewnych informacji. Jest to olbrzymia zaleta, jak system BI jest i naturalnie kolejny taki duży problem każdej organizacji, która takiego systemu nie ma. W przypadku dużej ilości danych zachodzą zmiany, które powodują, że te dane referencyjne już nie są aktualne lub każdy dział patrzy na dane w inny sposób. Dyskusja o tym, jak to interpretujemy zajmuje dużo czasu, który nie jest produktywny.

Jakie są kluczowe oczekiwania użytkowników wobec takiego systemu?
Przede wszystkim jest to potrzeba pracy samodzielnej wśród menedżerów biznesowych. Jest to potrzeba niezależna od branży czy specyfiki firm. Drugi taki element z punktu widzenia całej organizacji i efektywności jej działania jest to, żeby informację zarządczą produkować raz dla wielu odbiorców. Kolejny powód jest taki, że zachodzi potencjalnie odróżnianie efektywności w zakresie wykorzystania czy obciążenia zasobów w firmie, a w małych firmach ten problem niedostępności czasu na realizację zadań niezwiązanych bezpośrednio z biznesem jest duży. Jeżeli przykładowo dostaję pytanie z działu finansów, które wymaga przygotowania danych, muszę nad tym pracować w sposób dedykowany. Następnie otrzymuję pytanie z działu sprzedaży pod innym kątem. Jeżeli nie mam systemu typu BI, muszę tak naprawdę powtarzać tę samą pracę. Więc ta efektywność zarządzania zasobami ludzkimi jest oczekiwaniem, które się bardzo często powtarza i jest jedną z wartości, które wdrożenie systemu BI może zapewnić.

Ogromną zaletą jest czas implementacji Qlika. Jest on nie do przecenienia w porównaniu z tym, co dają tradycyjne narzędzia.
Ja patrzę na rozwiązania BI jako na te, których czas od momentu ustrukturyzowania i zrozumienia jakie dane są, zależy trochę od świadomości zespołu. To nie muszą być informatycy i zespół IT, to muszą być osoby, które później mają z tymi danymi pracować albo mają wiedzę na temat tych danych. Natomiast jak już dochodzimy do momentu, że rozumiemy, jaka struktura danych ma być wykorzystana w systemie informacji zarządczej, to później ten roll out systemu BI, w szczególności również Qlika, postrzegam jako faktycznie szybki. Pytanie, na które firma powinna sobie odpowiedzieć, to jaki obszar jest dla nich najważniejszy. Jeżeli tak do tego podchodzimy, później jest dużo łatwiej wykonać drugi krok poszerzając zakres stosowania systemu BI na inne obszary.

My za każdym razem szkolimy użytkownika końcowego i jest on w stanie samodzielnie rozwijać narzędzia. Wydaje mi się, że to jest cenna cecha nowoczesnych narzędzi analitycznych. Błyskawiczna własność narzędzia po stronie klienta to jest niesamowity komfort w podjęciu decyzji, czy chce się w to narzędzie wejść…
Qlik oferuje bardzo dużo zasobów szkoleniowych dostępnych online, które są naprawdę dobrej jakości. Jak już jest on wdrożony, to zdecydowanie umożliwiają rozwijanie swoich własnych kompetencji wraz z tym, jak ten system rośnie i poszerzanie zdolności do jego rozwijania we własnym zakresie. Możliwości zdobycia kompetencji są naprawdę duże. Są to praktyczne materiały wysokiej jakości. Wasi klienci, u których wdrażacie BI, nie są od was zależni jako od partnera po wdrożeniu. Absolutnie to jest bazowy model, z którym z czasem organizacja jest samodzielna. Wraca do swojego wdrożeniowca jedynie przy bardziej rewolucyjnych zmianach. Realizując wszystkie pozostałe takie drobniejsze zmiany, jak najbardziej są do zbudowania po stronie firmy użytkownika.

Nie można być za małym na zaczęcie analizowania danych. Gdyby firmy zainwestowały już na tym wczesnym etapie to, o ile miałyby więcej potencjału oraz czasu na rozwój w pozostałych obszarach. System w zautomatyzowany sposób dostarczyłby te informacje, na które tracą czas…
Jak patrzymy na system BI i jego wdrożenie to uważamy, że konkretne narzędzie Qlikowe jest ekonomicznym rozwiązaniem dla małych firm czy firm, których skala tej aktywności mierzonej przychodami, transakcjami czy ruchem na stronie internetowej nie jest duża. Jeżeli podmiot osiąga kwartalną sprzedaż na poziomie dwóch milionów złotych, to jest podmiot, który zdecydowanie już ma tyle przestrzeni do budowania wartości poprzez wpływanie na pewne obszary, że opłaca mu się wdrażać to rozwiązanie. Oczywiście na początku taki podmiot musi skorzystać ze wsparcia przy wdrażaniu, ponieważ nie będzie miał swojego zespołu IT.

Co byś polecił firmom, które stoją przed wyborami, jaki system wybrać lub jak go wybrać? Jak powinny podejść do takiego projektu?
Rzeczą, która bardzo ułatwia sukces, jest zidentyfikowanie lidera projektu po stronie firmy, która rozważa wdrożenie BI. Osoba, która będzie pracować z tymi danymi, będzie koordynować przygotowania wewnętrzne, rozmowę z partnerem zewnętrznym i weźmie na siebie odpowiedzialność jest niezbędna. Kolejna rzecz to nazwanie priorytetów. Jest to istotne, żeby wskazać ten obszar, który jednostkowo najwięcej pomoże. Myślę, że priorytetem powinno być wdrożenie BI właśnie w obszarze, który służy do podejmowania decyzji pozwalających zarabiać pieniądze. Ważną rzeczą jest również wizja, kto będzie z tego korzystał. I ostatnią kwestią jest to, że trzeba przewidzieć pewien cykl takiej pracy warsztatowej, wewnętrznej i zewnętrznej. Warsztaty jako forma pracy w organizacji polegają na wypracowaniu jakiejś syntezy i różnych punktów widzenia. Bardzo często po wdrożeniu BI modyfikują się pewne rutyny zarządcze. Praca warsztatowa powinna być również takim modelem pracy z firmą wdrożeniową. Wy przychodzicie z jakimś pomysłem, pokazujecie demo i mówicie o różnych rozwiązaniach. Poznałem Was jako partnerów, bo potraficie słuchać i dopasować to, co mówicie do odpowiedzi klienta. Jeżeli mamy te kwestie zidentyfikowane to wchodzimy z otwartą głową właśnie do formuły warsztatowej, żeby wypracować czego potrzebujemy.

Jeżeli zaciekawiło Cię podejście firmy Movens Capital do Qlik Sense, posłuchaj podcastu na kanale YouTube.