Qlik otwiera oczy na firmowe dane

Tomasz Samagalski, CEO Data Wizards: Proszę opowiedzieć więcej o swojej firmie. Czym się zajmujecie?

Ernest Kulik, Dyrektor Zakupów i Logistyki w Vigo System: Vigo System rozpoczął działalność trzydzieści lat temu jako instytut badawczy w ramach Wojskowej Akademii Technicznej. W 2002 roku nasz kierownik, profesor Józef Piotrowski, opracował autorską technologię MCTV. To dzięki niej nasze produkty to jedne z najbardziej pożądanych komponentów technologicznych na świecie.

Nasze czujniki umożliwiają detekcję dowolnej substancji, w dowolnych warunkach. Są stosowane w przemyśle do kontroli mocy, w transporcie do badania rozkładu temperatur w trakcji kolejowej, a w obronności w laserach systemów wczesnego namierzania. Nasze detektory sprawdzają się też w ochronie środowiska, do wykrywania wycieków gazów w czasie rzeczywistym, a w medycynie – do bezinwazyjnego mierzenia poziomu glukozy we krwi.

Podobno czujniki Vigo System są na Marsie?

Faktycznie, kilka naszych czujników wbudowano w 2012 w łazik Curiosity, by badały skład atmosfery pod kątem zawartości metanu. Rok później, w grudniu 2013 za pomocą detektorów Vigo System Agencja Kosmiczna w ramach ExoMars przeprowadziła lądowanie modułu Schiaparelli.

Co było dla Was największym wyzwaniem, zanim rozpoczęliście współpracę z Data Wizards?

Ale sama świadomość czym jest statystyka w biznesie i jak należy wykorzystywać ją do podejmowania lepszych decyzji w biznesie nie wystarczy.

Czy oprócz Excela do analizy danych biznesowych wykorzystywaliście dotychczas inne narzędzia, które łączyłyby dane z różnych źródeł?

Mamy system ERP, CMS, a do tego świetny dział controllingu. Jednak nawet bardzo cierpliwi fachowcy nie są w stanie ręcznie przetworzyć takiej ilości danych, jaką dysponujemy. Do tego przygotowywanie ich prezentacji zjada mnóstwo czasu. Nie wspominając o rozbieżnych wnioskach dotyczących tych samych danych, nawet jeżeli są zagregowane we współdzielonych arkuszach.

W wielu firmach Excel nadal mocno się trzyma, a do narzędzi BI podchodzi się z mocnym sceptycyzmem…

Owszem. Kiedyś pracowałem w olbrzymiej firmie, w której zakupy opiewały na ponad miliard rocznie i wszystko opierało się na Excelu. Teraz sobie nie wyobrażam, żeby pracować w takim miejscu bez Qlika.

A co Wam przysporzyło najwięcej problemów na początku korzystania z Qlika?

To, że sami nie potrafiliśmy zebrać, scentralizować dashboardów. Później dostaliśmy od Data Wizards świetnego konsultanta, który dobrze rozumiał, jak chcemy wykorzystywać nasze raporty. Szczególnie urzekło mnie to, że z własnej inicjatywy je poprawiał. Zakładaliśmy, że po prostu dostaniemy w Qliku nasze Excele, a dostaliśmy dużo dodatkowych funkcji – zyskaliśmy więcej, niż oczekiwaliśmy.

Pierwszy etap wdrożenia udało nam się zamknąć dosyć szybko, w niecałe 2,5 miesiąca. Opowiedz, jakich obszarów dotyczyła zmiana.

W pierwszej kolejności z Qlika skorzystały obszary kluczowe dla zarządu: finanse, logistyka i zakupy, włącznie z budżetowaniem – w sumie 10 dashboardów. Podzieliliśmy je na 6 obszarów. Prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy pod koniec października 2021 roku i pracując w dwutygodniowych sprintach, zakończyliśmy projekt po trzech miesiącach, pod koniec stycznia 2022 roku. Zdarzyło się jedno tygodniowe opóźnienie, ale zapowiedziane, które zniwelowaliśmy do końca projektu.

Później, gdy zespół zobaczył możliwości Qlika, rozpoczęliśmy drugą fazę, czyli wprowadzanie dodatkowych funkcjonalności, dotychczas rozproszonych po zespołach – w sumie 30 dashboardów. W projekcie uczestniczył cały zespół – nie tylko dyrektorzy, ale również koordynatorzy i specjaliści. Każdy miał wpływ na to, jak “jego” dashboardy będą pracować. Szczególnie dobrze wspominamy komunikację w projekcie, nie tylko na poziomie konsultanta, ale też koordynatora, który nas prowadził za rękę.

Podeszliście bardzo racjonalnie do budowania modelu użytkowników, kupując tylko tyle licencji, ile potrzebowaliście na początku. A dziś macie całkiem sporo obszarów i rozszerzacie swoje środowisko. Czy już próbujecie wszystko analizować w Qliku, jak niektórzy z naszych klientów?

Jesteśmy na etapie przejściowym, gdzie niektórzy korzystają bardzo płynnie i są biegli, a niektórzy jeszcze nie przestawili się z Excela. Może to wynika z tego, że nie zamknęliśmy jeszcze wszystkich obszarów. Docelowo w zasadzie nie będzie obszaru, który nie będzie miał styczności z Qlikiem, od produkcji, poprzez koordynację produkcji aż po administrację.

Gdybyś miał wymienić trzy najważniejsze korzyści, jakie dał wam Qlik, to na co byś wskazał?

Ogólnie mówiąc, Qlik założył nam okulary, przez które widzimy uporządkowane dane w raportach predefiniowanych. Pierwsze korzyści pojawiły się miesiąc lub dwa od wdrożenia, ale już widzimy jak Qlik przyda się nam w przyszłości do analizy procesów. Niewątpliwie największym plusem jest dostęp do danych, i to z różnych baz danych jednocześnie. Mamy pełen obraz bieżącej sytuacji w danym obszarze, niemalże za jednym kliknięciem, i właściwie niczego nie musimy ściągać. To duże przyśpieszenie.

Druga rzecz to centralizacja: wszyscy możemy się odnieść do tego samego dashboardu i bazujemy na tych samych widokach. Ważne jest też, że zespół, czy to menedżerski, czy liniowy, może rozwijać ten dashboard jak jedno narzędzie. Ostatnia rzecz to elastyczność, czyli że do Qlika można podpiąć w zasadzie wszystko, na przykład jeżeli plik tekstowy ma jakieś istotne informacje, to można go “zaszyć” w odpowiednim miejscu.

Czy są takie obszary, które zakładaliście, że da się zrobić w Qliku, ale jednak ich nie zrobiliście? Albo widzisz już, że się nie da? Czy jest coś, co nie sprostało waszym oczekiwaniom?

Jeśli są takie rzeczy, to jakieś drobiazgi, i już mamy je zidentyfikowane. Większość założonych funkcjonalności zrealizowaliśmy. I bardzo mnie cieszy, że kiedy na spotkaniach pokazujemy raport, to dane dotyczą sytuacji bieżącej, a nie wczorajszego dnia. W zakupach sytuacja zmienia się bardzo dynamiczne; dzisiaj sytuacja jest w porządku, a następnego dnia może już nie być. Możliwość przeglądania danych na żywo to dla nas bardzo duża korzyść.

Co byś doradził firmom, które stoją przed wyborem narzędzia BI?

Dziś walutą jest informacja, a czekanie jest stratą czasu, a więc kosztem. Jeśli w firmie nie ma wizji stworzenia platformy BI, brakuje świadomości, to każdemu powiem, że już podpięcie pierwszego dashboardu i eksperymentowanie pozwala zobaczyć na własne oczy, ile można dostrzec – dużo łatwiej niż w Excelu. Świadome decyzje, to dla mnie najlepsza część biznesu. Uważam, że Qlik zmienia życie w firmie.