Wpis ten służy wsparciu w przygotowaniu, realizacji bądź kontroli wykonania budżetów. Usystematyzowanie podstawowych zagadnień analizy danych budżetowych usprawni komunikację między odbiorcami raportów a analitykami przygotowującymi dashboardy business intelligence.
1. Obszar budżetowany
W przykładach będziemy odnosić się do dwóch perspektyw działalności firmy: przychodowej i kosztowej. Taki podział dotyczy praktycznie każdej organizacji, od startupów technologicznych po koncerny naftowe. Zysk, czyli przychody pomniejszone o koszty to sens prowadzenia każdej działalności gospodarczej.
1.1 Strona przychodowa
Budżet sprzedaży, często również nazywany planem sprzedaży. Budżet ten jest porównywany do przychodów – wartościowo lub/i ilościowo i jest istotny dla działu handlowego. Czasami realizacja budżetu jest powiązana z prowizjami, wtedy poprawność kalkulacji nabiera jeszcze większego znaczenia.
Budżet ten będzie planowany w różnych przekrojach: regionu, klienta, produktu.
Źródłem danych o sprzedaży będą najczęściej faktury lub paragony, rzadziej zamówienia lub wysyłki.
1.2 Strona kosztowa
Budżet kosztów jest wykonywany dla miejsc powstawania kosztu (MPK) lub zleceń (na przykład inwestycyjnych, projektowych) oraz dla rodzajów kosztów (zarówno w MPK i w zleceniach).
Źródłem danych będą najczęściej zapisy księgowe – dekrety. Czasami, w przypadku szczegółowych rachunków marżowości, możliwe jest dołączanie danych z innych źródeł – uszczegóławiających koszty marketingowe, koszty kanałów sprzedaży, koszty pracownicze.
2. Szczegółowość danych
Podstawowym zadaniem w budżetowaniu jest ustalenie szczegółowości danych. Determinuje ona późniejsze możliwości analizy, ale jednocześnie im większa szczegółowość tym bardziej skomplikowany budżet i mozolniejsze jego przygotowanie.
Szczegółowość duża – na przykład budżet dla każdego sprzedawcy w salonie firmowym.
Szczegółowość mała – mniejszą szczegółowością względem sprzedawcy, czyli większym uogólnieniem, będzie budżet dla całego salonu.
Tabela 1. Szczegółowość budżetu a pracochłonność procesu budżetowania.
Elastyczność jaką uzyskujemy dzięki dużej szczegółowości bierze się z możliwości agregowania danych. Przykładowo, budżet według miesięcy można sumować do budżetu rocznego. Budżet według produktu możemy sumować do budżetu według grupy produktowej. Jednocześnie operacja odwrotna, czyli rozbijanie wartości do poziomów większej szczegółowości jest już trudniejsze a przede wszystkim obarczone błędem przybliżenia. Budżet roczny podzielony przez 12, w celu uzyskania wartości miesięcznych, nie uwzględni sezonowości. Produkty w ramach jednej grupy produktowej mogą mieć z kolei różne jednostki miary (liczba sztuk, waga) co utrudnia zadanie wtórnego uszczegóławiania budżetu.
3. Klucz budżetu
Analiza realizacji budżetu, co do zasady, jest możliwa tylko dla najniższego, wspólnego poziomu szczegółowości (między budżetem a realizacją). Poziom ten często jest nazywany kluczem – kluczem do łączenia budżetu z wykonaniem.
3.1 Pierwsza składowa klucza: kalendarz
Jedną z pierwszych decyzji w czasie tworzenia budżetu jest określenie szczegółowości w czasie. Budżet może być przygotowany dla całego roku (kalendarzowego lub fiskalnego), dla kwartałów, miesięcy lub nawet dni.
Istotne jest, by wybrać taką szczegółowość, która pozwoli zestawić budżet z danymi o realizacji.
Gdy budżet ma większą szczegółowość niż realizacja
Jest to przypadek raczej rzadki. Gdy, przykładowo, budżet jest projektowany według miesięcy, a koszty projektów kalkulowane i księgowane raz na kwartał – nie będziemy w stanie wykorzystać miesięcznej szczegółowości budżetu. W tym przypadku sumujemy budżet do szczegółowości niższej – kwartału.
Gdy budżet ma mniejszą szczegółowość niż realizacja
W tym przypadku analiza realizacji nie stanowi większego problemu. Sprzedaż miesięczną zestawiamy z budżetem kwartalnym wykorzystując agregację danych sprzedażowych.
Może istnieć jedynie problem częstotliwości analiz. Dzieje się tak wtedy, gdy bardzo ogólny budżet kwartalny chcemy analizować na bieżąco, z miesiąca na miesiąc.
W takiej sytuacji użytkownicy Qlik Sense mają takie rozwiązania:
A. Alokacja budżetu do miesięcy
- Proporcjonalna.
- Sezonowa.
B. Odniesienie realizacji budżetu do “upływu czasu”
- W tym podejściu liczymy wykorzystanie budżetu w procentach i odnosimy je do procentowego upływu czasu. Taka kalkulacja pozwala nawet na codzienne śledzenie wykonania budżetu.
- W celu rozszerzenia tego tematu i wsparcia, zachęcamy do kontaktu.
3.2 Druga składowa klucza: wymiary analityczne
Wymiar analityczny to sposób grupowania danych do uzyskania sumowań, agregacji. Wymiarem szczególnym są składowe kalendarza (rok, miesiąc, dzień itd.), opisane wcześniej. Pozostałe wymiary dobieramy zależnie od rodzaju działalności i naszego podejścia analitycznego.
W analizach wykonania budżetu warto zwrócić uwagę na jedną z własności wymiaru jaką jest hierarchiczność (jej istnienie lub brak).
W przypadku wymiarów hierarchicznych mamy wybór projektowania szczegółowości budżetu niższej lub wyższej (z konsekwencjami łatwości przygotowania vs elastyczność analizy opisanymi wcześniej).
W przypadku wymiarów niezależnych ten dylemat nie istnieje, nie mamy wyboru.
Przyjrzyjmy się bliżej obu rodzajom wymiarów w poniższej tabeli:
4. Wersje/rewizje i unikalna własność Qlika
Warunki gospodarcze zmieniają się nieustannie, dlatego wykonujemy w ciągu roku rewizję budżetu, tworząc jego nowe wersje.
W takich sytuacjach powstaje pewien problem techniczny będący wyzwaniem dla standardowych narzędzi analitycznych. Jedną „rzeczywistość” jaką są dane sprzedażowe musimy zestawić z kilkoma rzeczywistościami „alternatywnymi” – różnymi wersjami budżetu. W przypadku klasycznych podejść (Excel lub BI oparte na SQL), przyłączenie danych budżetowych (w wielu wersjach) spowoduje rozmnożenie danych. By uniknąć tego problemu możliwe jest dopisanie alternatywnych wersji budżetu w kolumnach danych, ale utrudnia to analizę – brakuje prostego filtra „Wersja”.
Qlik Sense rozwiązuje ten problem. Dzięki dość unikatowemu, asocjacyjnemu modelowi danych, wartości nie muszą być łączone do jednej tabeli. Taki model nie rozmnaża danych. W przypadku sumowania wartości faktur lub dekretów uzyskujemy poprawny wynik. Porównanie go do budżetu również zadziała, wymagać będzie tylko wybrania przez użytkownika wersji budżetu.
Zobrazujmy to działanie na przykładzie. Dane wyjściowe to dekrety i budżet (Rysunek 1). Gdyby zjoinować tabele, co musi się wydarzyć w każdym zapytaniu SQL, pozycje faktur uległyby rozmnożeniu.
Rysunek 1. Dane wyjściowe. Dekrety i budżet w dwóch wersjach.
Dane są wczytane do Qlik Sense, ale nie zjoinowane, zdefiniowano między nimi jedynie asocjację.
Tak zbudowany model widać na rysunku 2. Dzięki temu tabele zachowują swoją odrębność i umożliwiają prawidłowe kalkulacje. Jest to działanie unikalne dla Qlik Sense.
Rysunek 2. Model danych zestawiający dekrety z budżetem. Tabela Budżet nie jest zjoinowana z tabelą Dekrety, jedynie powiązana polem-kluczem „Konto”.
Na rysunku 3 widzimy poprawną sumę całkowitą kosztów. Jednocześnie możemy zestawić dekrety z budżetem w różnych wersjach. Tabela wynikowa nadal nie „rozmnaża” danych dla kosztów (suma 680 zł). Przy braku filtra wersji budżetu, sumują się dwie wersje budżetu. Po wybraniu wersji, dane z dekretów są porównywane do budżetu tylko jednej wersji (rysunek 4).
Rysunek 3. Porównanie kosztów do budżetu, według konta. Brak filtra wersji. Koszty sumują się poprawnie (nie są powielone), natomiast budżet sumuje dwie wersje. Wymagane filtrowanie wersji.
Rysunek 4. Porównanie kosztów do budżetu, według konta. Nałożony filtr wersji. Koszty sumują się według konta i są porównane do budżetu wersji I.
5. Podsumowanie
Już na etapie tworzenia budżetu powinniśmy myśleć o tym, jak zostanie on wykorzystany i jak będziemy analizować jego wykonanie. Możliwości analizy będą zależeć od szczegółowości budżetu i danych o realizacji. Im bardziej szczegółowo zaplanujemy budżet tym więcej czasu poświęcimy na proces budżetowania, ale za to uzyskamy większą elastyczność analiz.
Przygotowując budżet, dobrze jest również wiedzieć, w jakim narzędziu będziemy analizować jego wykonanie. Sposób budowania raportów i możliwości wykorzystania szczegółowości budżetu będą ściśle zależeć od narzędzia raportowego, które zastosujemy.
